Новые профессии, появившиеся на рынке труда относительно недавно, прочно вошли в наш деловой обиход. Но и по сей день их легко перепутать между собой, так как названия не раскрывают сути явлений. Чем, к примеру, отличается менеджер от администратора? Так сейчас могут назвать и продавца, и консультанта, и даже небольшого начальника. Несколько важных критериев позволят разделить указанные понятия.

Определение

Администратор – это лицо, выполняющее распорядительные функции в организации, либо отвечающее за корректную работу информационных баз и систем. Специалист относится к категории административно-управленческого персонала, что автоматически предполагает высокую степень ответственности, а в определенных случаях – наличие подчиненных сотрудников.

Менеджер – это руководитель различного уровня, организующий работу в определённой сфере деятельности. В его подчинении всегда находятся нижестоящие сотрудники, которым он может давать указания в пределах своей компетенции. Высший уровень руководства – это топ-менеджмент, представленный руководителями предприятий, организаций, административно-территориальных единиц.

Сравнение

Таким образом, есть смысл сравнивать только менеджеров и тех администраторов, кто задействован в управлении людьми и осуществляет распорядительные функции. На первый взгляд кажется, что особой разницы между ними нет. Но при более детальном изучении становится понятно, что менеджеру нужно высшее образование, в то время как администратору достаточно среднего или профессионально-технического.

Как правило, менеджеру позволено больше, чем администратору. Он может на свой страх и риск принимать решения, если это не противоречит интересам компании. Функции администратора прикладные: организация работы, контроль над сотрудниками, коммуникация с клиентами. Для этого не нужно особой изобретательности: достаточно точно делать то, что прикажет начальство. Много сказано и о том, что основная функция менеджмента – мотивация людей, раскрытие их внутреннего потенциала.

Выводы сайт

1. Образование. Администраторы нуждаются в среднем или профессионально-техническом образовании, менеджер – обязательно в высшем.
2. Полномочия. Администратор работает в рамках своей инструкции, круг прав и обязанностей менеджера значительно шире.
3. Личные качества. Чтобы стать менеджером, требуется решительность, инициативность, креативность. Администратор должен быть исполнительным, дисциплинированным, внимательным.

Итак, вы знаете, зачем вам ресторан – об этом говорится в предыдущей статье. Цель – создание успешного прибыльного бизнеса, дающего стабильный доход и стоимость которого увеличивается. Как этого добиться?

Давайте попробуем разобраться, как выглядит типовая схема управления рестораном:

• Заведующий производством или шеф составляет меню.
• Бухгалтер требует ввести калькуляционные карты, что и делает шеф.
• Шеф заказывает продукты, а снабженец, по мере сил, закупает их.
• Официанты принимают заказы у гостей, передают их на кухню.
• Повар требует продукты со склада, кладовщик пытается вовремя списать их.
• Кассир расчитывает клиентов.
• Бухгалтер пытается свести воедино чеки и приходные накладные на товар.
• В конце месяца по требованию владельца (инвестора) делаются отчеты.

Эти отчеты поступают владельцу и он мучительно пытается разобраться в них, чтобы ответить на главный вопрос: ресторан зарабатывает деньги или проедает их? Не удовлетворенный результатами, он пытается ужесточить контроль за персоналом, подозревая их в хищениях и недобросовестном отношении. Бухгалтер требует увеличить количество внутренних документов, обещая точные отчеты и соответствие баланса реальности. Повара, бармены и кладовщики, по понятным причинам, этому сопротивляются.

При этом меню отражает желание и квалификацию шефа, но никак не связано ни с концепцией заведения, ни с планируемой выручкой. Калькуляционные карты делаются формально и не соблюдаются, поэтому одно и то же блюдо каждый день выглядит иначе и вкус у него разный. Заказ продуктов осуществляется стихийно по принципу “чего нет в холодильнике?”, а снабженец не знает, что действительно необходимо, а что желательно. Цена поставки, мягко говоря, не оптимальна, вопрос соотношения “цена/качества” не стоит. Официанты продают то, что получится, а не то, что надо (выгоднее для ресторана). И это никак не связано с их доходами. Никто не знает, сколько продуктов идет в отходы, и не пытается это контролировать. Бухгалтерская отчетность отражает что угодно, только не реальное положение дел. Учет по складу отражает состояние прошлой недели и все время меняется по требованию бухгалтера. И никто не отвечает за бизнес целиком. Это – хаос, а не управление.

Как исправить такое положение дел?
Не стоит закупать видеокамеры и устанавливать их повсюду – все равно просмотреть все записи в реальные сроки не удастся.
Лучше задать себе вопрос: кто именно будет управлять бизнесом? Либо вы сами, либо наемный управляющий, но под постоянным вашим контролем.

Теперь можно поставить цели, сформулировать задачи и самое главное – определить должностные обязанности управляющего. Но сначала надо ответить еще на два вопроса.

Чем управляющий отличается от администратора?
Тем, что он управляет, а администратор следит за тем, чтобы все “было хорошо”. Более точно: управляющий принимает решение , а администратор может контролировать процесс его исполнения.
Решение может быть правильным или неправильном, но в момент принятия решения это неизвестно. Поэтому управление – это механизм с обратной связью: через определенное время мы можем проверить правильность решения, и в зависимости от этого отменить его, принять новое решение, исправляющее предыдущее, или оставить в силе.
Если проанализировать должностные обязанности администратора (в интернете их много), то легко заметить, что за финансовые результаты администратор не отвечает, так же, как и шеф-повар или бухгалтер.
Следовательно, именно управляющий отвечает за результаты работы ресторана.

“Согласно исследованию Next Top, средний возраст управляющих московских ресторанов – 34 года, 11 из которых они проработали в ресторанном бизнесе. 40% управляющих начинали карьеру в качестве официантов. 70% респондентов планируют открыть собственный ресторан.
Самой распространенной причиной смены места деятельности среди управляющих является прямое вмешательство со стороны владельцев в работу ресторана . 42% опрошенных заявили, что готовы сменить работу из-за того, что рестораторы часто подавляют их новые предложения, или устанавливают необоснованно завышенные финансовые планы, или навязывают собственное мнение в процессе управления. Среди тех управляющих, которые оценили свои условия работы как неудовлетворительные, 61% недовольны слишком навязчивым участием владельцев в ежедневной деятельности ресторана.”

Вот так! Поэтому задачи должны быть точными, понятными и необходимо иметь четкие критерии их выполнения.

Почему бухгалтер не может управлять рестораном?
Потому что бухгалтер – это человек, смотрящий в прошлое. А для управления нам нужно знать настоящее и смотреть в будущее. Основным “заказчиком” бухгалтера являются внешние организации – налоговая инспекция, банк – а не участники бизнеса. Эти итоги в виде отчетов появляются с большой временной задержкой и не могут быть использованы в качестве “обратной связи” для управления, потому что не отражают текущее реальное положение вещей.
Управленческий баланс отличается от бухгалтерского, поэтому ведется отдельно. Главными документами в нем также являются сводный баланс и отчет о прибылях-убытках, но форма и цифры в них могут значительно отличаться.

Итак, ответ получен: рестораном управляет управляющий. Прямо в соответствии с названием своей должности управляющий УПРАВЛЯЕТ : товаром, деньгами, персоналом и клиентами. Эти четыре ресурса полностью исчерпывают круг его обязанностей.

Управление – это ремесло, а не искусство. Это не танцы с бубном, а четкая последовательность операций, выполняемых каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год.
Какие это операции? На что надо обратить внимание? Как распределить свое время и силы? Ответы на эти вопросы мы будем искать в следующих статьях.

Новые профессии, появившиеся на рынке труда относительно недавно, прочно вошли в наш деловой обиход. Но и по сей день их легко перепутать между собой, так как названия не раскрывают сути явлений. Чем, к примеру, отличается менеджер от администратора? Так сейчас могут назвать и продавца, и консультанта, и даже небольшого начальника.

Несколько важных критериев позволят разделить указанные понятия.

Кто такие администратор и менеджер

Администратор – это лицо, выполняющее распорядительные функции в организации, либо отвечающее за корректную работу информационных баз и систем. Специалист относится к категории административно-управленческого персонала, что автоматически предполагает высокую степень ответственности, а в определенных случаях – наличие подчиненных сотрудников.

Менеджер – это руководитель различного уровня, организующий работу в определённой сфере деятельности. В его подчинении всегда находятся нижестоящие сотрудники, которым он может давать указания в пределах своей компетенции. Высший уровень руководства – это топ-менеджмент, представленный руководителями предприятий, организаций, административно-территориальных единиц.

Разница между администратором и менеджером

Таким образом, есть смысл сравнивать только менеджеров и тех администраторов, кто задействован в управлении людьми и осуществляет распорядительные функции.

На первый взгляд кажется, что особой разницы между ними нет. Но при более детальном изучении становится понятно, что менеджеру нужно высшее образование, в то время как администратору достаточно среднего или профессионально-технического.

Как правило, менеджеру позволено больше, чем администратору. Он может на свой страх и риск принимать решения, если это не противоречит интересам компании.

Функции администратора прикладные: организация работы, контроль над сотрудниками, коммуникация с клиентами. Для этого не нужно особой изобретательности: достаточно точно делать то, что прикажет начальство. Много сказано и о том, что основная функция менеджмента – мотивация людей, раскрытие их внутреннего потенциала.

Отличие администратора от менеджера заключается в следующем:

1. Образование. Администраторы нуждаются в среднем или профессионально-техническом образовании, менеджер – обязательно в высшем.
2. Полномочия. Администратор работает в рамках своей инструкции, круг прав и обязанностей менеджера значительно шире.
3. Личные качества. Чтобы стать менеджером, требуется решительность, инициативность, креативность.
4. Администратор должен быть исполнительным, дисциплинированным, внимательным.

Каждый адекватный руководитель хочет, чтобы его сотрудники и команда развивались. Есть избитая ситуация, когда сотрудник считает, что он выложился на 110%, его начальник не принимает результаты работы даже за удовлетворительные . Стараний много, усердие бурлит, а руководство «не ценит и не принимает».

Этот диссонанс повторяется у меня на глазах каждую неделю. Сотрудник, вплоть до уровня CEO-1 настаивает, что сделал все правильно: объем, цена, выручка, прибыль. А начальник раз за разом вместо похвалы дает обратную связь «переделать». Обе стороны в негативных эмоциях. Сотрудник считает шефа некоструктивным. А босс считает подчиненного бесперспективным.

Побывав в обеих ролях и, оглядываясь назад, скажу, что 9 раз из 10 правда скорее на стороне руководителя. Зачастую, спорив раньше с шефом, я видел только часть картинки, поэтому логически в своем поле я был прав, а в рамках всей перспективы — нет. Буквально месяц назад после одного казуса я нашел отличные термины, как объяснить шефа подчиненному, а подчиненного шефу.

Это администратор против менеджера. Вот вам три истории.

Ситуация первая. Через электронную площадку собрано заявок/заказов сверх плана/возможности обслужить. Сотрудник закрывает страницу на сайте, уведомляя клиентов, что весь объем распродан. Причем, некоторая часть заявок/заказов/регистраций также вычеркивается, так как в этом месяце они не могут быть обслужены.

«Я все круто сделал, мы закрыли нужный объем, управились быстрее срока. Теперь можно неделю спокойно позаниматься другой задачей, ведь продажи мы завершили с успехом».

Взгляд со стороны начальника. « Ну зачем они сайт закрыли! Мы же пытаемся все в онлайн увести, а тут выясняется, что электронная площадка работает только десять дней в месяц, а оставшиеся три недели висит либо битая ссылка, либо мертвый сайт. Объем раскидали так быстро, значит точно с ценами просадили, либо посредникам сдали. И пару постоянных клиентов подвесили. Ну и доверяй людям после этого, хоть сам продавать иди».

Анализ. Шеф отнесся к продажам как к менеджерам, которые работают на прибыль компании, поэтому если что-то идет вдруг слишком легко, то они задумаются, не продешевили ли/не проглядели ли. Сотрудники сработали как администраторы процесса, ведь цель по % продаж через онлайн выполнена, в прейскурант попали, и чего только шеф ругается?

Ситуация вторая. Запустили новый продукт. По нему сметы себестоимости на основании факта прошлых периодов еще нет. Поэтому в погоне за успешностью команда перестраховалась на представительских и рекламных расходах, а также в прямой себестоимости тоже перезаложились.

Взгляд со стороны сотрудника. «Мы новую линейку успешно открыли. Отзывы хорошие, клиенты готовы от пробного контракта перейти к постоянным заказам. Все про нас знают, спрос высокий, будет хит».

Взгляд со стороны начальника. «Ну зачем они массовую рекламу запустили, у нас же B2B продукт?! Вот, проглядел, вроде как сам виноват, что дал полномочия, а надо было перепроверять. Себестоимость пилота такая, что прибыли в ноль. Неудивительно, что на такой продукт такой спрос, еще бы с такой ценой да на такие расходы. Да и на кейтеринг потратили в два раза больше обычного».

Анализ. Шеф снова передоверился. Он проектной команде поставил задачу как менеджерам — сделать новую прибыльную линейку. А проектная команда сработала как администраторы — обеспечили продукт, нашли клиентов, обеспечили качество за счет повышенных расходов. Самооценка снова на высоте, а руководитель снова скрипит зубами и думает, когда же команда подрастет-то.

Ситуация третья. В обычном стандартном продукте обнаружен дефект перед отправкой к клиенту. Самый обычный дефект, который по внешним показателям не заметен, пока в анализ состава не полезешь. Проблема в том, что дефект заметил только сам СЕО, когда решил до отгрузки посмотреть на свой commodity товар.

Взгляд со стороны сотрудников и даже главного по качеству . «Система показала все параметры в норме. Мы даже с превышением шли, как раз в рамках задачи повысить качество на 20% год к году. Просто баг в программном обеспечении случился, вот часть дефектных и прошло. Ну ведь нашли же, значит, исправим».

Взгляд со стороны СЕО . «Как чувствовал, что надо просто взять и проверить эту партию. Они опять на тот же тип ошибки попали. В прошлый раз баг на одном датчике, теперь сбой на другом. Когда же они системно поймут, что наша репутация у клиента может быть потеряна на одной бракованной партии?»

Анализ. Сотрудники относятся к выпуску, как к объему для анонимного потребителя, поэтому просто администрировали процесс. Шеф хочет, чтобы команда выступила как менеджеры, понимая, что вдолгую рано или поздно сбои доходят до клиента и портят отношения.

Если сотрудник ведет себя как администратор , то есть отвечает за вверенные ему параметры, то он будет думать, что работает круто, а руководитель постоянно станет критиковать. Диссонанс неизбежен, так как в системе ценностей и целей подчиненного он сделал все верно, поэтому виноват руководитель, что не поставил задачу с более точными параметрами. Администраторы не растут, потому что даже лояльность в какой-то момент перестает терпеть уровень ошибок.

Если сотрудник ведет себя как менеджер , то он сначала подумает: «А почему шеф поставил эту задачу именно так? Точно ли я понимаю, что мы на одной волне о том, что нужно сделать». В этом случае, сотрудник понимает, что ни одно сложное поручение никогда не может быть отдано с идеальной точностью. Поэтому нужно думать и коммуницировать, и управлять ожиданиями. Менеджеры растут, потому что пытаются думать о поставленных задачах и ответственности с позиции выше.

Если вы сотрудник (а это 99.9% населения) , то подумайте, что от вас требует начальник и как бы вы поступили на его месте, если бы финальное решение или ответственность были ваши. Ментальное упражнение: вы сами являетесь исполняющим обязанности и на вас конечное решение.

Если вы СЕО (0.1% населения), или начальник ниже СЕО (это 20% населения) , то вы уже знаете, что очень грустно видеть, когда сотруднику даешь шансы карьерного роста и возможности заработать премию, а он раз за разом наступает на грабли администратора, вместо того, чтобы быть менеджером.

Мне менторы добрый десяток лет говорили, что надо думать с позиции выше. Оглядываясь назад, я вижу, что каждый раз, когда я вел себя как администратор, то проигрывал. Как только я начинал думать как менеджер с позиций бОльшего поля ответственности, то неизбежно выигрывал.

Все остальные решения можно найти в

В планах дальнейших публикаций практик управления на уровне СЕО и СЕО-1:
- Чему обучать свою команду.
- Работа с данными и регрессии.
- Активный совет директоров на практике.
- Первая цель управленческого учета в бизнесе.
- Obligation to dissent на словах, на бумаге и в жизни.

Вы можете отслеживать новые публикации на

Катящиеся камни никогда не покроются мхом

Чем знаток и мастер отличается от простого любителя? Тем, что у него значительно богаче и разнообразнее палитра красок и набор инструментов, с помощью которых он рисует картины своего внутреннего и окружающего миров. Гурман различает мельчайшие нюансы предвкушения, вкуса, послевкусия. Он смакует каждый оттенок аромата (вспомните роман «Парфюмер» П. Зюскинда). Чтобы достичь совершенства нужно много работать и не уставать развивать свои творческие способности.

Обычно мы просто применяем в своей реальной практической деятельности те знания о менеджменте и руководстве, которые почерпнули из книжек, обучения, собственного опыта. Забот, задач, амбиций и проектов обычно так много, что мы мчимся, не переставая, в надежде покорить очередную призрачную вершину. Не успевая оглянуться назад и не пытаясь по-настоящему смело и решительно посмотреть вперед. Давайте попробуем хотя бы мысленно остановиться и провести эксперимент рефлексии, чтобы посмотреть на свою деятельность со стороны, понаблюдать за ней из внешней позиции.

Наука управления людьми дает базовый набор понятий, методик, способов и инструментов для выполнения функций начальника. Дополнительно были придуманы роли, игра в которые позволяет сделать процесс управления людьми более естественным. Далее я ограничусь только двумя, наиболее характерными ролями: менеджер и руководитель . В принципе обе они придуманы для организации, руководства и управления. Для выполнения самой работы, прежде всего, не лично самим , а с помощью голов и рук других людей – так называемых подчиненных. На мой взгляд, это две своеобразные стадии зрелости в понимании и овладении сути и смысла руководства. Говоря предельно жестко, о самых пограничных случаях, по моему мнению, (если обратиться к исторической ретроспективе), менеджер – это надсмотрщик над рабами, а олицетворением руководителя является император в древнем Китае. Задача надсмотрщика – заставить раба физически работать, не допустить порчи инструмента. При правлении древних императоров их авторитет был настолько велик, что все делалось «словно само собой» , а среди людей царила справедливость, согласие, доверие и уважение к существующему порядку вещей. Лао-цзы так писал о стилях управления:

Среди правителей наилучший тот,
Чье существование люди едва замечают;
Не столь хорош тот, кого они слушаются и превозносят;
Хуже всех правитель, которого презирают.
«Люди не уважают того,
Кто не уважает людей».
Мудрый правитель, добившись своей цели,
Не славит свои труды,
И люди скажут: «Мы сделали это сами».

Другой важный ракурс при исследовании управления − это лидерство . В данной статье мы на лидерстве отдельно не фокусируемся, а более подробно исследуем нюансы ролей «чистого» исполнителя чужой воли и «чистого» творца развития социума.

Если обратиться к словарям, то можно узнать, что:

Менеджер (от англ. manage − управлять) − специалист по управлению производством и обращением товаров, наемный управляющий. Менеджеры организуют работу на фирме, руководят производственной деятельностью групп сотрудников фирмы. Менеджер является должностным лицом фирмы, компании, в которой он работает, и входит в средний и высший руководящий состав фирм. Менеджеры обычно разделяются на три страты: старшие, средние и низшие, что указывает на широкое социальное и экономическое неравенство в пределах данной категории. Высшие эшелоны включают высокооплачиваемых исполнительных директоров многонациональных корпораций, в то время как низшие − диспетчеров, получающих чуть больше рабочих ручного труда, рядом с которыми они работают и которых контролируют.

Руководитель − лицо, на которое официально возложены функции управления коллективом и организации его деятельности. Несет юридическую ответственность за функционирование группы (коллектива) перед назначившей (избравшей, утвердившей) его инстанцией и располагает строго определенными возможностями санкционирования − наказания и поощрения подчиненных для воздействия на их производственную (научную, творческую и пр.) активность. Лидер и руководитель не обязательно соединяются в одном человеке. В отличие от лидера руководитель обладает формально регламентированными правами и обязанностями, а также представляет группу (коллектив) в других организациях. Это работники, занимающие должности руководителей и заместителей руководителей самостоятельных предприятий, учреждений, организаций и колхозов, структурных единиц, подразделений; главные специалисты, мастера, прорабы.

В реальной жизни мы обычно имеем некую комбинацию из этих двух ролей. Понимание их отличий и умелое применение в каждой конкретной ситуации дает возможность реализации наиболее эффективного и гармоничного сплава науки и искусства управления людьми. Далее, для лучшего понимания специфики ролей менеджера и руководителя в современных условиях, умения их осознанно применять в конкретной ситуации, даны два списка. Первый показывает, в чем разница между менеджером и руководителем. Второй – описывает специфические компетенции, характерные и необходимые именно руководителю.

Чем руководитель отличается от менеджера

1. Менеджер − администратор, руководитель − инноватор.

2. Менеджер поручает, руководитель − вдохновляет.

3. Менеджер работает по целям других, руководитель работает по своим целям.

4. У менеджера основа действия − план, у руководителя − виденье.

5. Менеджер полагается на систему, руководитель полагается на людей.

6. Менеджер использует доводы, факты, руководитель использует эмоции.

7. Менеджер поддерживает движение. Руководитель дает импульс движению.

8. Менеджер − профессионал. Руководитель − энтузиаст.

9. Менеджер работает за зарплату, а руководитель − за идею.

10. Менеджер принимает решения. Руководитель превращает решения в реальность.

11. Менеджер делает дело правильно. Руководитель делает правильное дело.

12. Хорошего менеджера уважают. Хорошего руководителя обожают.

13. Руководитель − лидер, а менеджер − исполнитель.

14. Руководитель думает, прежде всего, над стратегией, менеджер − над тактикой.

15. Руководитель подбирает и вдохновляет команду, менеджер − мотивирует и стимулирует подчиненных.

16. Руководитель помнит о мелочах и повседневной рутине, но по-настоящему его заботит будущее и неизвестное.

17. Руководитель задает ориентиры, мечтает, творит, придумывает, доверяет. Менеджер организует, отчитывается, контролирует, достигает заданных показателей.

18. Руководитель делает в первую очередь то уникальное, что никто кроме него в организации не может. Остальное он делегирует. Менеджер действует примерно также. Но его «уникальное» качественно другого рода.

19. Нужны и те и другие. Они органично дополняют друг друга.

Что должен уметь делать руководитель

1. Быть лидером.

2. Нести ответственность.

3. Вдохновлять других на профессиональное и творческое выполнение служебных обязанностей.

4. Находить, ставить цели и достигать их.

5. Признавать свои ошибки.

6. Прощать и требовать, требовать и прощать.

7. Организовывать, руководить и управлять (планировать, исполнять, мотивировать, контролировать).

8. Переводить конфликты в конструктивное русло.

9. Показывать личный пример в служении делу.

10. Думать глобально, действовать локально.

11. Изменяться с изменениями (чувствовать наступление перемен).

12. Действовать и принимать правильные решения в условиях цейтнота, неопределенности и хаоса.

13. Уважать различные точки зрения.

14. Делегировать полномочия без потери качества результата.

15. Принимать решения и добиваться их исполнения.

16. Отменять свои решения, если ситуация изменилась не так, как планировалось.

17. Быть гибким и принципиальным одновременно.

18. Доверять и уважать начальников, коллег, подчиненных.

19. Находить и нести новые смыслы в мир.

20. Саморелиазоваться самому и давать саморелиазоваться другим.

21. Уметь «выпрыгивать2 из текучки, повседневности, рутины.

22. Уметь одновременно занимать противоположные точки зрения и находить выходы из безвыходной ситуации.

23. Учить других и учиться самому.

24. Проектировать и строить будущее.

25. Черпать мировую космическую энергию и трансформировать ее в добрые дела.

26. Дарить людям радость.

27. И многое, многое другое…

В заключение хочется пожелать всем нам не уставать работать над дальнейшим совершенствованием собственного личного мастерства и открытия новых смыслов, красок и горизонтов в менеджменте и руководстве. Делать это весело, с творческим задором и огоньком! Тем более, что в современном мире отношения начальник – подчиненный носят в определенной степени условный характер. Каждый человек по-своему уникален, знает и умеет делать что-то лучше всех в мире. Поэтому отношения лучше учиться выстраивать на принципах партнерства равных коллег. Но это уже другая история, которая следует…