Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.
Вопросы для изучения:
1.Предмет, содержание и задачи ДОУ.
2.Место и роль документов в управлении на современном этапе.
3.Классификация документов.
1. Предмет, содержание и задачи ДОУ
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).
2. Место и роль документов в управлении на современном этапе
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно- документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Рассмотрим свойства и функции документа.
Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
Коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
Учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
3. Классификация документов
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
Документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
По способу документирования
Рукописные;
Электронные;
Графические;
Кино-, фотодокументы.
по сфере использования
Организационно- распорядительные;
Финансовые;
Научно-технические;
Отчетно-статистические.
Простые;
Сложные.
по месту составления
Внутренние;
Внешние.
по степени гласности
Открытые;
С грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению
Официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
По юридической силе
Оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
Копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
Отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
Заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
Выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
Дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По форме изложения (степени унификации)
Индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);
Трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
Типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
Примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);
Унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
По срокам исполнения
Срочные (с указанием срока исполнения);
Несрочные.
по срокам хранения
Временного хранения (до 10 лет);
Долговременного хранения (свыше 10 лет);
Постоянного хранения.
Тема 2. История развития системы государственного документирования.
Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.
Вопросы для изучения:
1. Делопроизводство в Древней Руси.
2. Приказное делопроизводство ХV- ХVII вв.
3. Коллежское делопроизводство.
4. Министерское делопроизводство ХIХ- начала ХХ вв.
5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.
1. Делопроизводство в Древней Руси
На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период (Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.
В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.
АННОТАЦИЯ
Конспект лекций разработан в соответствии с требованиями к
обязательному минимуму содержания и уровня подготовки
государственного образовательного стандарта высшего
профессионального образования второго поколения по
специальности 032001 «Документоведение и документационное
обеспечение управления». Даны основные понятия
документационного обеспечения управления (ДОУ). Изложены
требования к организации служб ДОУ. Описаны правила
разработки локальных нормативных актов по ДОУ. Приведена
методика анализа состояния ДОУ в организациях.
Конспект лекций подготовлен на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства». Предназначен для студентов дневной и заочной форм обучения по специальности «Документоведение и ДОУ», а также студентов других специальностей, изучающих вопросы организации ДОУ.
Конспект лекций является электронной версией книги:
Организация и технология документационного
обеспечения управления
: Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз.
гос. ун-та, 2008.– 159 с.: ил. 34, библиогр. - 29 назв.
ВВЕДЕНИЕ
1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА)
2 ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)
2.1 Формы и структура службы ДОУ
2.2 Положение о службе ДОУ
2.3 Должностной состав службы ДОУ
2.4 Должностные инструкции
3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1 Обработка входящих или поступающих документов
3.2 Обработка исходящих или отправляемых документов
3.3 Порядок прохождения внутренних документов
3.4 Регистрация документов
3.5 Организация информационно справочной работы
3.6 Контроль за исполнением документов
3.7 Работа с обращениями граждан
4 РАЗРАБОТКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
4.1 Инструкция по документационному обеспечению управления
4.2 Разработка Табеля форм документов организации
4.3 Разработка Альбома форм документов, применяемых в организации
4.4. Составление номенклатуры
4.5 Методика анализа состояния ДОУ в организации
5 ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ В ТЕКУЩЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
6 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ГЛОССАРИЙ
ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Введение
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием
невозможно без использования современных технологий делопроизводства
или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс
управления базируется на информации об управляемых объектах, которая
чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой
принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает
процесс управления, но сам процесс управления может существовать только
тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок
документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это
технология управления.
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.
Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.
Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.
Сотрудник организации стремится к закреплению информации в
документах при решении следующих задач:
управление текущей работой, когда это связано с поступлением и
передачей большого количества информации,
управление ресурсами организации во времени и пространстве в
текущем режиме и с перспективой на будущее,
управление (координация) работой подчиненного ему персонала,
реализация договоренностей с внешними организациями,
отражение хода мероприятий, событий,
анализ различных данных и их оценка,
подведение итогов работы за определенный период,
планирование рабочего времени,
прогнозирование развития определенных процессов и определения
наиболее оптимальной последовательности и содержания действий.
Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей ролью в организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит и повышает ее конкурентоспоспособность.
Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту. Именно документ, как зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта деятельности в различных отраслях, в том числе при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.
Электронная версия книги : [Скачать, PDF, 1.23 МБ ].
Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.
Но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информационного обеспечения. По указанным причинам та область управленческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необходимые изменения как в части методологии, так и в сфере методической поддержки конкретных практических действий по работе с документами.
В этом отношении своевременными были принятие и реализация решения о разработке и введении в действие национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Положения этого стандарта являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления документами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов носителей и форм представления информации.
Кроме того, существенное влияние на организацию докумен-тационного обеспечения управления оказало интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных систем и технологий.
С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, материал которого отражал бы указанные изменения в методологическом и технико-технологическом обеспечении работы с документами.
Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каждому крупному разделу, особенности использования которых описаны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся на прилагаемом к учебнику диске.
ЛЕКЦИЯ 1
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Документ и его характеристики
Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности. Документы необходимы для:
осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;
обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.
Сохранять созданные документы необходимо для:
а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:
сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем ;
сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности;
в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:
идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);
идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.
Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ».
Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который как следствие безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением , в результате которых он был создан.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Структура - это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).
Контекст {внешняя среда) - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа, но и данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).
Различаются метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами
Управление документами определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики , а также на проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.
Стратегия управления документами в организации должна содержать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.
Организации следует устанавливать, документально фиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.
Деятельность в области управления документами
Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого - создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.
Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности. В них определяются области, в которых нормативно-правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.
Ответственность и полномочия по управлению документами
Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами , так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.
Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации:
управляющие документами;
специалисты в области информационных систем и технологий;
руководство организации;
руководители подразделений;
системные администраторы;
другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.
Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является разработка и реализация системы правил по управлению документами. Правила:
Требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами,
т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;
гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.
особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагается на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;
все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных , достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.
Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение документов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.
Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов.
Система управления документами
Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.
Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления документами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
Система управления документами должна обладать следующими свойствами:
обеспечение аутентичности, надежности, целостности документов, а также их пригодности для использования;
обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);
обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах , всех видов носителей информации.
включение документов в систему управления документами;
регистрацию;
классификацию;
доступ и защиту;
хранение и обеспечение сохранности документов;
использование документов, контроль их движения и использования;
экспертизу ценности документов;
отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.
проектирование систем управления документами;
документирование систем;
обучение сотрудников организации;
преобразование документов в новые системы управления документами;
установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.
При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:
обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами;
обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;
обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);
обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия ;
обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
обеспечивать неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;
обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.
Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»
Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.
История отечественного делопроизводства
Выделяют следующие этапы:
Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)
Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)
Коллежское делопроизводство (XVII в.)
Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)
Советская эпоха государственного делопроизводства
Современное государственное регулирование доу
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:
Законодательное регулирование
Стандартизация
Разработка нормативно-методических документов.
Законодательное регулирование
Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.
Стандартизация
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Нормативно-методические документы
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);
Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);
Основные правила работы ведомственных архивов (1988);
Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.
Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).
Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа
Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)
сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)
сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.
Лекция 1. Современная технология и организация делопроизводства. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ).
Курс "Организация и технология документационного обеспечения управления" состоит из двух разделов: "История организации делопроизводства России» и "Современная организация и технология документационного обеспечения управления".
Цель курса - дать студентам представление об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.
Задачи курса:
осветить место документационное обеспечение управления в процессах управления;
ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства;
сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении;
ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;
изучить современные технологии документационного обеспечения управления.
Документационное обеспечение – основа технологии управления
Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. .
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в ХVIIв.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется словодело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» В последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает следующие основные процессы:
фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел Организации на официальных носителях, т.е. "документирование " или "производство документов";
своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот ";
оперативное и долговременное хранение документов, т.е. "архивное хранение".
Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, основной целью которой является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом. На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.
Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования управления документацией, а также разумного сокращения объемов документооборота в стране.
Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.
Например, последнее Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.98 № 1562 включало следующую задачу: “развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации”.
Новый управленческий орган – Федеральное архивное агентство (см. постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290) в соответствии с решениями по административной реформе функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Как видим, из Положения выпала даже весьма абстрактная задача “развития” делопроизводства. Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования ДОУ на государственном уровне. Вместе с тем во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы, и такая практика себя оправдывает.
России следовало бы обратить внимание наопыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.
В сложившихся условиях тормозится важная работа над проектом федерального закона “О документационном обеспечении управленческой деятельности”, разработка которого велась на протяжении последних лет. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативно-правовой и методической базы ДОУ.
Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002–2010 гг.)”, ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. При этом необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота.
Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов документации на 8–15%.
Следует особо отметить возросший уровень компьютеризации органов государственного управления – это дополнительный фактор, который воздействует на состояние ДОУ.
Произведенная оценка прямых затрат на документирование управленческих действий показывает значительные колебания в суммах в зависимости от сферы и уровня органов государственного управления.
Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 50 руб. В связи с этим сокращение видового состава документов путем унификации и стандартизации на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов. Экономия составляет порядка 12,5 млрд рублей.
Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.
В настоящее время происходит перевод экономики России от преимущественно сырьевой в сторону расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, использующей наивысшие научно-технические достижения и интеллектуальный потенциал страны. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета Безопасности (СБ) при Президенте РФ, основное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе “О техническом регулировании” от 27.12.2002 № 184-ФЗ.
Комиссия по информационной безопасности СБ РФ в марте 2003 г., обратив внимание на проблему электронного документооборота, приняла решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.
установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;
мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;
научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;
централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;
обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;
экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;
профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.
Реализация указанных задач, составляющих основу управления документацией, позволит повысить уровень качества и профессионализма в социально-экономической сфере России и получить за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75–14,25 млрд рублей. И эффект, значительно больший, чем прямой, –косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.
Разумеется, что для решения вышеназванных задач необходим специальный государственный орган уровня федеральной службы. Лучше всего для этих целей подходит орган управления архивным делом, наделенный соответствующими полномочиями.
Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" 2 , т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив."
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производство дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов относящихся к какому-либо делу, вопросу" 3 . Впервые в этом понят слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.
Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин "документацией обеспечение управления", который, по существу, является синониме термина "делопроизводство". Например, в названиях норматива документов "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".
Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание создание, ведение и работу с базами данных.
Как сам процесс создания документов, так и организация работ, с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года 4 , "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлен основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроля, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).
Нормативно-методические акты по делопроизводству:
Государственная система документационного обеспечения управлен ия. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой заканчивается разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) 9 .
Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. - М., .2005.
Новая редакция Инструкции. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности под готовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроль исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.
Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;
порядок формирования дел в делопроизводстве;
организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
порядок выделения документов к уничтожению; 4 подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.
В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.
Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой ><ми ведомственный) 10 .
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, предприятиях, в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Лекция 2. Организация службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.
Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства).
Служба ДОУ: назначение и место в структуре организации
Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.
Функции работников службы ДОУ
Нормирование труда работников
Должностной и численный состав персонала службы ДОУ.
Регламентация деятельности службы ДОУ.
1. Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.
Для этого, прежде всего, необходимо на организационном уровне решить следующие вопросы:
Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
Разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;
Разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;
Нормирование труда работников службы делопроизводства;
Определение численного и должностного состава службы делопроизводства;
Выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству;
Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;
Повышение квалификации работников и культуры работы с документами.
Первый вопрос – выбор оптимальной организационной формы делопроизводства - решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. При решении этого вопроса следует исходить из того, что исторически сложилось три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Централизованная форма предполагает осуществление всех операций по обработке документов (от получения документов и их регистрации до отправки документов, формирования дел и их хранения) в одном подразделении - службе делопроизводства.
Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении и в настоящее время крайне редко используется. Децентрализованная форма делопроизводства применяется только в территориально разобщенных организациях, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией.
с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов открытого делопроизводства.
Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, других – в подразделениях. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях. Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция (например, регистрация поступающих и отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. Документы, адресованные руководству, регистрируются в службе делопроизводства, адресованные в структурные подразделения в соответствующих подразделениях.
В большинстве организаций используется смешанная форма организации делопроизводства, реже - централизованная форма, хотя, безусловно, последняя обладает рядом преимуществ. Централизованная форма организации делопроизводства позволяет сосредоточить все технические операции по обработке документов в одном подразделении, оставив за другими структурными подразделениями творческую работу с документами, она дает возможность формировать единую базу данных по всем поступающим и создаваемым в организации документам, обеспечивая, таким образом, более надежный поиск документов и соответственно справочную работу по документам. Централизованная форма освобождает структурные подразделения от необходимости формировать исполненные документы в дела и хранить их, поскольку эта работа осуществляется службой делопроизводства. Кроме того, централизованная форма позволяет более эффективно и комплексно использовать средства оргтехники и компьютерной техники для выполнения делопроизводственных операций по обработке документов.
Естественно, что при централизованной форме служба делопроизводства выполняет гораздо больший объем работ, чем при смешанной форме, а это, естественно, требует большего штата работников, а поскольку все дела обрабатываются, формируются и хранятся в службе делопроизводства, то соответственно - и большего количества специальных служебных помещений, предназначенных для обработки документов, формирования и хранения текущего архива организации. В то же время следует иметь в виду, что внедрение современных компьютерных, в частности сетевых технологий обработки документов позволяет создавать единую базу данных по документам организации и при смешанной форме, делопроизводства.
Выбранная форма организации делопроизводства во многом определяет технологию работы с документами, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.
2. Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и хранением документов. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных технологий для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.
Служба делопроизводства – управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, отдел делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение организации, учреждения, предприятия (далее - организация), осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю организации. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В небольших организациях функции службы делопроизводства, как правило, выполняются одним работником-секретарем.
3. Выбор конкретного наименования службы делопроизводства осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной структуры службы. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее подходящее наименование службы и ее структуру.
В зависимости от статуса организации, ее целей, задач, количества структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различные наименования организационных форм, структуру, должностной состав.
Для ДОУ в организациях создают:
управление делами;
канцелярию;
общий отдел;
службу ДОУ или отдел ДОУ.
В федеральных органах исполнительной власти (министерствах, ведомствах) - это управление делами, которое, как правило, имеет сложную структуру. В него входят: секретариат, инспекция при министре, секретариат коллегии, канцелярия.
Секретариат состоит из приемной министра, секретариата министра, приемной и секретариатов заместителей министра. В секретариате готовятся документы к докладу и осуществляется организация работы с документами, поступающими на имя руководства.
Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.
Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.
Канцелярия состоит из структурных подразделений.
В их состав входят: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, группа контроля, машинописное бюро или компьютерный центр обработки документов, копировально-множительное бюро, телетайпная, центральный архив.
На различных предприятиях - государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Они могут иметь структурные подразделения (сектор, группу), или ведение конкретного участка работы может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).
В канцелярии или отделе ДОУ создаются подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль, совершенствования, работы с документами и внедрение технических средств, рассмотрение обращений граждан. В их состав могут быть включены секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.
В исполнительных органах власти, местного самоуправления создают общий отдел. Структура общего отдела включает подразделения такие же, как канцелярия. Однако его структура обязательно содержит такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. В протокольном отделе готовятся проекты документов от имени руководства, анализируются документы, подготовленные в структурных подразделениях, его сотрудники осуществляют подготовку заседаний органа управления. Группа (бюро, отдел) осуществляет работу с обращениями граждан. В приемной принимают граждан, которые обращаются с предложениями, заявлениями, жалобами личного характера.
Положительным фактом следует считать включение в структуру службы ДОУ подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.
В канцелярии и в общем отделе (отделе ДОУ), а также как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.
Главное условие создания этой службы независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: “Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации ".
В министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро. Копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив);
На предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации документов, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
В исполнительных органах власти (администрациях, мэриях, префектурах и др.) и аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо.
4. Служба делопроизводства решает два основных комплекса задач:
Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;
Совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности решается выполнением следующих функций:
разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;
обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций:
установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;
контроль за исполнением документов;
систематизация документов, обеспечение их хранения и последующего использования в управленческой деятельности;
организация работы с обращениями граждан;
обеспечение защиты документной информации.
Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по делопроизводству (Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и др.);
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников учреждения, их консультирование по вопросам работы с документами;
Упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;
постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных технологий, используемых при работе с документами.
5. Нормативы в сфере труда разработаны на основе проведенных исследований и предназначены для многократного использования при определении конкретных затрат труда.
По своему назначению материалы, применяемые для нормирования труда служащих, делятся на:
нормативы времени – регламентированные затраты времени на выполнение единицы нормируемого вида работы или ее элемента в определенных организационно-технических условиях;
нормативы численности – регламентированная численность работников профессионально-квалификационного состава, необходимых для качественного выполнения той или иной функции в определенных организационно-технических условиях;
нормативы централизации работ – регламентированное отношение численности работников аппарата управления к общей численности служащих предприятия по функциям управления или в целом по предприятию;
нормативы управляемости – нормативы числа подчиненных (или обслуживаемых) работников;
нормативы обслуживания – регламентированная численность управляемых (или обслуживаемых) работников (подразделений), которыми в определенных организационно-технических условиях должен управлять (или обслуживать) один работник; нормативы соотношений численности различных категорий служащих – регламентированная величина, обеспечивающая наилучшее использование нормируемых работников в соответствии с уровнем их квалификации в определенных организационно-технических условиях; нормированные задания – установленные на основе нормативов времени объемы работ, которые должны выполнять исполнители за определенный календарный отрезок времени с соблюдением установленных требований к качеству результатов труда. По сфере применения нормативы по труду подразделяются на межотраслевые, отраслевые и местные (применяемые на отдельном предприятии). Межотраслевые нормативы предназначены для нормирования труда работников одинаковых профессий или специальностей, занятых выполнением однородных технологических процессов на различных предприятиях. Эти нормативы разрабатываются для наиболее типичных технологических процессов на одинаковые виды работ с типовыми условиями труда и поэтому являются унифицированными. Например, для нормирования труда делопроизводственного персонала разработаны и применяются Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (М., 1995). |
Укрупненные нормативы времени рассчитаны на выполнение комплекса технологически и организационно связанных между собой трудовых приемов (операций).
Укрупненные нормативы на выполнение отдельных операций рассчитываются по формуле:
В основе нормативов лежат нормы труда, определяющие величину и структуру затрат рабочего времени и являющиеся эталоном, с которым сравниваются фактические затраты времени с целью установления их рациональности. При нормировании труда применяются:
нормы времени;
нормы выработки;
нормы обслуживания;
нормы численности;
нормы управляемости;
нормированные задания.
Если нормативы времени предназначены прежде всего для определения нормы времени на выполнение единицы работы, то нормативы обслуживания, численности предназначены, соответственно, для расчета норм обслуживания и общей численности работающих, выполняющих в течение года определенный объем работы.
При составлении нормативов времени сначала рассчитываются нормы времени на отдельные повторяющиеся операции (работы), затем определяется трудоемкость всех работ – как сумма произведений трудоемкости выполнения отдельных работ на их количество. После этого определяется численность работников.
Лекция 3. Должностной и технический состав работников службы ДОУ. Функциональные обязанности работников службы ДОУ. Нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения.
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) - совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методические документы по ДОУ разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-методическая база ДОУ включает:
Правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
Правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
Правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.
Независимо от конкретного наименования службы делопроизводства и ее структуры правовой основой ее деятельности является положение о службе и положения о ее структурных частях, а также должностные инструкции работников, обязательные для каждой организации. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками.
Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.
Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения. его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.
Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем.
Одной из функций службы делопроизводства является выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов и их хранения. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.
Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.
Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы. Министерства и ведомства разрабатывают инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. инструкции последовательно отражали все стадииработы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи, в архив.
Инструкция должна включать разделы: общие положения; документирование деятельности (требования к бланкам, оформлению реквизитов документов, оформлению отдельных видов документов); организация документооборота (обработка входящих и исходящих документов, регистрация документов. контроль исполнения документов); организация хранения документов (составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел. передача дел на архивное хранение). Кроме того, в инструкцию целесообразно включить разделы, касающиеся изготовления документов с помощью компьютерной техники; хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов: использования факсимильной техники и электронной почты; ксерокопирования и тиражирования документов и некоторые другие. В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участковработы, применяемых технических средств других факторов. Инструкция по делопроизводству может дополняться другими разделами, например: документирование работы коллегиальногооргана (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж и др.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями (образцы фирменных бланков; основных видов документов; классификаторы, регистрационные формы и т. д.).
К нормативно-методическим документам, регламентирующим ДОУ, можно отнести:
Перечень документов со сроками хранения (типовые и ведомственные).
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. На базе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы.
Положения о службе ДОУ разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.
Если подразделение не имеет внутренней структуры в виде секторов, отделов, групп, бюро и др., раздел "Структура" в положение не включается. Если подразделение имеет внутреннюю структуру, на каждую структурную единицу разрабатывается самостоятельное положение.
Первый пункт «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:
«Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».
«Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».
В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором – ее вспомогательное значение.
Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, завещающий, управляющий; порядок назначения и освобождения от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные, нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем – внутренние организационные и распорядительные.
Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описания, условия хранения и использования.
Раздел "Основные задачи" предназначен для формулировки целей, стоящих перед подразделением, иначе говоря, проблем, которые должно решать подразделение.
В разделе "Функции" перечисляются виды работ или виды деятельности, выполняемые подразделением исходя из стоящих перед ним задач.
Для реализации возложенных на нее функций служба делопроизводства наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет установленную в положении ответственность.
В разделе "Права" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. При составлении этого раздела нужно соблюдать те же правила, что и при составлении соответствующего раздела должностной инструкции (см. далее), но применительно подразделению.
Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций. Служба делопроизводства несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства.
В процессе выполнения функций, возложенных на службу делопроизводства, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой делопроизводства вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные связи подразделения; основные документы, создаваемые или получаемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления каком порядке и кем рассматриваются возникающие в работе подразделения разногласия.
Аналогичным образом разрабатываются положения о структурных подразделениях службы делопроизводства: положение о секретариате, положение о протокольном бюро, положение об архиве и т. д.
Наряду с положением о службе делопроизводства и положениями об отдельных ее структурных частях на каждого работника службы делопроизводства разрабатываются должностные инструкции. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.
Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т. п.
При разработке должностных инструкций для работников службы делопроизводства следует руководствоваться "Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям служащих", (утверждены постановлением Минтруда. России от6 июня 1996 г. N32 с последующими изменениями), а также "Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти" (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. №482-BK), если работники службы делопроизводства относятся к категории государственных служащих. Тарифно-квалификационные характеристики издаются также практически ежегодно в виде Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруд России, 2001).
Тарифно-квалификационные характеристики охватывают основные категории работников управления - руководителей, специалистов, технических исполнителей и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации и образованию, наличию специальных знаний и навыков.
Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы делопроизводства дана в ГСДОУ: общие положения, функции работника; должностные обязанности; права работника; взаимоотношения (связи по должности); ответственность работника, оценка работы.
В случае подчинения службы делопроизводства руководителю учреждения должностные инструкции ее работников утверждает руководитель учреждения или заместитель руководителя по персоналу. Если служба делопроизводства подчиняется одному из заместителей
Лекция 4.Общие принципы и методические основы организации документооборота. Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.
От четкости и оперативности обработки и движения документе зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" 1 называется документооборотом.
Вся документация учреждения делится на три документопотока
входящие (поступающие) документы;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.
Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе количестве, обработке и движении.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонале расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность и всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов и отправка.