Пресс-конференция - организованная встреча журналистов с представителями госучреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей инф, и характеризующаяся возможностью получения инф из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. Это основное мероприятия для СМИ.

Участвуют несколько спикеров, продолжительность не превышает часа. 30-40 мин на программные доклады и еще около 15 минут на вопросы и ответы. Готовится пресс-папка, кот. вручается каждому журналисту во время регистрации. (Пресс-папка - набор PR текстов, состоит из: бэкграундер или история компании; биографии руководителей; корпоративный буклет, годовой отчет, описание продукции/ услуг, факт-лист, пресс-релизы за последние 2-3 месяца, фото или CD-диск с фото продукции компании. Оптимальное время с 11.00 до 16.00.

Брифинг - это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Основное отличие: отсутствует презентационная часть. Т.е. практически сразу идут ответы на вопросы жур-тов. Обычно проводится для пост PR мероприятий. Например: до матчевая пресс-конференция и после матчевый брифинг для журналистов.

Сходства и различия

Применительно к работе со СМИ брифингозначает – сообщение для прессы. Брифинг устраивают по оперативным поводам, когда нужно срочно проинформировать журналистов по общественно значимому вопросу. (ЧП, общественный скандал, чтобы дать объяснение происшедшему) Организаторы могут ограничиться сообщением и не вступать в диалог с журналистами. Это главное отличие. Это короткое инф сообщение для группы журн-тов, кот делается обычно офиц. лицом, представителем правительства.

Различаются временными отрезками, которые на них отводятся. Брифингне может быть более 20 – 30 мин. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы.

П-К. собирает большее кол-во журналистов, проводится более официально, затрагиваются только серьезные проблемы широкого общественного звучания. Формулируются цели мероприятия и составляется список вопросов, кот необходимо обойти. СМИ делят на «своих», «нейтральных» и «враждебных»В сценарий вписывают «своих» журн-тов и вопросы, кот они должны будут задать в ходе.Приглашения в СМИ рассылается за несколько дней или даже 1-2 недели

28. Источники информации средств массовой коммуникации.

Массовая коммуникация – это постоянное распространение информации по средством телевиденья, радио, печати, кино и звукозаписи среди огромных аудиторий с целью информирования, идеологического, политического, экономического воздействия на точку зрения людей. Основные из них:

Информационные агентства – организации собирающие и пересылающие информацию (ИТАР – ТАСС, РИА, АР и так далее).

Например: АР – информационное агентство, имеет в различных странах мира около 80 бюро и около 140 бюро в США, оно обслуживает боелее 15 тысяч клиентов по всему миру(газеты, журналы, теле- и радио компании).

Пресса - массовые периодические печатные издания – газеты и журналы. Человек под средством газеты отождествляет себя с обществом, она помогает ощущать себя гражданином, членом кокой- либо группы. Газету или журнал, в отличии от информации телевиденья и радио, можно сохранить. Создание и поддержание известности через газету – критическая задача менеджеров компании.

Радио - его уникальность состоит в том, что оно везде сущность и доступность. Так как люди почти везде слушают радио. Но информацию радио получает от информационных агентств.

Журналистика – это деятельность по сбору, переработки и распространению информации через печать, радио, телевиденье

Документальные источники информации (Государственно-административные; Производственно-административные; Общественно-политические; Научные; Нормативно-технические; Справочно-информационные; Художественные.)

Виды документов: По способу фиксирования информации (рукописные, печатные документы, кино и фотоплёнки, магнитные ленты).По типу авторства (личные и общественные, например, расписка в получении денег и протокол собрания коллектива).По статусу документа (официальные и неофициальные, например, постановление правительства и пояснительная записка).По степени близости к эмпирическому материалу (первичные, например, заполненные анкеты, и вторичные - отчёт, написанный по результатам анкетирования на основе обобщения данных анкет).По способу получения документа (естественно функционирующие в обществе, например, статистические отчёты по установленному образцу и «целевые», т. е. созданные по заказу журналиста - допустим, справка о деятельности учреждений).

Брифинги и пресс-конференции представляют собой встречи офи циальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.

Брифинг посвящается краткому обзору нескольких событий, про должается не более 30-40 минут и, в основном, используется госструктурами.

Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов.

Проведение пресс-конференции оправдано только в том случае, если:

1) в организации есть “горячие” новости и необходимо сделать важное сообщение, по которому у журналистов могут возникнуть во просы, или необходимо срочно отреагировать на определенное событие;

2) в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;

3) журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами.

В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом и необходимости в проведении пресс-конференции нет.

Подготовка и проведение пресс-конференции

Пресс-конференция - важнейшее средство ПР, требующее тща-тельной подготовки, состоящей из следующих этапов.

1. Выбор даты и времени проведения конференции . Возможны некоторые варианты:

. пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;

. если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

2. Выбор подходящего помещения . Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в биз нес-центрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, распо ложенных в неудаленных от представителей СМИ районах.

Необходимо проверить наличие:

. соответствующего количества стульев;

. места для размещения TV -камер;

. микрофона;

. стойки для микрофона на платформе;

. электропитания (розетки для TV -оборудования);

. стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;

. стола и стульев для докладчиков;

. пепельниц;

. стендов (при необходимости);

. минеральной воды для участников (желательно).

3. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции.

Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:

. тему;

. полное имя основных докладчиков;

. немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;

Дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;

Полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

4. Подготовка текстов докладов . Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали. Для каждого представителя прессы также готовится пресс-кит, содержащий соответствующую информацию.

5. Накануне пресс-конференции :

Проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;

Уточняются порядок и содержание выступлений;

Делаются телефонные звонки - напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;

Составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

6. В день проведения пресс-конференции . Все приготовления должны быть закончены по меньшей мере за 30 минут. У входа установ лены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, полу чают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные в пресс-конференции, должны иметь беджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.

По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.

7. По окончании пресс-конференции , как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.

Подготовка брифинга

За несколько дней до брифинга следует:

. заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом);

. позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек);

. вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо;

. организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления;

. накануне еще раз уточнить основные темы брифинга;

. проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся;

. подготовить нужные печатные материалы.

Перед началом брифинга необходимо:

. проверить готовность информационно-аналитической службы;

. убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи.

Во время брифинга следует:

. представить журналистов и выступающих друг другу;

. создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить;

. составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве.

Интервью

Различают следующие виды интервью:

1) заочное;

2) очное косвенное;

3) очное прямое.

Заочное интервью предполагает предварительную договоренность между ПР-меном и корреспондентом о письменной подготовке вопро сов, интересующих прессу, и передаче их в пресс-службу организации. В организации готовятся ответы в письменной форме и передаются корреспонденту газеты/журнала для публикации. Естественно, что это самый спокойный и наиболее предпочитаемый руководителями организаций вид интервью.

Очное косвенное интервью предполагает предварительное озна комление с вопросами. Однако само интервьюирование проводится кор респондентом очно и не исключает новых, незапланированных вопросов, которые могут возникнуть у корреспондента во время интервью. Если интервью к тому же снимается для показа по TV , оно, безусловно, требует большего нервного напряжения, собранности и подготовленности, нежели заочное интервью.

Очное прямое - самый сложный вид интервью. Вопросы предварительно неизвестны. Репортер, возможно, тоже. Не исключается прямой эфир.

Практики ПР советуют воспользоваться следующими рекомендациями по подготовке к проведению интервью.

Интервью для печати

За несколько дней до интервью

. Если известно, кто именно придет брать интервью, попробуйте найти опубликованные статьи данного корреспондента по теме интервью. Этот поможет Вам определить отношение корреспондента к про блематике, понять его позицию, представить возможный круг вопросов, интересующих его, и подготовиться к интервью соответствующим обра зом.

. Передайте корреспонденту необходимые печатные материалы. Не забудьте прежде всего проинформировать прессу о целях работы вашей организации.

. Уточните способ проведения интервью - по телефону или лично. Продумайте, куда бы лучше для Вас пригласить корреспондента в случае личного интервьюирования. Можно, если Ваш офис непредста вителен, провести интервью в ресторане или арендовать офис в гостини це.

. Выясните, планирует ли корреспондент фотографии для публикации, уточните, какие именно, и подготовьте для этого все необходи мое. Уточните, входит ли в планы журналиста взять дополнительное ин тервью, имеющее отношение к фотографиям.

. Узнайте предполагаемую продолжительность интервью, дату возможной публикации и рубрику, в которой будет напечатан материал.

. Осмотрите помещение, в котором будет проводиться фотосъемка. Помните, что фон имеет важное значение.

Во время интервью

Ответственный за связь с прессой должен присутствовать при проведении интервью. Он ни во что не вмешивается, только фиксирует вопросы. Его позиция - “во имя интервью”.

Удостоверьтесь в том, что журналист получил ознакомительные материалы.

. Проследите за тем, чтобы во время фотосъемки на втором плане не оказались сломанные стулья и прочие неуместные предметы или над писи.

. Если вы считаете целесообразным записать на диктофон интервью, обязательно предупредите об этом журналиста и никогда не делайте запись без разрешения.

. Проверьте, правильно ли журналист записал полное имя и должность интервьюируемого, а также ответственного за связь с прессой.

. Удостоверьтесь, что журналист знает, для чего предназначена предоставляемая информация. Она может предназначаться: для общей информации, для цитирования, для записи, не для записи.

Интервью на TV

1. Определите цель . Продумайте заранее ключевые моменты Вашей речи. Постарайтесь акцентировать внимание на наиболее важных аспектах. Помните, что показ интервью займет мало времени, возможно, будет показана только его главная (с точки зрения журналистов) или наиболее выразительная часть.

2. Подготовьтесь к интервью . Узнайте тему программы, направ ления беседы и круг участников. Посмотрите предыдущие передачи данной программы, прочувствуйте стиль самой программы и ее ведуще го. Подготовьте выступление в стиле данной программы. Продумайте вопросы, которые Вам могут задать, и тщательно подготовьте ответы на них. В случае необходимости это поможет Вам перевести разговор в нужное русло. Будьте кратки и точны. Обратитесь к специалистам для подготовки специальной или статистической информации для ответов на вопросы.

3. Будьте уверены в себе. Все время помните о том, что Вы знаете о предмете разговора больше, чем ваш собеседник. Будьте дружелюбны, корректны, спокойны. Ваше волнение естественно и оправдано, не переживайте об этом. Разговаривайте с собеседником так, как с другом -н еофициально, но, ни в коем случае, не фамильярно, - это создает имидж вежливого и приятного человека.

4. Сохраняйте инициативу в своих руках . Сосредотачивайтесь на тех частях вопроса, которые могут вывести к Вашей основной цели. Не бойтесь “провокационных” вопросов, отвечая на которые, Вы должны затронуть отрицательные стороны. Говорите об отрицательных моментах, но всегда делайте упор на положительные.

5. Отвечайте на вопросы внимательно. Внимательно слушайте каждый вопрос. Если Вы не поняли его или не знаете, как отвечать, честно скажите об этом. Не допускайте, чтобы Вас втягивали в разговор вне Вашей компетенции. Если возможно, отвечайте на вопросы “да” или “нет”, а затем развивайте свою мысль. Во-первых, это поможет Вам сформулировать ответ, во-вторых, будет соответствовать имиджу откро венного серьезного человека.

6. Сделайте интервью простым для восприятия . Используйте короткие фразы, без придаточных предложений. Избегайте технических подробностей. Если потребуется дать статистическую информацию или прокомментировать технические вопросы, воспользуйтесь заранее под готовленными краткими ответами. Будьте аккуратны с шутками. Живая, короткая, остроумная шутка только усилит положительное впечатление от Ваших ответов, но, пожалуй, стоит помнить о том, что чувство юмора у всех разное.

7. По окончании совместной работы не забудьте позвонить или отправить письмо с благодарностью вашему собеседнику и организаторам передачи.

Информационный повод

Как уже было сказано, действие ПР направлено не столько на бла гоприятное освещение спонтанных событий, происходящих в организации и никого не способных заинтересовать, сколько на создание специальных событий, которые впоследствии будут описаны и освещены. В этом плане ПР является инициатором ситуаций, создателем того, что называют новостным событием, или информационным поводом.

Информационный повод - это сообщение, либо событие, которое из новости отдельной организации трансформировалось в новость для целевой аудитории этой организации, или ее общественности в целом.

Пресс-конференции и брифинги - прекрасная форма работы с каналами массовой информации, поскольку:

• они дают уникальную возможность одновременной передачи информации практически во все СМИ;
• Вы не тратите время и усилия на подготовку материала для конкретного печатного издания или телерадиоканала - все это с учетом особенностей и приоритетов своего СМИ сделают на профессиональном уровне сами журналисты;
• поднимаемую Вами тему или проблему журналисты осветят шире, чем это изложено в Вашем пресс-релизе, благодаря тому, что будут иметь возможность задавать интересующие их вопросы.

Последний пункт имеет и свои «минусы» - вопросы, задаваемые журналистами, могут быть самыми неожиданными и каверзными. Что бы провести пресс-конференцию на достойном уровне и избежать проблемных ситуаций, необходимо быть в курсе событий Вашей организации, владеть информацией не только по тематике конференции, но и по актуальным проблемам и направлениям деятельности, входящим в компетенцию организации. По возможности, исходя из ситуации, заранее подготовить ответы или общие установочные направления на проблемные вопросы.

Пресс-конференция и брифинг - это встреча, беседа официальных лиц или участников важных событий с представителями печати, радио, телевидения по вопросам, представляющим широкий общественный интерес. В классическом варианте брифинг предназначен для ознакомления и распространения информации, а пресс-конференция еще и для ее обсуждения.

В отличие от пресс-конференции брифинг более мобильная форма общения со СМИ - короткая официальная форма уведомления и ознакомления журналистов с только что вышедшим официальным документом или произошедшим событием. Его продолжительность в среднем около получаса. К брифингу часто прибегают в случаях, когда нужно пояснить или расширить имеющуюся информацию (пришествия, чрезвычайные ситуации, аварии, официальный ответ/реакция на манифестацию и т.п.). В этих случаях брифинг позволяет донести до СМИ, а через них до всего общества Вашу интерпретацию произошедших событий. Если же во время не среагировать, то информация в СМИ пройдет в вольном стиле видения журналистов и оказать негативное влияние на общественное мнение. В качестве удачного примера можно привести брифинг Республиканского центра по профилактике и борьбе со СПИД МЗ РТ после манифестации общественности, возражающей против открытия стационара для ВИЧ-инфицированных больных. Брифинг имел большой отклик в СМИ и тем самым, способствовал смягчению отношения общественности к пациентам центра СПИД.

Существует еще несколько отличий брифинга от пресс-конференции. В классическом варианте пресс-конференция обычно заканчивается фуршетом или коктейлем, на котором имеет место продолжение общения и обсуждение поднятых пресс-конференцией проблем. После брифинга не желательны контакты с прессой - возможна утечка неофициальной информации. Она может свести на нет все усилия брифинга. Кроме того, на пресс-конференцию помимо журналистов часто приглашают и других заинтересованных лиц (представителей других организаций и учреждений, работающих в той же области, партнеров, в том числе потенциальных, всех, в ком Вы заинтересованы) для которых также необходимо донести информацию. На брифинге информация распространяется только среди журналистов - профессионалов.

Для проведения пресс-конференций и брифингов нужны веский повод и значительная причина. Как правило, это важные и интересные новости для СМИ. Злоупотреблять вниманием журналистов на пресс-конференции или брифинге ради короткой информации, которую можно распространить по редакциям просто пресс-релизом, не стоит.

Хорошими темами для пресс-конференций и брифингов являются:

• проведение международных акций (1 декабря - Всемирный день борьбы со СПИДом, 26 июня - Международный день борьбы с наркоманией и наркобизнесом, 3-е воскресенья мая - Всемирный день памяти погибших от СПИДа);
• объявление тематических конкурсов местного и республиканского уровня (конкурс среди СМИ «Нет наркотикам и СПИДу!»), объявление начала (старт) информационных и просветительских кампаний, проектов;
• принятие важных государственных и законодательных документов (Республиканских целевых и комплексных программ, постановлений, распоряжений и т.д.);
• открытие новых учреждений, организаций или их филиалов (открытие Центра реабилитации людей с наркотической зависимостью);
• незапланированные события или чрезвычайные ситуации, произошедшие в организации/учреждении (массовые отравления или заражения, манифестации общественности).

Пресс-конференции и брифинги необходимо планировать и тщательно к ним готовиться. Чем больше внимания вы уделите подготовке, тем содержательней пройдет конференция.

Для проведения пресс-конференции или брифинга необходимы люди.

Выступающие. Как правило, это представители руководства организации/учреждения, а также специалисты, занимающиеся вопросами поднятой на пресс-конференции проблемы или темы. Для отражения объективной ситуации и взгляда на проблему с разных точек зрения имеет смысл приглашение для выступления представителей других заинтересованных ведомств. Проведение совместных пресс-конференций обычно больше привлекает журналистов и имеет широкий резонанс в СМИ. Но, число участников пресс-конференции должно быть лимитировано. Из-за большого числа желающих высказаться пресс-конференция может затянуться, не останется времени на вопросы. Кроме того, чем меньшее количество человек выступает, тем меньше одна и та же информация повторяется «другими словами» и меньше шансов затронуть «опасные темы». Несомненно, выступающий должен уметь говорить и владеть вниманием аудитории, но в рамках обсуждаемой темы и регламента. Чем дольше длиться речь, тем больше шансов сказать больше чем нужно и попасть в неприятное положение.

Ведущий. Желательно, что бы им был человек, ответственный за связи с общественностью в учреждении, знающий каналы массовой информации, их особенности и требования. Умение сохранять спокойствие, уверенность, непоколебимость под натиском журналистов, но вместе с тем корректность и вежливость - важнейшие качества ведущего. Подбор участников пресс-конференции/брифинга и вся организация мероприятия также входят в его компетенцию.

Журналисты - представители масс-медиа. На пресс-конференции можно и нужно приглашать все СМИ, которые хоть в малейшей мере заинтересованы или могут заинтересоваться сообщаемой информацией. В какой форме и как буден подан материал, решают сами журналисты. Это, с одной стороны, выгодно - вы не тратите усилия на подготовку одного материала в разных ракурсах (для медиков, психологов - в специализированных СМИ, для родителей - в программах новостей или для подростков - в молодежной газете). С другой стороны, вы не сможете отследить все журналистские материалы в стадии подготовки и исправить возможные ошибки или неверное толкование информации.

Для того, чтобы журналисты откликнулись и пришли на пресс-конференцию или брифинг их нужно заинтересовать.

Технический персонал. Для организации потребуется помощь - в подготовке и размножении материалов пресс-релиза, в приглашении СМИ и их регистрации на самой пресс-конференции, брифинге.

Всем организаторам пресс-конференции/брифинга желательно иметь бейджи с их именами, чтобы приглашенным было легче ориентироваться и обращаться по всем возникающим вопросам.

Выбор даты и времени проведения пресс-конференции или брифинга зависит от Вас. Важно, чтобы выбранная Вами дата не пересекалась с другими яркими событиями, которые могут перетянуть все внимание журналистов на себя. Этого можно избежать, не выбирая даты традиционных праздников или крупных событий, намеченных ранее Вашего мероприятия (День независимости, День города, Визит официального лица). Для контроля можно согласовать этот вопрос в Министерстве по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций РТ, Управлении по связям с общественностью и средствами массовой информации администрации города или района либо со знакомыми журналистами.

Приглашение на пресс-конференцию осуществляют в разных формах. Это зависит от уровня организуемой пресс-конференции, ее темы и Ваших связей в журналистской среде. Пригласить можно по телефону, воспользоваться факсом или почтой. Лучшей формой является письменное приглашение на пресс-конференцию за 5–7 дней до нее. Пригласит представителей СМИ можно обратившись к главному редактору, редактору отдела новостей и информации или непосредственно к журналисту, курирующему Вашу тему. Возможно обращение в информационные агентства («Татар-информ») с просьбой уведомить все СМИ о предстоящей пресс-конференции в материалах, которые рассылает это агентство. Принято сообщать о пресс-конференции трижды - до отправки письменного приглашения, сразу после него, чтобы убедиться, что оно дошло и непосредственно перед пресс-конференцией.

Оптимальным вариантом является письменное приглашение на имя главного редактора, отправленное по факсу за 5–7 дней, и телефонный разговор с ответственным за тематику журналистом накануне пресс-конференции.

О планируемом брифинге прессу извещают за день, а иногда и в день проведения.

Приглашения, как и пресс-релизы хорошо готовить на фирменных бланках организации или на специально подготовленных бланках для прессы. В приглашении необходимо четко указать: тему пресс-конференции/брифинга, участников (как представителей организации/учреждения, либо если это достаточно известные в обществе люди, лучше указать их фамилии - это заинтересует журналистов), дату, время, место проведения, контактный телефон для дополнительной информации. Возможно изложение, какой-либо дополнительной информации (обоснование важности и актуальности проблемы, спорные, позитивные и негативные моменты), способной заинтересовать СМИ.

Ответственно необходимо подойти к выбору помещения для пресс-конференции/брифинга. Можно воспользоваться конференц-залом собственного учреждения, арендовать подходящее помещение в офисном центре, доме культуры и т.д. Главное, чтобы к месту проведения было возможно быстро и удобно добраться всем приглашенным. Для брифинга с ограниченным числом пригашенных журналистов можно воспользоваться и кабинетом руководителя учреждения/организации, если позволяют площади помещения и посадочные места (стол для совещаний). Зал желательно оформить в соответствие с темой конференции/брифинга. Необходимо позаботиться о сцене или президиуме, где будут сидеть выступающие, стульях для прессы, телефонной связи, освещении и техническом комфорте для электронных СМИ (доступность электрических розеток для телевизионного оборудования).

На столе президиума необходимо расставить таблички с четко написанными именами выступающих. Иногда на табличках указывают также должность и название учреждения/организации. Оформление табличек зависит от уровня, темы и обстановки проведения пресс-конференции/брифинга. Международный этикет ограничивает надписи табличек именем и фамилией выступающего. У нас, как правило, указывают дополнительную информацию.

Пресс-конференции и брифинги проводят по следующему сценарию. За 30–15 минут до объявленного начала пресс-конференции начинают регистрацию представителей СМИ. Для этого должен быть отведен стол с табличкой «Регистрация прессы» или «СМИ» и выделен человек для встречи прибывающих журналистов. Регистрационный лист с аккредитованными представителями СМИ лучше подготовить заранее. Во время регистрации лучше записывать не только ФИО журналиста и представляемый им канал, но и контактные телефоны, тематику специализации корреспондента. Это позволит в дальнейшем отследить материал пресс-конференции и вероятно наладить связи с журналистом.

Регистрацию хорошо совместить с распространением пресс-релизов и информационных пакетов с дополнительной информацией по теме, фотографиями, плакатами, буклетами и др. К пресс-релизу обязательно необходимо прикрепить дополнительный лист с информацией о выступающих (ФИО, должность, представляемое ведомство, организация/учреждение, направление деятельности). Информационные пакеты необходимо сформировать заранее, лучше, если они будут в папке с логотипом Вашей организации/учреждения, акции и т.д. Пресс-конференция пройдет эффективнее, если журналисты будут слушать выступающих, предварительно ознакомившись с сутью обсуждаемой проблемы.

Не затягивайте начало и окончание пресс-конференции, брифинга. Никогда не будет лишним продемонстрировать свою пунктуальность, деловое отношение и уважение к чужому времени.

Начинайте и заканчивайте пресс-конференцию/брифинг с благодарности всем присутствующим, за то, что они заинтересовались и нашли время посетить Ваше мероприятие. Это пойдет в «плюс» и Вашей организации, и Вам, как его лицу в среде СМИ. Поблагодарив присутствующих, представьтесь сами и представьте тех, кто будет выступать. Это не должно занять более 1–3 минут.

Ведущий должен заранее спланировать и согласовать с выступающими порядок и освещаемые ими вопросы (иногда, вплоть до написания текстов выступления). Крайне важно соблюдение регламента. В зависимости от важности и состава президиума - не более 5–10 минут на выступление. Оптимальная продолжительность пресс-конференции - 45–60 минут, из которых не менее половины нужно оставить на вопросы журналистов. Брифинг обычно проводится в течение 30 минут. Число и круг вопросов на брифинге желательно ограничить темой брифинга.

На вопросы лучше отвечать коротко, четко и понятно. Длинные пространные ответы затянут пресс-конференцию, а также могут уклонить ход событий от темы. Все это не будет способствовать успеху Вашего мероприятия. Динамичность - одно из требований хороших пресс-конференций. Если пресс-конференция затягивается, вопросы возникают медленно и натянуто, ведущему нужно взять на себя ответственность в корректной, но твердой манере завершить мероприятие.

Если какие-либо СМИ не смогли аккредитовать своего представителя на пресс-конференцию или брифинг, например, по причине занятости на другом мероприятии, пришлите им пресс-релиз оперативно после пресс-конференции/брифинга. Выйдете на этот канал СМИ, поинтересуйтесь, в чем причина отсутствия их представителя, интересна ли им эта тема и вообще область, в которой работает Ваша организация/учреждение, нужна ли дальнейшая информация и приглашения на последующие встречи.

В течение недели или более (в зависимости от периодичности выхода каналов СМИ) необходимо отслеживать материалы, опубликованные и вышедшие в эфир после пресс-конференции/брифинга. Это позволит Вам:

• оценить мастерство, характер и уровень подачи информации;
• выбрать потенциальных партнеров для сотрудничества (хорошие отношения с хорошим журналистом нужно ценить);
• увидеть и в дальнейшем исправить ошибки проведения этой пресс-конференции (вплоть до личного имиджа).

Не ссорьтесь с прессой, даже если Вы правы на 100 процентов. Будьте вежливы, гостеприимны и нейтральны. Не допускайте ни жесткого, высокомерного, ни панибратского отношения к приглашенным на пресс-конференцию.

Пресс-конференция и брифинг

Пресс-конференция является самой эффективной формой взаимодействия между компанией и журналистами, так как последние получают информацию из первых рук PR-специалистов компании и ее менеджмента. В ней обязательно участвуют руководство или люди, максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Пресс-конференцию проводят, как правило, в случае возникновения необходимости в выяснении спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. Также пресс-конференции созываются, если у журналистов возникло много вопросов к руководству компании, в преддверии или окончании какого-либо мероприятия (события). Пресс-конференция проходит с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла преследуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько на первый взгляд мелких, но на самом деле весьма существенных обстоятельств.

Обстоятельства времени проведения:

лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ и желаемой явки не получится, а пятница - день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразится на присутствии журналистов;

поскольку известно, что журналисты часто работают по ночам (поздние выпуски, записи, монтаж, тракты и т.п.), целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12:00 до 14:00, так как с 15:00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

Обстоятельства формы проведения:

в приглашении на пресс-конференцию должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за 5–7 дней до открытия самой пресс-конференции;

пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей - изложения позиции компании по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиции руководства - отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы;

вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции;

целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по последующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс-конференция, что оградит от неточных интерпретаций (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса;

бесспорно, доброжелательности и активности журналистов способствует организация угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, шведский стол, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального PR-общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.

Брифинг для СМИ

Брифинг - это короткое оперативное выступление перед прессой по свежим следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с попутной краткой иллюстрацией конкретных фактов. Разница между пресс-конференцией и брифингом - во временных отрезках, которые на них отводятся. Брифинг не может быть более 20–30 мин. Такой короткий временной отрезок предполагает, что ведущий брифинга может держать ситуацию в руках. 10 мин, как правило, отводится выступающему, 10–20 мин - на блиц-ответы на вопросы журналистов. Брифинг можно провести стоя, не рассаживая журналистов и выступающих за столы. Брифинги организуются в случаях чрезвычайных происшествий, общественных скандалов (массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д.), чтобы дать объяснения происшедшему, его причинам, немедленно предотвратить возможные ошибки и преувеличения по этому поводу, распространяемые через СМИ.

Правила проведения пресс-конференций и брифингов

1. Добиться четкого определения темы, цели и соответствующей подготовленности (статистические данные, графики). Необходимы содержательность и смысловая насыщенность изложения, исчерпывающая аргументация любой оценки, любого вывода.

2. Подготовить раздаточный материал очень продуманно. Он должен быть составлен так, будто обо всем предстоящем никто никогда и ничего не слышал. Чем проще терминология и понятнее суть, тем легче достигнуть рефлексии со стороны журналистов.

3. Продумывать очень подробно сценарий хода пресс-конференции, учитывая, кто что скажет, какую роль и когда будет играть.

4. Приветствовать журналистов доброжелательно, но не подобострастно. Обязательно представление участников и оглашение предлагаемого плана конференции.

5. Использовать максимально короткие доклады и демонстрацию любого наглядного материала, поскольку журналисты постоянно слышат новые заголовки для своих статей и сообщений.

6. Использовать логически последовательную аргументацию, избегая внутренних противоречий в сообщении.

7. Запланировать достаточно времени на вопросы журналистов, не создавая ситуацию фрустрации, неудовлетворенности в связи с несбывшимися ожиданиями.

8. Отслеживать продолжительность пресс-конференции - максимум 40 мин, после чего обеспечить возможность работы журналистов с отдельными участниками.

9. Помнить, что журналисты не верят в альтруизм. Поэтому следует не отрицать своих собственных бизнес-интересов, но четко и уверенно презентовать пользу идеи или продукта для третьих лиц; лучший вариант - когда ясно видна выгода для обеих сторон одновременно.

10. Стараться быть искренне, подчеркнуто доброжелательным по отношению ко всем журналистам. У журналистов существуют такие профессионально значимые личностные качества, как обостренное чувство справедливости и высокоразвитое чувство собственного достоинства.

К разряду медиамероприятий относятся брифинги , пресс-конференции , презентации , "круглые столы", семинары и конференции, а также пресс-туры .

Брифинги и пресс-конференции – эти рабочие мероприятия для прессы одновременно являются и технологиями, используемыми PR-службами органов государственной власти. С таким мнением, высказываемым некоторыми теоретиками и практиками связей с общественностью в государственных структурах, трудно не согласиться. Набор технологий, к которым обращаются пресс-службы в своей работе, достаточно хорошо известен (другое дело, сколь эффективно они используются). Это подготовка пресс-релизов, пресс- конференций, брифингов, а также неформальных встреч с журналистами, подготовка комментариев специалистов, авторитетных людей – лидеров общественного мнения.

Чаще и охотнее всего прибегают к организации пресс- конференций и брифингов, в основе которых лежит общение источника информации с приглашенными журналистами. Так что же такое – пресс-конференция и чем она отличается от брифинга ?

Брифинг – встреча официальных лиц или пресс-секретаря с представителями СМИ, на которой кратко излагается позиция правительства или соответствующей организации по определенному вопросу или дается информация о ходе международных переговоров, позициях сторон и т.д.

Иными словами, брифинг представляет собой короткое (длительностью до получаса) рабочее мероприятие для представителей СМИ, в ходе которого официальные лица, представители государственных или коммерческих структур сообщают новость, излагают свое отношение и обозначают свою позицию по тому или иному вопросу. К брифингам можно отнести и рабочее совещание с участием приглашенных представителей прессы в правительственных инстанциях, компаниях или общественных организациях.

Такая форма информирования журналистов активно используется пресс-службами органов власти и различных ведомств. Брифинги обычно оперативно организуются в случаях чрезвычайных происшествий – терактов, аварий, массовых отравлений, срывов в работе транспорта, связи и т.д., чтобы объяснить по мере возможности происшедшее, его причины, предотвратить панику, возможные ошибки, искажения фактов и преувеличения в СМИ. Как отмечают практики PR, "брифинг также самый удобный формат для сообщения сенсационной информации, рассчитанной на получение эффекта неожиданности, так как при таком способе нужный информационный посыл или идеологический тезис, завуалированный сенсационной новостью, будет некритически воспринят аудиторией, находящейся под влиянием сильных эмоций". (См.: сайт журнала "Пресс- служба".)

Особенностью брифинга является то, что сообщения выступающих на нем носят односторонний, оповещательный характер, иллюстрируются конкретными фактами. Чаще всего организаторы брифинга ограничиваются только сообщением, не вступая в диалог с представителями прессы. Особенно, если брифинг устраивают, когда необходимо срочно проинформировать СМИ но значимому вопросу деятельности властной структуры. Если на подобных встречах звучат вопросы, то происходит это по инициативе самих организаторов и только в рамках обозначенной темы. Тем не менее, в зависимости от целей и тематики иногда брифинг "может быть полностью посвящен ответам на блицвопросы журналистов, так как презентационная часть в нем отсутствует. Перед общением с прессой возможно краткое – не более 10–15 мин. – выступление одного или двух спикеров. Вниманию журналистов на брифинге предлагают заранее подготовленный пресс-службой материал (тезисы к теме брифинга, статистика и пр.). В ходе проведения брифинга обычно не подаются напитки и бутерброды, а иногда участвующие в брифинге представители прессы даже не рассаживаются за столы – все мероприятие проводится стоя". (См.: сайт журнала "Пресс-служба".)

Зачастую в практике пресс-служб органов власти используется рабочее мероприятие для журналистов так называемый бэк-брифинг – встреча первых лиц: государственных деятелей, руководителей ведомств – с представителями СМИ в формате "не для печати" по определенным информационным поводам. По длительности бэк-брифинг также занимает не более получаса, иногда значительно меньше, и посвящается какому-либо конкретному событию новости или вопросу.

Пример из практики. Бэк-брифинг получил свое название в XIX в. от английского слова back – задний двор, спина, задворки – благодаря существующему в Англии обычаю проводить встречи не в приемных, а на заднем дворе за чашкой чая в полуофициальной обстановке. Бэк-брифинг подразумевает, что в ходе встречи первое лицо может изложить свою точку зрения по какому-либо интересующему общественность вопросу, высказать свое отношение к определенным событиям, так или иначе обозначить свою позицию, а затем более или менее искренне ответить на некоторые вопросы представителей СМИ. Формат бэк-брифинга не предусматривает обязательности ответов первого лица на все вопросы журналистов – некоторые вопросы могут остаться без ответа или журналистам будет предложено задать их в ходе следующей встречи такого же или более официального формата. Журналисты, приглашенные на бэк-брифинг, но умолчанию обязаны не вести никаких записей, не фиксировать речь первого лица на аудионосителях, не снимать видеоматериалы, ни в какой форме не ссылаться на услышанное на бэк-брифинге. Вся информация, которая станет известна журналистам в ходе проведения бэк-брифинга, может быть ими использована при написании аналитических статей, создании аналитических сюжетов для телевизионных передач или для печатных изданий, сопровождающихся комментариями, поданными как плоды их собственных размышлений.

Пресс-конференция – встреча представителей государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур с журналистами с целью информирования общественности по актуальным вопросам

определенной тематики, а также привлечения внимания к решению какой-либо проблемы .

Как и любое рабочее мероприятие для журналистов, организация и проведение пресс-конференции включает в себя три этапа: подготовительный, проведение пресс- конференции и заключительный этап, в ходе которого подводятся итоги. На каждом из этих этапов сотрудниками PR-отдела или пресс-службы приходится осуществлять целый ряд шагов, от которых зависит, насколько полно будут достигнуты цели мероприятия.

После принятия решения о проведении пресс-конференции и определения ее целей, наступает подготовительный этап , в ходе которого PR-службой предпринимаются следующие шаги:

• определяется место и время проведения мероприятия и состав его участников, а также назначается модератор, ведущий пресс-конференцию;
• продумываются вопросы, которые могут быть заданы журналистами и готовится соответствующий фактологический и статистический материал, своего рода "домашние заготовки" возможных ответов;
• разрабатывается и утверждается смета на организацию и проведение пресс-конференции, включающая (при необходимости) расходы на фуршет;
• формируется пресс-кит для раздачи в ходе или рассылки после пресс-конференции;
• на основе медиакарты составляется список журналистов, с учетом темы и цели пресс-конференции, специализации приглашаемых журналистов, а также особенностей конкретных изданий;
• готовится и рассылается пресс-релиз, анонсирующий мероприятие (как правило, за две недели, с последующим обзвоном журналистов за неделю и за два дня до проведения пресс-конференции);
• изготавливаются бэйджи для участников; таблички с именами ньюсмейкеров для размещения на столе; указатели с названием темы пресс-конференции и номера зала, где она проводится (в случае, если залов несколько);
• из числа сотрудников пресс-службы назначаются ответственные за встречу и аккредитацию журналистов;
• в случае необходимости проводится предварительная работа с отдельными представителями СМИ из круга доверенных журналистов для того, чтобы своими вопросами они могли скорректировать ход обсуждения проблем (если во время проведения мероприятия происходит отклонение от темы), снять неожиданно возникшую напряженность, нивелировать "провокационные" вопросы и т.п.;
• прорабатываются другие технические и организационные проблемы.

При определении времени и даты пресс-конференции (равно как и брифинга) необходимо принимать в учет ряд факторов. В частности, как отмечают PR-практики, необходимо предусмотреть, чтобы пресс-конференция или брифинг не совпадали по времени с какими-то другими событиями, которые тоже могут вызвать интерес журналистов, которых вы надеетесь видеть на пресс-конференции. Следует учесть график работы, периодичность выхода печатных изданий, а также теле- и радиопрограмм, информационных агентств, на заинтересованность которых вы рассчитываете. Если пресс-конференция или брифинг проводятся, например, вечером, незадолго до подписания газетных номеров в свет, вряд ли стоит ожидать, что информация о них появится в этих газетах завтра. И, может статься, что через день-два эта информация окажется уже неактуальной. Поэтому неудачно выбранное время проведения пресс-конференции (брифинга) может свести к минимуму эффективность усилий ее организаторов.

Этап проведения пресс-конференции характеризуется напряженной работой и ньюсмейкеров, и ведущего, их умением доходчиво донести до присутствующих главную мысль, дать максимум необходимой информации, не раскрыв при этом сведений, относящихся к внутренним секретам ведомства или нежелательных для широкого распространения.

Технологии проведения пресс-конференции достаточно подробно описаны в соответствующих учебных пособиях и многочисленных статьях в профессиональных журналах ("Советник", "Пресс-служба", "PR-диалог", "Лаборатория PR, маркетинга и рекламы" и др.), поэтому в данном случае мы обратим внимание лишь на некоторых существенных моментах. В частности, на работе ведущего или модератора.

Ее алгоритм можно описать следующим образом:

Перед началом пресс-конференции ведущий еще раз уточняет у ньюсмейкера время и направленность его выступления, проводит с ним краткий "инструктаж" с напомина

нием о специфике восприятия журналистами той или иной информации, доводит свое мнение об общей "атмосфере" зала;

• во вступительном слове при открытии пресс-конференции представляет ее участников – ньюсмейкеров и экспертов – и оговаривает регламент для постановки вопросов журналистами. (Как правило, одновременно журналист может задать не более одного вопроса, не допуская при этом длительных рассуждений по поводу темы и не давая обширной "предыстории". Вопрос должен формулироваться кратко, конкретно и однозначно. Допускаются уточняющие вопросы, но не уводящие пресс-конференцию в направлении дискуссии.);
• в ходе пресс-конференции ведущий наблюдает за ситуацией в зале и поочередно предоставляет право журналистам задать свой вопрос;
• модератор должен уметь вежливо, но настойчиво прервать журналиста, если его вопрос превращается в выступление с места (иными словами, он обязан владеть соответствующими технологиями межличностного и социального общения);
• в экстремальных случаях (увеличение числа "провокационных" вопросов, попытка со стороны журналистов увести обсуждение от темы пресс-конференции и т.п.) модератор прибегает к помощи "доверенных журналистов", присутствующих на мероприятии, предоставляя им слово;
• модератор следит за соблюдением регламента мероприятия и предупреждает журналистов о его окончании, предоставляя возможность задать "два последних вопроса";
• завершая пресс-конференцию, модератор благодарит присутствовавших и приглашает их продолжить дискуссии во время неформального общения па фуршете (если таковой предусмотрен). При этом в ходе фуршета он должен постоянно находиться рядом с основным ньюсмейкером во время общения последнего с журналистами.

На заключительном этапе проводится мониторинг публикаций СМИ, их анализ, делаются выводы. Необходимой составляющей завершающего этапа является подготовка отчета о проведении пресс-конференции. Кроме того, что отчет свидетельствует перед руководством организации об эффективности работы PR-подразделения или пресс- службы, при неформальном подходе отчет о работе, анализ плюсов и минусов каждой пресс-конференции пополнит банк данных о технологиях, используемых пресс-службой, и позволит их усовершенствовать.

Итоговый отчет, по мнению PR-практиков, должен включать в себя следующие важные компоненты :

• основные этапы;
• ход реализации проекта в целом;
• наиболее удачные акции и недостатки, а также трудности, с которыми пришлось столкнуться при реализации проекта;
• наиболее эффективные мероприятия, обеспечившие решение поставленных задач;
• общая эффективность PR-акции;
• отклики в СМИ на проведенные мероприятия;
• выводы, уроки и рекомендации, которые необходимо учесть при составлении последующих программ или разработке PR-мероприятий.

Работа PR-служб по связи с прессой не ограничивается перечисленными выше мероприятиями. Весьма продуктивными и обоюдоинтересными могут оказаться и другие акции, например, проведение презентаций , "круглых столов ", тематических семинаров , клубных вечеров и т.п. При этом решающее значение будут иметь продуманность тематики мероприятия, состав приглашенных участников, новизна информации, предложенной журналистам, уровень возможных деловых контактов, которые обеспечат журналистам участие в подобных мероприятиях.

Презентация – в широком смысле, как трактует этот термин названный выше "Учебный словарь языка связей с общественностью", представляет собой технологию связей с общественностью, включающую в себя не только демонстрацию товара, фирмы или услуги для определенной целевой аудитории, но нередко и театральное или концертное представление, ужин или фуршет, различные выступления, аукционы, распродажи и т.п. Безусловно, в деятельности PR-подразделений органов власти при использовании данной технологии речь идет о специфическом "товаре" или "фирме": чаще всего таковым выступает проект какой-либо правительственной программы либо новая структура, появившаяся во властных органах. Но в любом случае, специфика презентации как медиамероприятия государственной PR-службы отличается более деловым, строгим и серьезным подходом: в отличие от коммерческих организаций, любые шаги государственных ведомств или ветвей власти находятся всегда иод пристальным вниманием СМИ и общества в целом. Поэтому нет необходимости в "развлекательной" части мероприятия, равно как и в проведении аукционов или викторин. При этом фуршет или ужин не исключены, гак как служат неформальным дополнением к основному мероприятию, позволяющим нюансировано и детально донести до его участников запланированную информацию.

Некоторые исследователи в области public relations отмечают определенное сходство презентации и пресс- конференции, поскольку в обоих случаях присутствует такая неотъемлемая часть, как сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями. Однако в отличие от пресс- конференции информационное содержание презентации заключается "в представляемом “продукте”, который можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать" .

Презентация, кроме того, организуется не только для журналистов. На нее приглашаются представители других целевых аудиторий, так или иначе связанных с данной организацией или ведомством, чтобы они могли получить сведения о "продукте" из первых рук и использовать информацию не опосредованную через СМИ.

Схема проведения презентации достаточно проста: информационная (пресс-конференция) часть, собственно презентационная (стендовый показ, пояснения и комментарии специалистов) и неформальное общение.

"Круглый стол" как медиамероприятие представляет собой встречу должностных лиц, специалистов, экспертов, политических, научных и общественных деятелей и журналистов для подробного обсуждения актуальной проблемы, стоящей перед обществом и выработки некоторых рекомендаций по ее решению. Это разновидность полилога, в ходе которого все участники высказывают свое мнение о проблеме и путях се решения, фиксируя затем основные результаты дискуссии в виде официального документа (решение, обращение, меморандум и т.д.).

Для повышения эффективности мероприятия практики связей с общественностью рекомендуют при подготовке "круглого стола" прибегать к ряду шагов :

• включить в состав организаторов "круглого стола" одно или несколько причастных к проблеме СМИ;
• сделать "круглый стол" многосубъектным, т.е. привлечь к участию в нем представителей разных целевых групп, имеющих отношение к данной проблеме;
• создать условия, при которых журналисты являлись бы включенными участниками "круглого стола", а не только наблюдателями;
• представить на "круглом столе" какой-либо интеллектуальный продукт.

По опыту работы специалистов по связям с общественностью можно дать некоторые советы организаторам "круглого стола".

• Тема и обсуждаемые на "круглом столе" вопросы планируются и объявляются заранее (за месяц, в крайнем случае, за неделю), и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более продуктивным.
• Лучше, если "круглый стол" проводится на телевидении, в этом случае общественность не только слышит, но и видит участников мероприятия, может задавать вопросы по контактным телефонам, что делает заседание более живым и интересным.
• Число участников может составлять от 5 до 15 человек (больше уже не продуктивно). Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу "стола" организует ведущий, у которого имеется сценарий и план его проведения. Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться присутствующим. Ведущий предлагает участникам порядок хода обсуждения и регламент работы, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии. По окончании заседания он кратко подводит итоги, выделяя при этом наиболее значимые идеи.

Что касается такой формы медиамероприятий, как семинары и конференции , то эта тема достаточно глубоко и подробно раскрыта в соответствующих учебных пособиях.

Поскольку данная технология практически не находит применения в деятельности PR-структур органов власти, мы ограничимся лишь определением упомянутых терминов для общего понимания их значения в PR-деятельности.

Семинар – групповые занятия, кружок для какой-либо специальной подготовки, для повышения квалификации . В практике связей с общественностью понятие "семинар" чаще всего употребляется в сочетании "школа-семинар" (например, Всероссийская школа-семинар "Информационно-коммуникационные связи бизнеса и НКО с органами государственного управления" МГУ им. М. В. Ломоносова, факультет государственного управления, 14 января 2011 г.). В ходе реализации данного мероприятия представители PR-сообщества – практики, работающие в области связей с общественностью, обмениваются мнениями с коллегами, занятыми подготовкой PR-специалистов, и вырабатывают совместные подходы к разного рода проблемам.

Конференция – собрание, совещание каких-либо представителей организаций, групп, государств, а также отдельных лиц для обсуждения и решения определенных вопросов . Безусловно, данное определение не покрывает всего понятия "конференция", поскольку дается лишь в "пиаровском" понимании этого термина. Существует более расширительное толкование понятия "конференция": научная, научно-практическая и т.п., которые фактически не имеют отношения к public relatins, но иногда используются для достижения целей деятельности по связям с общественностью. Тем не менее, но мнению авторов, это "специальное мероприятие" практически не применяется в арсенале средств и методов работы пресс-служб структур власти.

Пресс-тур – данное рабочее мероприятие пресс-служб определяется "Учебным словарем по связям с общественностью" как "поездка, организованная для группы журналистов с целью привлечения внимания к региону, проекту, предприятию " . Соглашаясь, в целом, с таким подходом, нельзя не попытаться толковать его расширительно. Например, в части, касающейся целей пресс-тура. Опираясь на многолетний опыт работы в качестве журналиста и представителя пресс-службы, хотелось бы отметить, что одними из важных целей организации поездки журналистов на тот или иной объект или в определенный регион выступают еще и закрепление имиджа и репутации ведомства-организатора пресс-тура, а также возможность расширения медиакарты пресс-службы названной организации с помощью заведения и укрепления контактов с представителями СМИ – участниками поездки, формирования в их лице "друзей" организации или ведомства, лояльно относящихся к его деятельности. Впоследствии это позволяет пресс-службе органов власти или отдельного ведомства более эффективно реализовывать стоящие перед ней задачи. Зачастую корреспонденты-участники пресс-тура становятся активными членами пула журналистов, аккредитованного при ведомстве или организации. Это значительно расширяет возможности пресс-службы с точки зрения результативности ее работы. С этой точки зрения, пресс-тур является наиболее предпочтительной формой доведения до общественности (с помощью СМИ) целей, задач, содержания и смысла конкретных шагов организации, ведомства или властных структур в целом в том или ином направлении.

К сожалению, данная тема до настоящего времени не нашла своего детального отражения в специальной литературе. Поэтому мы попытаемся более подробно остановиться на ней, рассказав максимально конкретно об организации пресс-туров, не только как одной из известных PR-технологий арсенала пресс-служб, но и как одного из самых эффективных методов работы пресс-службы с представителями СМИ.

В практическом плане пресс-туры можно классифицировать по времени их проведения и по разновидности в силу решаемых основных задач.

По времени пресс-туры бывают многодневные , однодневные и краткосрочные (несколько часов). Чуть шире их можно классифицировать по содержанию и основной тематике. Здесь одними из основных разновидностей выступают:

• Пресс-тур с целью продвижения и закрепления имиджа фирмы, региона и т.п. ("имиджевый").
• "Информационный" пресс-тур.
• "Туристический" пресс-тур.
• Пресс-тур в кризисный регион.
• "Экономический" или "индустриальный" пресс-тур.
• Пресс-тур как часть специального мероприятия (например, многодневной конференции, симпозиума, выставки и т.п.)

Безусловно, данный список можно продолжить, поскольку пресс-тур как новостное мероприятие постоянно требует креативного подхода к его организации. Следует отметить, что названия в данной классификации достаточно условны и не относятся к устоявшейся PR-терминологии. Тем не менее, они отражают основное содержание и главную цель данного медиамероприятия. Более того, наряду с главной целью, любая поездка журналистов, организованная пресс-службой ведомства или компании, решает и информационные, и имиджевые задачи.

В чистом виде имиджевым можно считать пресс-тур, главная цель которого состоит в привлечении внимания СМИ (и с их помощью широкой общественности) к тому или иному региону.

Пример из практики. Во время работы в качестве корреспондента газеты "Деловой мир" во Франции автору довелось участвовать вместе с французскими коллегами в поездке в города Обань и Экс-ан-Прованс (юг Франции). Трехдневный пресс-тур имел целью привлечение внимания накануне Рождества к региону, славящемуся производством рождественских игрушек – сантонов, и всевозможных сладостей к традиционному праздничному столу. Журналисты смогли принять участие в изготовлении сантонов, детально ознакомились с процессом производства "рождественских фруктов", присутствовали на репетиции рождественского спектакля в деревенском клубе. Все это позволило не только составить наилучшее впечатление о регионе, но и полнее отразить его особенности, основывая свои публикации на "эффекте личного присутствия". Показательно, что по следам публикации в "Деловом мире" отчета об этой поездке, к данному региону проявили интерес некоторые российские бизнес-структуры и туристического агентства.

К какой бы категории мы не относили тот или иной пресс-тур, все они организуются по определенным правилам и своеобразным "канонам". Как и любое мероприятие, пресс-тур имеет три этапа реализации: подготовительный, сама поездка и подведение итогов. Особенностью первого этапа является проработка организаторами целого ряда вопросов, включающих:

• тему и программу пресс-тура;
• количество журналистов-участников/групп журналистов;
• подбор места сбора журналистов перед отъездом;
• транспорт и маршрут следования;
• место и условия размещения;
• программу пребывания (с организацией питания и вечернего отдыха журналистов);
• даты и время приезда-отъезда;
• гарантии безопасности.

Пример из практики. В качестве примера пресс тура в кризисный регион рассмотрим однодневный пресс-тур французских и иностранных журналистов, аккредитованных в Париже, в юго-западный регион Дордонь, пострадавший от сильного урагана и утративший в этой связи свою туристическую привлекательность. Надо сказать, что до урагана этот регион был одним из самых посещаемых во Франции в силу того, что в нем сохранились доисторические наскальные рисунки в пещерах кроманьонцев, а также произрастали в лесах знаменитые грибы – трюфели, знакомые гурманам всего мира.

Пресс-тур был организован PR-службами властных структур департамента Дордонь, профинансирован местными властями и представителями бизнес-кругов. В пресс-туре приняло участие более 100 журналистов. В ходе поездки им были продемонстрированы восстановительные работы в природных и туристических объектах, проведены встречи, интервью и пресс-конференции с представителями местных властей, бизнеса и "лидерами мнений", предоставлена возможность отведать традиционные блюда региональной кухни и посадить дерево, "крестным отцом" которого стал каждый журналист (о чем свидетельствует выданный там же сертификат). Результатом такой поездки стала "волна" публикаций, которая способствовала тому, что регион обрел новый имидж, закрепив одновременно лучшие черты прежнего; в его восстановление и развитие были вложены серьезные инвестиции частного бизнеса и возросло число туристов, как французских, так и зарубежных.

Последнее условие выходит на первый план, особенно, если пресс-тур организуется в зону вооруженного конфликта или чрезвычайной ситуации.

Пример из практики. К таковым относились, к примеру, упомянутые выше поездки иностранных и российских журналистов на Северный Кавказ в ходе проведения антитеррористической операции, или поездка группы европейских журналистов в Косово, где разгоралась острая стадия конфликта между подразделениями сербской армии и албанскими бандформированиями (что привело впоследствии к вмешательству в Косовский конфликт НАТО и началу бомбардировок Сербии). У всех участников поездки в Косово осталось в памяти то, как власти Сербии организовали физическую охрану группы журналистов на всех этапах их поездки с помощью подразделения сербской армии и нескольких БТРов, как тщательно были проработаны маршруты посещения объектов, чтобы избежать риска быть обстрелянными противником.

При организации любого пресс-тура предполагается тщательная проработка нескольких необходимых "блоков мероприятий", реализуемых в ходе его проведения, в частности:

• встреча, размещение, инструктивная беседа с изложением деталей пребывания;
• сопровождение журналистов по всему маршруту;
• питание, вечерний досуг, культурная программа;
• встреча с представителями власти, менеджерами компаний;
• посещение объекта/объектов;
• заключительная встреча/пресс-конференция, подведение итогов;
• проводы журналистов.

Без решения хотя бы одного из названных вопросов пресс-тур рискует быть провальным и попросту не достичь поставленных целей.

Заключительный этап пресс-тура практически не отличается от аналогичного этапа при проведении любого PR-мероприятия: подведение итогов, мониторинг и анализ публикаций, подготовка отчета.

В завершение темы приведем некоторые советы PR-профессионалов, которые могут оказаться полезными для сотрудников пресс-служб:

• нет непривлекательных регионов, есть плохо организованные пресс-туры;
• медиакарта – главное подспорье для организации пресс-тура;
• участие в пресс-туре – своеобразная форма поощрения журналистов;
• правильный выбор PR-партнера является залогом успешного пресс-тура.

• Учебный словарь языка связей с общественностью / под ред. Л. В. Минаевой. М.: Рус. яз. – Медиа; Дрофа, 2010.
Там же.
• Там же.