Ένας εργαζόμενος σε οποιονδήποτε τομέα αντιμετωπίζει αργά ή γρήγορα το πρόβλημα της σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής. Το κύριο ερώτημα είναι πώς να ξεκινήσετε και πώς να τελειώσετε; Πολλοί ιστότοποι προσφέρουν βασικούς κανόνες και παραδείγματα, δίνοντας λίγη προσοχή στο τελευταίο μέρος των εγγράφων.

Το γράμμα πρέπει να είναι τέλειο από κάθε άποψη. Ακόμη και η παραμικρή μη συμμόρφωση με τους κανόνες μπορεί να βλάψει την εξουσία σας ή το κύρος της εταιρείας.

ΣΕ σύντομη μορφήΣας προτείνουμε να εξοικειωθείτε με τους κύριους κανόνες των επαγγελματικών επιστολών και θα σταθείτε λεπτομερέστερα στο τελευταίο μέρος της επίσημης επιστολής.

Θα χρειαστείτε:

Οι κύριοι κανόνες των επαγγελματικών επιστολών

1. Όταν γράφετε μια επιστολή, να θυμάστε ότι δεν εκφράζετε τη δική σας γνώμη, αλλά μιλάτε για λογαριασμό νομικής οντότητας (ίδρυμα, οργανισμός ή επιχείρηση).
2. Είναι δική σας ευθύνη να είστε σαφείς σχετικά με τα αποτελέσματα που θέλετε να επιτύχετε με αυτήν την επιστολή και να κάνετε αποτελεσματική χρήση όλων των χαρακτηριστικών του κειμένου.
3. Καθορίστε με σαφήνεια το σχέδιο παρουσίασης, επισημαίνοντας τις πληροφορίες στην εισαγωγή, στο κύριο μέρος ή στο τέλος.
4. Στην εισαγωγή, μετά την προσφώνηση, προετοιμάζουμε τον παραλήπτη για αντίληψη. Αυτό μπορεί να είναι μια περίληψη των γεγονότων που οδήγησαν στην εμφάνιση του εγγράφου. Το κύριο μέρος περιέχει μια δήλωση της ουσίας του προβλήματος με την απαραίτητη επιχειρηματολογία (επεξήγηση, ψηφιακοί υπολογισμοί, σύνδεσμοι με νομοθετικές πράξεις).

Ένα πιο αποτελεσματικό και ευκολονόητο κείμενο, στο οποίο πρώτα αναφέρεται η πρόταση, το αίτημα ή το αίτημα, μετά η επιχειρηματολογία και δεν υπάρχει καθόλου εισαγωγικό μέρος.

Μέρος του τέλους - εφαρμογές

Ορισμένα έγγραφα έχουν παραρτήματα που συμπληρώνουν, διευκρινίζουν ή διευκρινίζουν συγκεκριμένα ζητήματα. Πρέπει να σημειωθούν στο τέλος της επιστολής, αφήνοντας μερικές γραμμές από την τελευταία παράγραφο.

Μέθοδοι σχεδιασμού εφαρμογής:

1) Οι αιτήσεις που αναφέρονται στο κείμενο, στη συνέχεια συντάσσεται σχετική σημείωση ως εξής:

Παράρτημα: 5 σελίδες, 3 αντίτυπα.

2) Οι αιτήσεις που δεν αναφέρονται στο κείμενο πρέπει να αναφέρονται, φροντίζοντας να αναφέρετε τον τίτλο, τον αριθμό των σελίδων σε κάθε αίτηση και τον αριθμό των αντιγράφων.

Παράρτημα: «Βεβαίωση εκτίμησης κόστους ημιτελούς κατασκευής», 2 σελίδες, 3 αντίτυπα.

3) Μερικές φορές υπάρχουν πολλές εφαρμογές. Στη συνέχεια αναφέρονται ονομαστικά και αριθμημένα. Εάν ο αριθμός των αιτήσεων είναι μεγάλος, συντάσσεται ξεχωριστά μια λίστα με αυτές και στο γράμμα μετά το κείμενο σημειώνονται τα εξής:

Παράρτημα: σύμφωνα με τη λίστα στη ... σελίδα.

Επισυνάψτε αντίγραφα των εγγράφων στο γράμμα με τη σειρά με την οποία αριθμήθηκαν στο συνημμένο.

Η αίτηση συνήθως υπογράφεται από τους διαχειριστές διαρθρωτικών τμημάτων. Σε περιπτώσεις όπου οι αιτήσεις είναι δεμένες, δεν χρειάζεται να αναφέρεται ο αριθμός των σελίδων.

Η ευγένεια και η ορθότητα είναι η βάση του τέλους

Υπάρχουν διάφορες επιλογές για την κατασκευή του τέλους. Εξαρτάται από το τι ειπώθηκε στην επιστολή.

Τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα παραδείγματα συμπλήρωσης:

1) Επαναλάβετε την ευγνωμοσύνη που δόθηκε στην αρχή ή απλώς σας ευχαριστώ για τη βοήθειά σας:

Ευχαριστώ και πάλι...

Επιτρέψτε μου να σας ευχαριστήσω και πάλι...

Θα θέλαμε να εκφράσουμε για άλλη μια φορά την ειλικρινή μας ευγνωμοσύνη...

Ευχαριστώ για τη βοήθειά σας...

2) Εκφράστε ελπίδες:

Ελπίζουμε ότι η συμφωνία θα είναι αμοιβαία επωφελής...

Ελπίζουμε η προσφορά μας να σας ενδιαφέρει...

Προσβλέπουμε σε στενή και αμοιβαία επωφελή συνεργασία...

Ελπίζω σύντομα να μπορέσω να σας γνωρίσω από κοντά...

Ελπίζω να λάβω την απάντησή σας σύντομα...

3) Καθησυχασμός του παραλήπτη (συνήθως έχει ψυχολογικά θετική επίδραση στον παραλήπτη):

Σας διαβεβαιώνουμε ότι μπορείτε να βασιστείτε πλήρως στην υποστήριξή μας...

Θα χαρούμε να συνεργαστούμε μαζί σας...

Θα χαρώ να συνεργαστώ μαζί σας και θα περιμένω την απάντησή σας...

4) Αίτημα:

Διαβάστε προσεκτικά το υλικό και απαντήστε...

Σας ζητάμε να ενημερώσετε άμεσα...

Σας ζητάμε να λάβετε άμεσα μέτρα για να βελτιωθεί η κατάσταση...

Καλέστε με όποτε σας βολεύει...

5) Επαναλαμβάνοντας την ήδη εκφρασμένη συγγνώμη για την ταλαιπωρία:

Για άλλη μια φορά ζητώ συγγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε...

Ζητούμε ειλικρινά συγγνώμη για αυτήν την αναγκαστική καθυστέρηση πληρωμής...

Χωρίστρα

1) Στην επίσημη αλληλογραφία μπορείτε να πείτε αντίο με διάφορους τρόπους:

Ειλικρινά…

Με εκτίμηση και Τις καλύτερες ευχές μου…

Με ειλικρινή σεβασμό προς εσάς...

Σας ευχόμαστε επιτυχία.

2) Εάν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη ή συνεργάζεστε επιτυχώς μαζί του, τότε μπορείτε να ολοκληρώσετε την επιστολή με φιλικές φράσεις (μη οικεία):

Με εκτίμηση...

Τις καλύτερες ευχές μου…

Με ευγνωμοσύνη και ευχές.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε το έγγραφο χωρίς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δομές!

Αγγλικά χαρακτηριστικά των γραμμάτων που τελειώνουν

1. Συνήθως τελειώνουν μια επίσημη επιστολή ως εξής: Με εκτίμηση (με εκτίμηση) ή απλά Δικό σου(Δικό σας) και μια υπογραφή, που να αναφέρει το επώνυμό σας και τη θέση σας κάτω από αυτό.
2. Για να αποφύγετε να φέρετε τον σύντροφό σας σε δύσκολη θέση ή να τον αναγκάσετε να κάνει υποθέσεις για το φύλο σας, κάντε τον κόπο να γράψετε το όνομά σας ολόκληρο, δηλαδή όχι P.R. Dovzhenko, αλλά Pavel Dovzhenko.

Υπογραφή

Οι υπάλληλοι υπογράφουν έγγραφα της αρμοδιότητάς τους.

Το χαρακτηριστικό «υπογραφή» αποτελείται από τον τίτλο εργασίας, τα αρχικά και το επώνυμο του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο.

Διευθυντής του εργοστασίου Mramor (υπογραφή) A.B

Τα έγγραφα που συνάπτονται σε ιδρύματα που λειτουργούν βάσει της αρχής της ενότητας της διοίκησης υπογράφονται από έναν υπάλληλο (διευθυντή, αναπληρωτή ή υπάλληλο στον οποίο έχει ανατεθεί).

Τα έγγραφα των συλλογικών οργάνων (πρωτόκολλα, αποφάσεις) τίθενται με δύο υπογραφές (τον προϊστάμενο και τον γραμματέα). Η παραγγελία υπογράφεται από τον διαχειριστή.

Δύο ή περισσότερες υπογραφές τοποθετούνται σε έγγραφα για το περιεχόμενο των οποίων ευθύνονται πολλά άτομα:

• Τα νομισματικά και οικονομικά έγγραφα υπογράφονται από τον επικεφαλής του ιδρύματος και τον επικεφαλής λογιστή.
• συμφωνίες υπογράφονται από εκπροσώπους των συμβαλλομένων μερών.

Οι υπογραφές πολλών προσώπων σε έγγραφα τοποθετούνται η μία κάτω από την άλλη με μια σειρά που αντιστοιχεί στην ιεραρχία της υπηρεσίας.

Διευθυντής (υπογραφή) S.P. Antonyuk

Αρχιλογιστής (υπογραφή) V.T.Dudko

Εάν ένα έγγραφο υπογράφεται από πολλά άτομα που καταλαμβάνουν την ίδια θέση, οι υπογραφές τους πρέπει να τοποθετούνται στο ίδιο επίπεδο.

Διευθυντής του εργοστασίου Luch Διευθυντής του εργοστασίου Svet

(υπογραφή) V.R Sakhno (υπογραφή) L.P. Kotov

Η υπογραφή αρχίζει με τα αρχικά (που τοποθετούνται πριν από το επώνυμο), ακολουθούμενα από το επώνυμο. Δεν χρειάζεται να βάλετε την αποκρυπτογράφηση της υπογραφής σε αγκύλες!

Σφραγίδα

Για την εξασφάλιση νομικής ισχύος, ορισμένα έγγραφα σφραγίζονται με σφραγίδα: συμβάσεις, διατάγματα, συμπεράσματα κ.λπ. Η σφραγίδα πρέπει να περιλαμβάνει μέρος του τίτλου εργασίας και την προσωπική υπογραφή.

Ημερομηνία

Η ημερομηνία τοποθετείται κάτω από την υπογραφή στα αριστερά.

Η επίσημη επιστολή έχει ημερομηνία την ημέρα που υπογράφηκε ή εγκρίθηκε από τον επικεφαλής του ιδρύματος.

Υπάρχει μια γενικά αποδεκτή παραγγελία γνωριμιών:

1. Τα στοιχεία ημερομηνίας γράφονται σε μία γραμμή σε τρία ζεύγη Αραβικοί αριθμοίμε σειρά: ημέρα, μήνας, έτος.
2. εάν ο αύξων αριθμός της ημέρας ή του μήνα είναι ο αριθμός των πρώτων δέκα (από το 1 έως το 9), τότε τοποθετείται ένα μηδέν μπροστά του: 03.01.15 .
3. Λέξη έτος,μείωση σολ. δεν το βάζουν.

• Όταν τελειώσετε, ελέγξτε το γράμμα για γραμματικά λάθη και βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα περιττό.
• Δώστε την επιστολή σε έναν συνάδελφο ή, αν είναι δυνατόν, σε έναν διευθυντή να διαβάσει. Μια εξωτερική προοπτική θα βοηθήσει στον εντοπισμό ελλείψεων που διαφορετικά θα μπορούσαν να παραβλεφθούν.
• Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση τηλεφώνου/email σας. Αυτό είναι συχνά απαραίτητο για τη γρήγορη επίλυση του προβλήματος που καθορίζεται στην επιστολή.
• Εκτός από τις γενικές καθολικές απαιτήσεις και τους κανόνες σχεδιασμού, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κάθε τύπος εγγράφου έχει τα δικά του σχεδιαστικά χαρακτηριστικά.

Να θυμάστε ότι δεν έχουν όλα τα έγγραφα μια πλήρη λίστα με τα στοιχεία που αναφέρονται παραπάνω, αλλά μόνο ένα συγκεκριμένο σύνολο από αυτά που παρέχουν νομική ισχύκαι την πληρότητα αυτού του συγκεκριμένου τύπου εγγράφου.

Καλή επιτυχία στις συναλλαγές σας και στις επιθυμητές απαντήσεις!

Συχνές ερωτήσεις και απαντήσεις

Τι είναι ωραίο να γράφεις στο τέλος μιας επιχειρηματικής πρότασης;

Μην χρησιμοποιείτε λέξεις και φράσεις στο τελικό στάδιο που μπορεί να θεωρηθούν χειραγώγηση («ελπίζουμε σε αμοιβαία επωφελή συνεργασία», «ευχαριστώ εκ των προτέρων για την απάντησή σας», «θα περιμένουμε την απάντησή σας επιστολή» κ.λπ.).

Πρέπει να γράψετε «τις καλύτερες ευχές» ή «με σεβασμό» στο τέλος της επιστολής;

Σίγουρα, «με σεβασμό», πρέπει να τηρηθεί επιχειρηματικό στυλανακοίνωση.

Τι γράφουν συνήθως στο τέλος μιας επιστολής αν ζητήσουν γρήγορη απάντηση;

Τίποτα τέτοιο δεν γράφεται σε μια επαγγελματική επιστολή.

Πρέπει να γράψετε «με εκτίμηση» ή «τις καλύτερες ευχές» στην υπογραφή του email σας;

"Ειλικρινά".

Πώς να αντικαταστήσετε την υπογραφή "με σεβασμό";

«Με όλο τον σεβασμό», «Με σεβασμό».

Πώς να τερματίσετε μια επιστολή παρουσίασης;

Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας.

Πώς αλλιώς μπορείτε να γράψετε «Θα ήθελα να ειδοποιήσω»;

«Θα ήθελα να ενημερώσω», «ειδοποιώ», «ενημερώσω», «ανακοινώσω», «επιστήσω την προσοχή του».

Είναι σωστή η φράση: «Θα τελειώσω την αναφορά μου με λέξεις»;

Πιθανώς ο καθένας τουλάχιστον μία φορά χρειάστηκε να αντιμετωπίσει την ανάγκη να γράψει μια επαγγελματική επιστολή. Κατά τη σύνταξη του, άθελά σου καταλήγεις στο συμπέρασμα ότι δεν είναι καθόλου εύκολο. Υπάρχουν πολλοί κανόνες και κανονισμοί για τη σύνταξη επιχειρηματικών επιστολών που πρέπει να γνωρίζετε. Το άρθρο περιγράφει λεπτομερώς τη διαδικασία σύνταξης ενός εγγράφου, παρέχει δείγματα επαγγελματικών επιστολών και συζητά τους τύπους και τον σχεδιασμό τους.

Μορφή

Τα έτοιμα έντυπα θα προσθέσουν σταθερότητα και θα υποδείξουν την αξιοπιστία της εταιρείας. Περιέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για τον οργανισμό, όπως:

• Ονομα.
• Διεύθυνση.
• Τηλέφωνα επικοινωνίας.
• Δικτυακός τόπος.
• E-mail.
• Λογότυπο.
• Άλλα στοιχεία επικοινωνίας.

Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες σχετικά με τα έντυπα. Επομένως, κάθε οργανισμός αποφασίζει ανεξάρτητα ποιες πληροφορίες θα συμπεριλάβει σε αυτές.

Πώς να γράψετε σωστά επαγγελματικές επιστολές; Παρασκευή

Οι επαγγελματικές επιστολές γράφονται και μορφοποιούνται με συγκεκριμένο τρόπο, σύμφωνα με τους εγγενείς κανόνες και τις απαιτήσεις τους. Ανάλογα με τον στόχο, ο συγγραφέας σκέφτεται το περιεχόμενο λεπτομερώς για να λάβει το αποτέλεσμα που υπολογίζει. Πρέπει να κατανοήσει με σαφήνεια ποιες πληροφορίες γνωρίζει ήδη ο παραλήπτης για το θέμα της επιστολής, σε τι να τη βασίσει και τι νέο θα υπάρχει σε αυτήν. Τα επιχειρήματα εξαρτώνται από τον στόχο που επιδιώκει ο συγγραφέας. Η διαδικασία προετοιμασίας μιας επιχειρηματικής επιστολής μπορεί να χωριστεί στα ακόλουθα στάδια:

• Μελετώντας το θέμα.
• Σύνταξη σχεδίου επιστολής.
• Η έγκρισή του.
• Υπογραφή.
• Εγγραφή.
• Αποστολή στον παραλήπτη.

Δομή των επαγγελματικών επιστολών

Κατά τη σύνταξη ενός γράμματος, είναι απαραίτητο να το κορεστείτε με πληροφορίες, δηλαδή να βάλετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες εκεί. Μπορεί να είναι απλό ή σύνθετο. Σε μια απλή επιστολή, το περιεχόμενο μεταφέρει με σαφήνεια και περιεκτικότητα πληροφορίες που γενικά δεν απαιτούν απάντηση από τον παραλήπτη. Ένα σύνθετο μπορεί να αποτελείται από πολλές ενότητες, σημεία και παραγράφους. Κάθε παράγραφος παρουσιάζει μια πτυχή της πληροφορίας. Αυτοί οι τύποι δειγμάτων επαγγελματικών επιστολών αποτελούνται συνήθως από μια εισαγωγική ενότητα, το σώμα και το κλείσιμο.

Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής - το εισαγωγικό της μέρος.

Το κύριο μέρος περιγράφει καταστάσεις και γεγονότα, παρέχει την ανάλυση και τα στοιχεία τους. Σε αυτό το κομμάτι είναι που πείθουν ότι πρέπει να δράσουν με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, να αποδείξουν πώς ήταν τα πράγματα και να ενημερώσουν για την ανάγκη συμμετοχής σε οποιαδήποτε εκδήλωση, δίνοντας διάφορα επιχειρήματα.

Το συμπέρασμα περιέχει συμπεράσματα που γίνονται με τη μορφή προτάσεων, αιτημάτων, υπενθυμίσεων, αρνήσεων κ.λπ.

Ένα παράδειγμα σύνταξης επιχειρηματικής επιστολής - το τελευταίο μέρος της - παρουσιάζεται παρακάτω. Αυτό συνοψίζει την απαίτηση που αναφέρεται στην κύρια.

Όλες οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να είναι άριστα συνεπείς και κατανοητές.

Κάθε γράμμα ξεκινά με μια διεύθυνση στο κέντρο. Αυτό το μικρό κομμάτι είναι εξαιρετικά σημαντικό. Κατά την επιλογή του, ο συγγραφέας πρέπει να λάβει υπόψη του:

• Θέση αποδέκτη.
• Η φύση της σχέσης.
• Διατύπωση.
• Εθιμοτυπία.

Θα πρέπει να υπάρχει μια ευγενική φόρμα στο τέλος της επιστολής. Για παράδειγμα: «...Εκφράζω την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία (ευγνωμοσύνη για την πρόσκληση)...» Αυτές οι φράσεις ακολουθούνται από την υπογραφή του συγγραφέα.

Στυλ

Όλα τα γράμματα πρέπει να φυλάσσονται επίσημο επιχειρηματικό στυλ, που σημαίνει τη χρήση του λόγου για επίσημες επιχειρηματικές σχέσεις. Τα χαρακτηριστικά μιας τέτοιας γλώσσας διαμορφώνονται στις ακόλουθες συνθήκες:

• Οι κύριοι συμμετέχοντες στις επιχειρηματικές σχέσεις είναι νομικά πρόσωπα, για λογαριασμό των διευθυντών και των υπαλλήλων του οποίου συντάσσονται επιστολές.
• Οι σχέσεις σε οργανισμούς ρυθμίζονται αυστηρά.
• Αντικείμενο επικοινωνίας είναι οι δραστηριότητες της εταιρείας.
• Τα έγγραφα διαχείρισης έχουν γενικά έναν συγκεκριμένο παραλήπτη.
• Συχνά, κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού, συμβαίνουν οι ίδιες καταστάσεις.

Από την άποψη αυτή, οι πληροφορίες που περιέχονται σε μια επαγγελματική επιστολή θα πρέπει να είναι:

• Επίσημος, απρόσωπος, τονίζοντας την απόσταση μεταξύ των συμμετεχόντων στην επικοινωνία.
• Απευθύνεται, προορίζεται για συγκεκριμένο παραλήπτη.
• Επίκαιρο τη στιγμή της συγγραφής.
• Αξιόπιστη και αμερόληπτη.
• Αιτιολογημένο να παρακινήσει τον παραλήπτη να εκτελέσει οποιαδήποτε ενέργεια.
• Ολοκληρώθηκε για λήψη αποφάσεων.

Απαιτήσεις

Επαγγελματική επιστολήπρέπει να πληρούν τις ακόλουθες απαιτήσεις:

• Ο λόγος είναι τυποποιημένος σε όλα τα επίπεδα - λεξιλογικό, μορφολογικό και συντακτικό. Περιέχει πολλές εκφράσεις, όρους και τύπους.
• Ο τόνος της γραφής είναι ουδέτερος, συγκρατημένος και αυστηρός, χωρίς τη χρήση συναισθηματικής και εκφραστικής γλώσσας.
• Ακρίβεια και σαφήνεια του κειμένου, χωρίς λογικά λάθη, σαφήνεια και στοχαστική διατύπωση.
• Συνοπτικότητα και συντομία - χωρίς τη χρήση εκφράσεων που έχουν πρόσθετο νόημα.
• Η χρήση γλωσσικών τύπων που σχηματίζονται ως αποτέλεσμα επαναλαμβανόμενων καταστάσεων.
• Η χρήση όρων, δηλαδή λέξεων ή φράσεων που έχουν ειδικές έννοιες.
• Η χρήση συντομογραφιών, οι οποίες μπορεί να είναι λεξιλογικές (δηλαδή, σύνθετες λέξεις που σχηματίζονται με την αφαίρεση γραμμάτων από μέρη λέξεων: LLC, GOST και ούτω καθεξής) και γραφικές (δηλαδή, ονομασίες λέξεων σε συντομευμένη μορφή: grn, zh-d, και τα λοιπά.).
• Η χρήση κατασκευών στις γεννητικές και οργανικές περιπτώσεις.
• Φράσεις με λεκτικά ουσιαστικά («παρέχω υποστήριξη» αντί για «υποστήριξη»).
• Χρήση απλών κοινών προτάσεων.

Τα παραπάνω δείγματα επιχειρηματικών επιστολών παρακάτω φαίνονται στο πλήρης έκδοση(με το κύριο μέρος). Οι πληροφορίες πληρούν όλες τις απαιτήσεις ενός επίσημου επιχειρηματικού στυλ.

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Είναι καλύτερο να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή για ένα συγκεκριμένο θέμα. Εάν είναι απαραίτητο να επιλύσετε πολλά ζητήματα ταυτόχρονα, συνιστάται να σχεδιάσετε πολλές διαφορετικές επιλογές.

Οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να έχουν το ακόλουθο περιεχόμενο:

• Συνοδευτικά. Τέτοιες επιστολές χρειάζονται συνήθως για να σας ενημερώσουν πού να στείλετε έγγραφα.
  (Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή; Δείγμα συνοδευτική επιστολήθα βοηθήσει όσους χρειάζονται να συντάξουν αυτό το είδος εγγράφου.)

• Εγγυημένα. Είναι γραμμένα για να επιβεβαιώσουν τυχόν υποσχέσεις ή προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, η πληρωμή για εργασία, ενοίκιο, χρόνους παράδοσης κ.λπ. μπορεί να είναι εγγυημένη.
• Ευχαριστώ. Έχουν αρχίσει να χρησιμοποιούνται ιδιαίτερα συχνά πρόσφατα. Τέτοιες επιστολές δείχνουν καλό εταιρικό τόνο. Μπορούν να εκδοθούν σε κανονικό επιστολόχαρτο ή σε έγχρωμο χαρτί με όμορφη εκτύπωση.
  (Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή; Ένα δείγμα της ποικιλίας των ευχαριστιών συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή, ανάλογα με τις εργασίες που επιλύει. Σε αυτήν την περίπτωση, η επιστολή εκφράζει την ουσία της με τη συντομότερη μορφή. Ένα τέτοιο δείγμα, κατασκευασμένο σε χρωματιστό χαρτί με ένα στολίδι, μπορεί να κρεμαστεί στον τοίχο στην παρέα του δωματίου σε ένα τιμητικό μέρος.)

• Ενημερωτική.
• Διδακτικός.
• Συγχαρητήρια.
• Διαφήμιση.

Υπάρχουν επίσης γράμματα:

• Προτάσεις για συνεργασία. Αρκετά συνηθισμένο τον τελευταίο καιρό, που αποστέλλονται σε οργανισμούς, είναι συχνά διαφημιστικού χαρακτήρα, για παράδειγμα, όπως αυτό το δείγμα. Είναι αρκετά δύσκολο να γράψετε εμπορικές επιστολές, πρέπει να λάβετε υπόψη πολλές αποχρώσεις για να τραβήξετε την προσοχή, και ακόμη περισσότερο, να ενδιαφερθείτε. Αν όμως το συνθέσετε σύμφωνα με το παρακάτω δείγμα, έχει κάθε πιθανότητα επιτυχίας.

• Προσκλήσεις. Αποστέλλονται, προσκαλώντας τους να συμμετάσχουν σε διάφορες εκδηλώσεις. Συνήθως απευθύνονται στον διευθυντή ή επίσημος ανώτερος υπάλληλος, αλλά μπορεί να απευθύνεται και σε όλη την ομάδα.
• Αιτήματα.
• Ειδοποιήσεις.
• Αιτήματα και πολλά άλλα.

Πώς να γράψετε μια απάντηση σε μια επιστολή. Παράδειγμα

Η απάντηση πρέπει να ξεκινήσει επαναλαμβάνοντας το αίτημα που αναφέρεται στην πρώτη επιστολή. Στη συνέχεια δίνονται τα αποτελέσματα της εξέτασης του και εκφράζεται έγκριση ή λόγος άρνησης. Μια επιστολή απάντησης επιχείρησης μπορεί να περιέχει εναλλακτική λύσηαναμενόμενες πληροφορίες. Συνήθως πληροί τις ακόλουθες αρχές:

• Διαθεσιμότητα συνδέσμου προς το πρώτο γράμμα και το περιεχόμενό του.
• Πανομοιότυπη γλώσσα σημαίνει.
• Συγκρίσιμες πτυχές πεδίου εφαρμογής και περιεχομένου.
• Συμμόρφωση με μια συγκεκριμένη σειρά.

Εγγραφή

Εκτός από τη χρήση εταιρικών επιστολόχαρτων για επαγγελματικές επιστολές, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη και άλλες λεπτότητες κατά το σχεδιασμό τους. Αυτά είναι λεπτομέρειες, κανόνες για συντομογραφίες, διευθύνσεις γραφής, επικεφαλίδες, μήκος κειμένου, πλάτη πεδίων και άλλα.

Δείγματα μιας επαγγελματικής επιστολής σάς βοηθούν να τη συνθέσετε, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις λεπτές αποχρώσεις και τις αποχρώσεις. Χρησιμοποιούνται τόσο από αρχάριους εργαζόμενους γραφείου όσο και από έμπειρους εργαζόμενους. Χάρη στα δείγματα μαθαίνουν να γράφουν σωστά γράμματα και εξοικονομούν πολύ χρόνο.

Σκεφτείτε πόσο επίσημη πρέπει να είναι η επιστολή.Αυτό καθορίζεται από τη σχέση με τον παραλήπτη της επιστολής. Για παράδειγμα:

• Εάν γράφετε σε έναν υπάλληλο, έναν μελλοντικό εργοδότη, έναν επιστημονικό επόπτη ή κάποιον άλλον με τον οποίο έχετε αμιγώς επαγγελματική και επιχειρηματικές σχέσεις, τότε η επιστολή θα πρέπει να είναι επίσημη.
• Εάν γράφετε στον τρέχοντα εργοδότη, συνάδελφο, συγγενή σας ή σε κάποιον που δεν γνωρίζετε πολύ καλά, είναι αποδεκτό ένα ημι-επίσημο στυλ γραφής.

Σκεφτείτε πώς θα στείλετε την επιστολή, μέσω email ή σε χαρτί.Αυτό επηρεάζει επίσης τον βαθμό τυπικότητας της επιστολής.

• Οι περισσότερες επίσημες επιστολές πρέπει να πληκτρολογούνται σε υπολογιστή, να εκτυπώνονται και να ταχυδρομούνται, εκτός εάν, φυσικά, το θέμα είναι επείγον ή ο παραλήπτης προτιμά το email.
• Για ανεπίσημες επιστολές, τα email ή οι χειρόγραφες επιστολές είναι επίσης κατάλληλες.
• Σε περίπτωση ημι-επίσημων επιστολών, πρέπει να γίνει τηλεφωνική κλήση. Εάν κατά τη διάρκεια της συνομιλίας αποφασίσετε ότι η αλληλογραφία πρέπει να διεξαχθεί μέσω email, ας είναι. Εάν δεν είστε σίγουροι για αυτό, γράψτε τακτικά γράμματα.