Το πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας είναι ένα επίσημο έγγραφο που αποτελεί γραπτή επιβεβαίωση ότι χάσατε την εργασία σας για βάσιμο λόγο, ο οποίος δεν συνεπάγεται την επιβολή κυρώσεων σε εσάς από τον εργοδότη.

Αγαπητοί αναγνώστες! Το άρθρο μιλά για τυπικούς τρόπους επίλυσης νομικών ζητημάτων, αλλά κάθε περίπτωση είναι ατομική. Αν θέλετε να μάθετε πώς λύσε ακριβώς το πρόβλημά σου- επικοινωνήστε με έναν σύμβουλο:

ΑΙΤΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΚΛΗΣΕΙΣ ΓΙΝΟΝΤΑΙ ΔΕΚΤΕΣ 24/7 και 7 ημέρες την εβδομάδα.

Είναι γρήγορο και ΔΩΡΕΑΝ!

Αυτό το φύλλο περιέχει πληροφορίες για το πόσο καιρό είστε άρρωστος, τη διάγνωση που έγινε από ειδικό και εάν υπήρξαν παραβιάσεις του νοσοκομειακού καθεστώτος. Επίσης, αυτό το φύλλο πρέπει απαραίτητα να αναφέρει το όνομα του ιατρικού ιδρύματος και πληροφορίες σχετικά με αυτό.

Προκειμένου το φύλλο να αναγνωριστεί πλήρως ως επίσημο έγγραφο, είναι απαραίτητο να τηρούνται ορισμένοι καθιερωμένοι κανόνες σχεδιασμού.

Το φύλλο που επιβεβαιώνει την προσωρινή αναπηρία σας πρέπει να περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία και σφραγίδες. Αξίζει να σημειωθεί ότι η ποσότητα και οι μορφές τους επίσης ρυθμίζονται αυστηρά.

Πολλοί εργαζόμενοι μπορεί να έχουν μια ερώτηση: τι και πόσα ένσημα πρέπει να υπάρχουν σε ένα πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας; Ας το καταλάβουμε.

Κανόνες δικαίου

Το κράτος υποχρεούται να διατηρεί θέση εργασίας και μέσες αποδοχές για ένα άτομο που έχει μείνει προσωρινά ανάπηρο, αλλά μόνο με την προϋπόθεση ότι είναι ασφαλισμένος. Το κύριο έγγραφο που μπορεί να επιβεβαιώσει ότι ένα άτομο βρισκόταν σε αναρρωτική άδεια είναι ένα πιστοποιητικό προσωρινής ανικανότητας προς εργασία.

Οι βασικές νομικές πράξεις που ρυθμίζουν το χρόνο προσωρινής ανικανότητας ενός ατόμου είναι:

Ο Κώδικας Εργασίας καθορίζει την περίοδο ανικανότητας προς εργασία και τη διαδικασία καταβολής των μισθών για αυτήν την περίοδο.

Σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία:

• ο εργαζόμενος δεν μπορεί να απολυθεί κατά τη διάρκεια της προσωρινής αναπηρίας του.
• εάν ένας υπάλληλος αρρωστήσει κατά τη διάρκεια των διακοπών του, τότε έχει το δικαίωμα να απαιτήσει την αναβολή του.
• σε περίπτωση τραυματισμού λόγω εργασίας, ο εργαζόμενος πρέπει να λάβει αναρρωτική άδεια, καθώς και χρηματική αποζημίωση.
• ο εργοδότης υποχρεούται να παρέχει την κατάλληλη άδεια στην έγκυο γυναίκα.

Οι γενικές αρχές των συστημάτων πληρωμής και υπολογισμού των παροχών κατά την προσωρινή ανικανότητα προς εργασία προσδιορίζονται στον νόμο περί αναρρωτικής άδειας.

Σύμφωνα με το νόμο αυτό, μόνο όσοι καταβάλλουν εισφορές στο Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων μπορούν να υποβάλουν αίτηση για καταβολή επιδομάτων.

Σύμφωνα με το Ν. 255, η αυτοπληρωμή γίνεται:

• εάν ο εργαζόμενος χάσει την ικανότητά του να εργαστεί λόγω τραυματισμού ή ασθένειας εντός ενός μήνα μετά την αποχώρησή του από την εργασία·
• όταν φροντίζετε άρρωστους συγγενείς ή παιδιά.
• ενώ βρίσκεται σε καραντίνα.

Το ύψος των πληρωμών αυτών καθορίζεται ανάλογα με τον χρόνο ασφάλισης κάθε εργαζόμενου.

Όλοι οι βασικοί κανόνες που σχετίζονται με τη διαδικασία συμπλήρωσης της αναρρωτικής άδειας αναφέρονται στο Διάταγμα Νο. 624n.

Επιπλέον, το παρόν έγγραφο περιέχει τις ακόλουθες διατάξεις:

• Η διαδικασία έκδοσης αναρρωτικής άδειας είναι αυστηρά ρυθμισμένη και προσδιορίζεται η διαδικασία και οι κανόνες συμπλήρωσής της. Επίσης έχουν θεσπιστεί κυρώσεις που θα εφαρμόζονται σε περιπτώσεις παραβίασης των κανόνων αυτών.
• Όλες οι βεβαιώσεις αναρρωτικής άδειας έχουν δικαίωμα να συντάσσουν και να εκδίδουν μόνο ιατρικούς εργαζομένους, εφόσον διαθέτουν την απαραίτητη άδεια για την άσκηση ιατρικού έργου.
• Ένα τέτοιο φύλλο που επιβεβαιώνει την προσωρινή αναπηρία σας ισχύει για 15 ημέρες μετά από αυτή την περίοδο, είναι δυνατή η παράτασή του για άλλη περίοδο της ίδιας περιόδου.
• Το πιστοποιητικό ανικανότητας προς εργασία περιέχει ορισμένα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν από τον εργοδότη και ο ιατρικός εργαζόμενος ρυθμίζει τη διαδικασία συμπλήρωσης του εντύπου και για τις δύο κατηγορίες.

Γενικοί κανόνες για την έκδοση πιστοποιητικού ανικανότητας προς εργασία:

• Κάθε γράμμα εισάγεται σε ένα κελί, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε τυπωμένο χειρόγραφο. Αυτό θα σας σώσει από πολλές παρεξηγήσεις και τα όρια κάθε κελιού δεν παραβιάζονται - αυτός είναι ένας αυστηρά καθορισμένος κανόνας.
• Εάν το όνομα της εταιρείας είναι μεγάλο, το οποίο υπερβαίνει τον αριθμό των κελιών, επιτρέπεται να συντομεύσετε το όνομά της, δεν μπορείτε να βάλετε διάφορα σημεία στίξης, όπως τελεία, κόμμα κ.λπ., ακόμα κι αν περιέχονται στο επίσημο. όνομα της εταιρείας.
• Κατά τη διαδικασία πλήρωσης, πρέπει να υπάρχουν κενά μεταξύ των λέξεων.
• Όλες οι νέες λέξεις υποδεικνύονται από την αρχή, δηλαδή από το πρώτο κελί.

Πόσα ένσημα πρέπει να υπάρχουν στο πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας;

Αξίζει να ξεκινήσετε με το γεγονός ότι οι σφραγίδες στην αναρρωτική άδεια πρέπει να περιέχουν την κατάλληλη επιγραφή (προορίζεται για πιστοποιητικό προσωρινής ανικανότητας προς εργασία). Αυτή η προϋπόθεση ρυθμίζεται στο προηγουμένως περιγραφόμενο Διάταγμα του Υπουργείου Υγείας Νο. 624n.

Το πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας σφραγίζεται τόσο από τον ιατρό εκπρόσωπο όσο και από τον άμεσο εργοδότη.

Από τον εργοδότη

Υπάρχουν διάφοροι κανόνες για τον εργοδότη: το αποτύπωμά του πρέπει να περιέχει το επίσημο όνομα του οργανισμού, το οποίο αναφέρεται στο καταστατικό.

Ο αριθμός των σφραγίδων καθορίζεται από τους τοπικούς κανονισμούς του οργανισμού.

Από ιατρικό οργανισμό

Ο ιατρικός οργανισμός πρέπει να προσκομίσει συνολικά 2 σφραγίδες στο πιστοποιητικό προσωρινής αναπηρίας.

Όταν ένας υπάλληλος υποβάλλεται σε πρόσθετη ιατρική εξέταση, πρέπει να τοποθετηθεί τρίτη σφραγίδα από τον οργανισμό που διεξήγαγε αυτήν την εξέταση.

Η σφραγίδα που τοποθετεί ο γιατρός μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη θέση της υπογραφής του.

Ο τύπος πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του οργανισμού, το οποίο αναφέρεται στο έγγραφο του καταστατικού. Για τις σφραγίδες που εκδίδονται από νοσηλευτικά ιδρύματα και ψυχιατρικά ιδρύματα, αυτός ο κανόνας δεν είναι υποχρεωτικός.

Θα ήταν καλύτερο να τραβήξετε μια φωτογραφία του αρχικού συμπληρωμένου πιστοποιητικού αναρρωτικής άδειας και να το κρατήσετε μαζί σας για να αποφύγετε τυχόν δυσάρεστες καταστάσεις ή εάν ο εργοδότης χάσει το πρωτότυπο.

Τι χρειάζεται για το νέο δείγμα φόρμας 2019;

Μπορεί να συμβεί ότι ο εργοδότης αρχίζει να βρίσκει σφάλμα με τη μορφή σφραγίδων που παρέχονται από τον ιατρικό οργανισμό. Ας εξετάσουμε αυτό το ζήτημα.

Στρογγυλό ή τριγωνικό;

Κατ 'αρχήν, οι τριγωνικές και στρογγυλές σφραγίδες δεν έχουν μεγάλη διαφορά στη σημασία, επομένως δεν έχει σημασία τι σχήμα θα είναι. Ωστόσο, τις περισσότερες φορές στα ιατρικά ιδρύματα η εντύπωση γίνεται τριγωνική.

Απαιτήσεις αποτύπωσης

Η βασική προϋπόθεση είναι ότι το έντυπο πρέπει να περιέχει σφραγίδα «για πιστοποιητικά ανικανότητας προς εργασία». Πρέπει να είναι ευανάγνωστο και να βρίσκεται σε αυστηρά καθορισμένο σημείο στο έγγραφο.

Πού πρέπει να σταθούν;

Κάθε μία από τις σφραγίδες πρέπει να βρίσκεται σε ένα αυστηρά καθορισμένο μέρος για αυτήν και δεν πρέπει να ανησυχείτε για το γεγονός ότι υπερβαίνει τα όρια αυτού του πεδίου.

Η βασική προϋπόθεση είναι η εκτύπωση να μην πέφτει στα κελιά που θα συμπληρωθούν. Πρέπει να είναι ευανάγνωστο και κατανοητό.

Η θέση της σφραγίδας βρίσκεται στο πάνω και κάτω μέρος της δεξιάς γωνίας.

Πρωτότυπη φωτογραφία:

Κοινά λάθη

Τώρα θα πρέπει να εξετάσουμε τα κύρια λάθη που γίνονται πιο συχνά κατά την προετοιμασία ενός εγγράφου. Αν δεν διορθωθούν, τότε...

Τι γίνεται αν έχει τοποθετηθεί λανθασμένα;

Εάν η σφραγίδα τοποθετηθεί σε διαφορετικό μέρος του εντύπου, αυτό μπορεί να θεωρηθεί χονδροειδές σφάλμα. Και τότε η φόρμα πρέπει να αντικατασταθεί.

Επομένως, είναι καλύτερο να τοποθετείτε γραμματόσημα σε αυστηρά ενδεικνυόμενα σημεία χωρίς αποκλίσεις.

Εάν δεν είναι ευανάγνωστο ή θολό

Σε αυτήν την περίπτωση, ο εργαζόμενος πρέπει απλώς να επικοινωνήσει με τον ιατρικό οργανισμό όπου έλαβε προηγουμένως αυτήν την αναρρωτική άδεια. Εκεί καλείται να αντικαταστήσει το έγγραφο με ένα αντίγραφο.

Αυτό το σφάλμα από μόνο του θεωρείται χονδροειδές. Χρησιμοποιώντας τις σφραγίδες που υποδεικνύονται από τον ιατρικό οργανισμό, ο εργοδότης μπορεί να επαληθεύσει τη γνησιότητα αυτού του πιστοποιητικού αναρρωτικής άδειας.

Εάν για κάποιο λόγο πέρα ​​από τον έλεγχό σας δεν σας δοθεί διπλό πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας, τότε δεν θα χρειαστεί να υπολογίζετε σε χρηματική αποζημίωση ή άλλες πληρωμές.

Εάν η σφραγίδα ενός ιατρικού οργανισμού δεν μπορεί να διαβαστεί, πέφτει σε ένα μέρος που είναι συμπληρωμένο και περιπλέκει την αναγνώριση πληροφοριών, τότε ένα τέτοιο πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας θεωρείται κατεστραμμένο και πρέπει να αντικατασταθεί.

Αν υπερβαίνει (αγγίζει το κελί)

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι η εκτύπωση που προεξέχει πέρα ​​από τη γραμμή. Πρέπει να ξανακάνω ένα τέτοιο φύλλο ή υπάρχει τρόπος να το φτιάξω;

Όλα εξαρτώνται από το αν η εκτύπωση ταιριάζει στα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν ή όχι.

Αν όχι, τότε όλα είναι καλά και δεν χρειάζεται να γίνει τίποτα. Εάν η τσιμούχα εξακολουθεί να εμφανίζεται στο εξάρτημα που πρέπει να συμπληρωθεί, αλλά δεν δυσκολεύει την ανάγνωση των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτό το πεδίο, τότε το φύλλο δεν χρειάζεται να αντικατασταθεί.

Αν βάλεις το λάθος

Δεν υπάρχουν επίσημοι κανονισμοί για αυτό το ευαίσθητο θέμα. Όμως, με βάση το Διάταγμα του Υπουργείου Υγείας της Ρωσικής Ομοσπονδίας Νο. 624n, μπορείτε να προχωρήσετε ως εξής: διαγράψτε προσεκτικά τη λανθασμένη σφραγίδα, στη συνέχεια βάλτε ένα αποτύπωμα της σωστής σφραγίδας στην πίσω πλευρά, κάντε μια υπογραφή που επιβεβαιώνει ότι αυτή η σφραγίδα είναι σωστή - «πιστέψτε τη διορθωμένη».

Πόσα ένσημα πρέπει να υπάρχουν στο πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας;, εξαρτάται από το ποιος τα βάζει κάτω. Ας εξετάσουμε τις απαιτήσεις που ορίζει ο νόμος.

Ποιος σφραγίζει την αναρρωτική άδεια και πόσα ένσημα πρέπει να υπάρχουν σε αυτήν;

Στο πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας σφραγίζονται τα ακόλουθα:

1. Ιατρικός οργανισμός που χορηγεί αναρρωτική άδεια.

Γενικά, υπάρχουν 2 σφραγίδες από ένα ιατρικό ίδρυμα - το πρώτο τοποθετείται στο έγγραφο κατά το άνοιγμα μιας αναρρωτικής άδειας, το δεύτερο - κατά το κλείσιμο. Εάν ο εργαζόμενος έχει υποβληθεί σε ιατροκοινωνική εξέταση, τότε η αναρρωτική άδεια πρέπει να φέρει και τη σφραγίδα του οργανισμού που τη διεξήγαγε.

2. Εργοδότης - αν υπάρχει σφραγίδα.

Γενικά, η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν θεσπίζει απαιτήσεις για την παρουσία σφραγίδας - ούτε για νομικά πρόσωπα ούτε για μεμονωμένους επιχειρηματίες. Ωστόσο, σε ορισμένες έννομες σχέσεις, η χρήση σφραγίδας μπορεί να ορίζεται από το νόμο. Εάν τοποθετηθεί σφραγίδα από τον εργοδότη, αυτή, όπως στην περίπτωση της σφραγίδας ιατρικού ιδρύματος, δεν πρέπει να καταλήγει στα κελιά του εγγράφου.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της χρήσης σφραγίδων στις δραστηριότητες ενός οργανισμού στο άρθρο .

Τι γραμματόσημα πρέπει να χρησιμοποιούνται για νοσοκομειακά και ιατρικά πιστοποιητικά;

Οι βασικές απαιτήσεις για τα ένσημα που τοποθετούνται στα πιστοποιητικά αναρρωτικής άδειας από ιατρικά ιδρύματα και εργοδότες είναι οι εξής:

• το αποτύπωμα πρέπει να αντικατοπτρίζει το όνομα του ιατρικού ιδρύματος, που αντιστοιχεί στο καταστατικό του·
• η σφραγίδα πρέπει να είναι ευανάγνωστη·
• το αποτύπωμα δεν πρέπει να παραβιάζει ορισμένα κελιά του εγγράφου (αλλά ταυτόχρονα μπορεί να εκτείνεται πέρα ​​από την περιοχή που έχει διατεθεί για την επικόλληση της σφραγίδας).

Κατά την έκδοση αναρρωτικής άδειας (και πιστοποιητικών), τα ιατρικά ιδρύματα έχουν το δικαίωμα να χρησιμοποιούν τόσο τις κύριες σφραγίδες (που χρησιμοποιούνται, για παράδειγμα, κατά την πιστοποίηση πρωτογενών εγγράφων) όσο και αυτές που δημιουργούνται χωριστά για αναρρωτική άδεια και πιστοποιητικά. Το κύριο πράγμα είναι ότι η σφραγίδα του ιατρικού ιδρύματος πληροί τις απαιτήσεις που καθορίζονται παραπάνω.

Επιπλέον, εάν ένα ιατρικό ίδρυμα χρησιμοποιεί επίσημη σφραγίδα, πρέπει να έχει στρογγυλό σχήμα (ρήτρα 3.1 του GOST R 51511-2001). Σε άλλες περιπτώσεις, το σχήμα της σφραγίδας δεν έχει σημασία (κατά κανόνα, στα ιατρικά ιδρύματα είναι τριγωνικό).

Για την πιστοποίηση αναρρωτικής άδειας, οι ιδιωτικοί οργανισμοί μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν οποιεσδήποτε βολικές σφραγίδες - τόσο κύριες όσο και ξεχωριστές (για παράδειγμα, για άδεια ασθενείας και άλλα έγγραφα πληρωμής) που πληρούν τις καθορισμένες απαιτήσεις. Οι ιδιώτες ιδιοκτήτες, κατά κανόνα, δεν έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν επίσημες σφραγίδες (άρθρο 4 του νόμου «Για το κρατικό έμβλημα της Ρωσίας» της 25ης Δεκεμβρίου 2000 No. 2-FKZ).

Το ερώτημα εάν χρειάζονται σφραγίδες στα γράμματα και, εάν ναι, ποια γράμματα πρέπει να σφραγιστούν, τίθεται αρκετά συχνά στην πράξη. Η απόφασή του περιπλέκεται ακόμη περισσότερο από το γεγονός ότι δεν υπάρχουν σαφείς οδηγίες στον νόμο για αυτό το θέμα. Σε αυτό το άρθρο προσπαθήσαμε να δώσουμε μια ολοκληρωμένη απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα, με γνώμονα τη σκοπιμότητα και την κοινή λογική.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Γιατί τοποθετείται σφραγίδα σε μια επιστολή ή άλλο έγγραφο;

Πριν ρωτήσετε εάν χρειάζεται εκτύπωση σε επιστολές, Πρώτα πρέπει να καταλάβετε τι είναι. Πρόκειται για μια ειδική συσκευή με επίπεδη βάση από σκληρό καουτσούκ. Μια κατοπτρική εικόνα της σφραγίδας μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού κόβεται σε ένα στρώμα από καουτσούκ. Εάν αυτό το στρώμα επικαλυφθεί με ειδική βαφή και η εκτύπωση πιεστεί σε ένα φύλλο χαρτιού, θα εμφανιστεί η ακριβής εικόνα του. Τέτοια κλισέ σφραγίδων είναι, σε ορισμένες περιπτώσεις, υποχρεωτικές λεπτομέρειες εγγράφων και τοποθετούνται στην υπογραφή του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο προκειμένου να επιβεβαιωθεί η γνησιότητα αυτής της υπογραφής και του εγγράφου στο σύνολό του.

Σημειώστε: Οι βασικές τεχνικές απαιτήσεις και περιγραφές του σχήματος και του μεγέθους των σφραγίδων, καθώς και οι κανόνες για την τοποθέτηση κειμένου σε αυτές, παρέχονται στο GOST R 51511-2001 «Σφραγίδες με την αναπαραγωγή του εθνόσημου της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Σχήμα, διαστάσεις και τεχνικές απαιτήσεις», που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας της 25ης Δεκεμβρίου 2001 No. 573-st.

Απαιτήσεις σε κρατικό επίπεδο καθορίζονται μόνο για εκείνες τις σφραγίδες που φέρουν την εικόνα του θυρεού της Ρωσικής Ομοσπονδίας και, ειδικότερα, τα οικόσημα των συστατικών οντοτήτων της Ομοσπονδίας, δημοτικές και αγροτικές οντότητες. Δεν υπάρχουν τέτοιοι γενικοί κανονισμοί σχετικά με τις σφραγίδες εμπορικών κατασκευών. Επομένως, εάν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί ενεργά την εκτύπωση σε εξερχόμενες επιστολές και άλλα επιχειρηματικά έγγραφα για την πιστοποίηση υπογραφών, συνιστάται η ανάπτυξη μιας τοπικής κανονιστικής πράξης που θα ρυθμίζει θέματα όπως:

• ποιοι τύποι σφραγίδων χρησιμοποιούνται στον οργανισμό.
• τη διαδικασία και τους κανόνες χρήσης αποτυπωμάτων διαφόρων τύπων σφραγίδων·
• πώς αποθηκεύονται και ποιος είναι υπεύθυνος για την ασφάλειά τους·
• διαδικασία ενημέρωσης σφραγίδων και διάθεσης τους κ.λπ.

Τι είδους σφραγίδα τίθεται σε επιστολές και έγγραφα;

Λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις του GOST R 51511-2001, όλες οι εκτυπώσεις μπορούν να χωριστούν σε τρεις τύπους:

σφραγίδα;

ισοδύναμα με γραμματόσημα?

Τα γραμματόσημα περιλαμβάνουν όλες τις σφραγίδες που απεικονίζουν το εθνόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Τέτοια κλισέ μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από κυβερνητικούς φορείς, καθώς και από οργανισμούς και ιδρύματα που έχουν κρατικό καθεστώς ή έχουν την εξουσία να εκπροσωπούν το κράτος. Οι κρατικές εξουσίες, για παράδειγμα, έχουν ιδιωτικά συμβολαιογραφικά γραφεία.

Επιστολή ισοδύναμη με επίσημη σφραγίδα μπορεί να εμφανίζεται στην περίπτωση που ο αποστολέας της είναι εμπορικός οργανισμός. Στις εκτυπώσεις τέτοιων κλισέ είναι της μόδας να βλέπετε το λογότυπο της εταιρείας, το έμβλημα ή απλώς το όνομά της. Εάν ένας ιδιώτης επιχειρηματίας έχει τη δική του σφραγίδα, έχει επίσης καθεστώς ισοδύναμο με γραμματόσημο. Στην περίπτωση αυτή, αντί για το όνομα της επιχείρησης, στο κέντρο της βρίσκεται το επώνυμο, το όνομα και το πατρώνυμο του επιχειρηματία.

Οι επίσημες σφραγίδες και παρόμοιες σφραγίδες σε επιστολές και έγγραφα πρέπει να έχουν στρογγυλό σχήμα και να περιέχουν στοιχεία του οργανισμού, της εταιρείας ή του μεμονωμένου επιχειρηματία όπως:

• ατομικός αριθμός φορολογούμενου (ΑΦΜ)·
• αριθμός του πιστοποιητικού κρατικής εγγραφής.

Σημειώστε: Πρόσφατα, η κυβέρνηση ξεκίνησε την ψήφιση νόμου που καταργεί την υποχρεωτική παρουσία στρογγυλής σφραγίδας, ισοδύναμης με επίσημη σφραγίδα, η οποία προηγουμένως απαιτούνταν για όλα τα νομικά πρόσωπα. Τώρα, εάν μια επιχείρηση δεν χρησιμοποιεί ένα τέτοιο κλισέ στις δραστηριότητές της, είναι λογικό να εκδώσει επιστολή επιβεβαίωσης σχετικά με την απουσία σφραγίδας, προκειμένου να διευκολυνθεί η αλληλεπίδραση με τράπεζες και άλλους κρατικούς φορείς.

Οι απλές περιλαμβάνουν εκείνες τις σφραγίδες που χρησιμοποιούνται από μεμονωμένα δομικά τμήματα επιχειρήσεων, καθώς και εκείνες που προορίζονται μόνο για έναν τύπο εγγράφου. Το σχήμα τους μπορεί να είναι οποιοδήποτε - τετράγωνο, στρογγυλό, τριγωνικό. Τέτοιες σφραγίδες δεν τοποθετούνται σε επίσημες επιστολές και έγγραφα, χρησιμοποιούνται για την πιστοποίηση αντιγράφων, πιστοποιητικών, καρτών κ.λπ.

Ο πίνακας δείχνει ορισμένους τύπους εγγράφων και τύπους σφραγίδων που τοποθετούνται σε αυτά.

Όνομα εγγράφου	Τύπος εκτύπωσης
Εργασιακές και αστικές συμβάσεις, συμφωνίες αυτών, συμβάσεις εργασίας	Ισοδυναμεί με το γραμματόσημο
Πιστοποιητικά απασχόλησης, συμπεριλαμβανομένων των μισθολογικών στοιχείων και των χαρακτηριστικών	Απλή εκτύπωση (τμήμα HR, λογιστήριο ή δομική μονάδα
Εγγυητικές επιστολές και άλλες επιστολές που καταγράφουν γεγονότα που σχετίζονται με ταμειακές ροές	Ισοδυναμεί με το γραμματόσημο
Τοπικές ρυθμίσεις του εργοδότη	Ισοδυναμεί με το γραμματόσημο
Αίτηση για βραβεία, πιστοποιητικά και διπλώματα εργαζομένων	Απλή σφράγιση (δομικής μονάδας)
Αρχεία εργασίας	Ισοδυναμεί με το γραμματόσημο

Θέση της σφραγίδας στο γράμμα

Σφραγίδασε επίσημη επιστολή είναι επιβεβαίωση της νομικής σημασίας αυτού του εγγράφου. Η παρουσία και η τοποθεσία του καθορίζονται από το GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης."

Σημειώστε: Αυτός ο κανονισμός θα αντικατασταθεί φέτοςGOST R 7.0.97-2016 , η οποία τίθεται σε ισχύ την 1η Ιουλίου.

Σύμφωνα με το πρότυπο, το αποτύπωμα είναι μια υποχρεωτική λεπτομέρεια με αύξοντα αριθμό 25, που βρίσκεται στο κάτω μέρος του εγγράφου, ακριβώς κάτω από τη γραμμή που υποδεικνύει τη θέση και το επώνυμο του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο. Το αποτύπωμα θα πρέπει να τοποθετηθεί έτσι ώστε να επικαλύπτει εν μέρει τον τίτλο της θέσης, αλλά να μην επικαλύπτει την υπογραφή και το επώνυμο του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το μέρος όπου τοποθετείται η σφραγίδα σε επιστολές ή άλλα έγγραφα υποδεικνύεται με τα γράμματα "MP". Αυτό υποδηλώνει ότι το αποτύπωμα πρέπει να τοποθετείται απευθείας πάνω από αυτούς τους χαρακτηρισμούς γραμμάτων.

Διαβάστε επίσης:

Τι είδους επιστολή πιστοποιείται με σφραγίδα;

Σύμφωνα με τον γενικό κανόνα που θεσπίστηκε από το GOST R 6.30-2003, σφραγίδα, που πιστοποιεί το γνήσιο της υπογραφής του υπαλλήλου που υπέγραψε το έγγραφο, τίθεται σε τρεις περιπτώσεις:

• σε έγγραφα που πιστοποιούν τα δικαιώματα του κομιστή·
• σε αυτά που καταγράφουν γεγονότα που σχετίζονται με τις ταμειακές ροές·
• σε άλλες περιπτώσεις που απαιτούν πιστοποίηση του γνησίου της υπογραφής.

Δεν υπάρχει σαφής κατάλογος εγγράφων στα οποία τίθεται αυτή ή η άλλη σφραγίδα. Αλλά, εάν ακολουθήσετε τις συστάσεις της προαναφερθείσας GOST, τοποθετείται σφραγίδα στο γράμμα εάν:

1. είναι εγγυημένη?
2. επιβεβαιώνει την εκπλήρωση προηγουμένως αναληφθείσας ή την ανάληψη νέων υποχρεώσεων πληρωμής·
3. καθορίζει ένα χρονοδιάγραμμα παράδοσης ή, για παράδειγμα, ένα πρόγραμμα σταδιακής πληρωμής.

Χρειάζομαι σφραγίδα σε επίσημη επιστολή;

Παλαιότερα, όταν τα έντυπα των οργανισμών και των επιχειρήσεων παράγονταν αποκλειστικά με εκτύπωση και το καθένα από αυτά είχε τον δικό του αριθμό μητρώου, υπήρχε κανόνας σύμφωνα με τον οποίο δεν έβαζε σφραγίδα σε ένα γράμμα τυπωμένο στο έντυπο. Με εξαίρεση φυσικά τις επιστολές με οικονομικό περιεχόμενο. Αλλά σήμερα, σχεδόν σε όλες τις επιχειρήσεις, για εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων, δημιουργούνται φόρμες σε συνηθισμένους επεξεργαστές κειμένου εγκατεστημένους σε οποιονδήποτε υπολογιστή και εκτυπώνονται αμέσως σε εκτυπωτή. Δεν υπάρχει ιδιαίτερη δυσκολία στη σφυρηλάτηση οποιασδήποτε μορφής.

Σημειώστε: Εάν η επιστολή δεν είναι σφραγισμένη και τυπωμένη σε μια φόρμα, αλλά υπάρχουν αμφιβολίες για τη γνησιότητά της, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον οργανισμό αποστολής στους αριθμούς επικοινωνίας που αναφέρονται στην κεφαλίδα της φόρμας και να διευκρινίσετε εάν έστειλε ένα τέτοιο έγγραφο.

Είναι λογικό να συνταχθεί μια τοπική κανονιστική πράξη που θα ρυθμίζει τη διαδικασία χρήσης σφραγίδων στην επιχείρηση και θα αναφέρει σαφώς ποιες επιστολές πρέπει να πιστοποιούνται με σφραγίδα. Αυτό το έγγραφο θα καθορίσει έναν κατάλογο επιχειρηματικών εγγράφων που πρέπει απαραίτητα να απαιτούν πιστοποίηση και θα καθορίσει επίσης κανόνες σε ποιες περιπτώσεις και σε ποια έγγραφα θα τίθεται σφραγίδα ή ισοδύναμη σφραγίδα και σε ποια - μια απλή.

Πρέπει να βάλω σφραγίδα σε μια συνοδευτική επιστολή;

Η ίδια η συνοδευτική επιστολή δεν έχει κανένα φορτίο πληροφοριών. Αυτός ο τύπος επαγγελματικής αλληλογραφίας συντάσσεται με τη μορφή ενός εισαγωγικού μέρους, που συνήθως αποτελείται από μια τυπική φράση σφραγίδας: «Ταυτόχρονα, σας στέλνουμε...» και έναν αριθμημένο κατάλογο που περιγράφει κάθε έγγραφο που περιλαμβάνεται στην αποστολή πακέτο.

Δεν υπάρχει άμεση ανάγκη να βάλετε σφραγίδα στη συνοδευτική επιστολή, ακόμα κι αν το πακέτο των εγγράφων περιλαμβάνει ορισμένα επαγγελματικά έγγραφα που έχουν χαρακτήρα οικονομικών και εγγυητικών υποχρεώσεων, τα ίδια συμβόλαια, για παράδειγμα.

Σημειώστε: Απαγορεύεται αυστηρά η τοποθέτηση σφραγίδας σε λευκά επιστολόχαρτα ή λευκά φύλλα χαρτιού - αυτός είναι ένας άμεσος δρόμος για κατάχρηση και απάτη.

Εκτύπωση Ευχαριστηρίων Επιστολών

Κατά κανόνα, για την προετοιμασία επιστολών ευγνωμοσύνης, ειδικά εάν προορίζονται για τελετουργική παρουσίαση σε έναν από τους υπαλλήλους, χρησιμοποιούνται έτοιμες τυπωμένες έγχρωμες καρτ ποστάλ, αντί για τυπικά εταιρικά επιστολόχαρτα. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι άμεσο λογικό να βάλετε μια σφραγίδα στην υπογραφή του διευθυντή κάτω από την επιστολή ευγνωμοσύνης.

Εάν μια τέτοια επιστολή αποσταλεί σε πελάτη, πελάτη ή επιχειρηματικούς εταίρους, η τυπική φόρμα του οργανισμού χρησιμοποιείται συνήθως για τη συμπλήρωσή της. Εάν ισχύει αυτό, δεν χρειάζεται να βάλετε σφραγίδα ή αντίστοιχη σφραγίδα σε μια τέτοια επιστολή ευγνωμοσύνης.

Νομική ισχύς του εγγράφου

Στην πράξη, πολύ συχνά οι υπάλληλοι HR έχουν μια ερώτηση σχετικά με τα έγγραφα που πρέπει να εγκριθούν με τη σφραγίδα του εργοδότη.

Για να δοθεί νομική ισχύς σε ένα έγγραφο, πρέπει να υπάρχουν οι ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

Όνομα του οργανισμού και (ή) της δομικής μονάδας·
- ημερομηνία δημοσίευσης του εγγράφου·
- ευρετήριο εγγραφής·
- υπογραφή.

Για ορισμένους τύπους εγγράφων, πρόσθετες λεπτομέρειες που τους δίνουν νομική ισχύ είναι μια σφραγίδα έγκρισης, μια σφραγίδα, ένα σήμα στην πιστοποίηση ενός αντιγράφου (ρήτρα 18 του Ψηφίσματος του Υπουργείου Δικαιοσύνης της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας της 19ης Ιανουαρίου 2009 αριθ. 4 «Περί έγκρισης Οδηγιών για εργασίες γραφείου σε κρατικούς φορείς και άλλους οργανισμούς»).

Η υπογραφή είναι υποχρεωτική προϋπόθεση για την πιστοποίηση ενός εγγράφου και η σφραγίδα είναι επιπλέον. Έτσι, κατά την εξακρίβωση της γνησιότητας ενός εγγράφου, πρέπει πρώτα να υπογραφεί και στη συνέχεια (εάν χρειάζεται) να επικυρωθεί με σφραγίδα. Τα εγκεκριμένα έγγραφα σφραγίζονται (εάν είναι απαραίτητο) μετά την έγκριση του εγγράφου.

Αντικείμενα "Seal"

Το χαρακτηριστικό «Σφραγίδα» τοποθετείται σε έγγραφα που απαιτούν ειδική πιστοποίηση της γνησιότητάς τους.

Υπάρχουν 3 τύποι σφραγίδων: η σφραγίδα του οργανισμού, η σφραγίδα της δομικής μονάδας του οργανισμού, η σφραγίδα που υποδεικνύει τον προορισμό του (για έγγραφα κ.λπ.). Οι σφραγίδες των οργανισμών χωρίζονται σε επίσημες (σφραγίδες με την εικόνα του κρατικού εμβλήματος της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας) και σε απλές.

Η διαδικασία χρήσης και η ευθύνη για την αποθήκευση σφραγίδων πρέπει να κατοχυρώνονται στις τοπικές κανονιστικές νομικές πράξεις του οργανισμού, που έχουν αναπτυχθεί σύμφωνα με τη νομοθεσία της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας. Πληροφορίες για τη χρήση και την αποθήκευση των σφραγίδων μπορούν να καθοριστούν στις Οδηγίες Διαχείρισης Γραφείου του Οργανισμού ή στους Κανονισμούς για την Υπηρεσία Προσωπικού.

Ο κατάλογος των εγγράφων στα οποία τίθεται η σφραγίδα καθορίζεται από τον οργανισμό ανεξάρτητα, με γνώμονα τη νομοθεσία της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας.

Η σφράγιση είναι απαραίτητη στα πρωτότυπα έγγραφα και στα αντίγραφά τους (για την πιστοποίηση της γνησιότητας του αντιγράφου), συμπ. τηλεομοιοτυπία, που πιστοποιεί τα δικαιώματα, τις ελευθερίες και (ή) τα έννομα συμφέροντα των πολιτών, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των νομικών προσώπων, που επιτρέπει τη δαπάνη κεφαλαίων και υλικών περιουσιακών στοιχείων.

Η εντύπωση σφραγίδας πρέπει να περιλαμβάνει μέρος του τίτλου εργασίας του ατόμου που υπέγραψε (ενέκρινε) το έγγραφο.

Παράδειγμα

Διευθυντής του Ινστιτούτου ΥπογραφήΑ.Ε. Σιντόροφ
βουλευτής

ΑΥΤΟ ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ!Εφιστούμε την προσοχή των εργαζομένων στην υπηρεσία προσωπικού στο γεγονός ότι η κατά προσέγγιση μορφή της σύμβασης εργασίας, που εγκρίθηκε με το ψήφισμα του Υπουργείου Εργασίας της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας με ημερομηνία 27 Δεκεμβρίου 1999 αρ. 155 (όπως τροποποιήθηκε στις 4 Οκτωβρίου 2010) , περιέχει το χαρακτηριστικό "Seal". Ταυτόχρονα, η κατά προσέγγιση μορφή της σύμβασης, που εγκρίθηκε με την απόφαση του Υπουργικού Συμβουλίου της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας της 08/02/1999 αριθ. 1180 (όπως τροποποιήθηκε στις 19/01/2012), δεν περιέχει το « Προϋπόθεση σφραγίδας.

Εγγραφές στο βιβλίο εργασίας του εργαζομένου που πρέπει να είναι επικυρωμένες με σφραγίδα

Η πρώτη σελίδα (σελίδα τίτλου) του βιβλίου εργασίας, που περιέχει τις αναγραφόμενες πληροφορίες για τον εργαζόμενο, επικυρώνεται με την υπογραφή του εργοδότη ή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και τη σφραγίδα του εργοδότη και εάν ο μεμονωμένος επιχειρηματίας δεν την έχει, από τη σφραγίδα του τοπικού εκτελεστικού και διοικητικού οργάνου που κατέγραψε τον μεμονωμένο επιχειρηματία (μέρος δεύτερο σελ. 18 Οδηγίες σχετικά με τη διαδικασία τήρησης αρχείων εργασίας των εργαζομένων, εγκεκριμένη με ψήφισμα του Υπουργείου Εργασίας της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας της 03/09/1998 Νο. 30 (εφεξής αναφερόμενη ως Οδηγία Νο. 30)).

Επιπλέον, αλλαγές στις εγγραφές στο βιβλίο εργασίας σχετικά με το επώνυμο, το όνομα, το πατρώνυμο, την ημερομηνία γέννησης, την εκπαίδευση, το επάγγελμα, την ειδικότητα γίνονται από τον εργοδότη στον τελευταίο τόπο εργασίας με βάση έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις σχετικές πληροφορίες, με αναφορά στον αριθμό και την ημερομηνία τους (ρήτρα 38 της Οδηγίας αριθ. 30). Στο εσωτερικό εξώφυλλο αναγράφεται σύνδεσμος προς το σχετικό έγγραφο, επικυρωμένος με την υπογραφή του εργοδότη ή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και τη σφραγίδα του εργοδότη και εάν ο μεμονωμένος επιχειρηματίας δεν έχει, με τη σφραγίδα του τοπικού εκτελεστικού και διοικητικού φορέας που κατέγραψε τον επιχειρηματία.

Για ένα δείγμα καταχώρισης σε ένα βιβλίο εργασίας, το οποίο είναι πιστοποιημένο με σφραγίδα, ανατρέξτε στην ενότητα «Χρήσιμη τεκμηρίωση» στη σελίδα 25.

Η αλλαγή εγγραφών σχετικά με ένα επάγγελμα ή ειδικότητα στην πρώτη σελίδα (σελίδα τίτλου) του βιβλίου εργασιών σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος λάβει νέο επάγγελμα ή ειδικότητα γίνεται με προσθήκη σε υπάρχουσες καταχωρίσεις χωρίς διαγραφή προηγουμένως καταχωρισμένων.

Οι σύνδεσμοι προς τα έγγραφα βάσει των οποίων έγιναν οι διορθωτικές εγγραφές γράφονται στο εσωτερικό εξώφυλλο του βιβλίου εργασίας και επικυρώνονται με την υπογραφή του επικεφαλής του οργανισμού ή προσώπου ειδικά εξουσιοδοτημένου από αυτόν και τη σφραγίδα του οργανισμού ή του σφραγίδα του τμήματος προσωπικού.

Κατά την απόλυση εργαζομένου, όλες οι εγγραφές σχετικά με την εργασία, τα βραβεία και τα κίνητρα για επιτυχία στην εργασία, που καταχωρούνται στο βιβλίο εργασίας κατά τη διάρκεια της εργασίας του, θα πρέπει να πιστοποιούνται με την υπογραφή του εργοδότη ή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και τη σφραγίδα του εργοδότη (άρθρο 45 του Οδηγία Νο. 30).

Σε ποιες περιπτώσεις είναι απαραίτητη η σφράγιση παραγγελιών;

Οι εντολές του οργανισμού δεν φέρουν σφραγίδα, αφού η εντολή είναι εσωτερικό οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο (εντολές πρόσληψης, εντολές εργατικής άδειας, εντολές απόλυσης). Αντίγραφα εντολών απασχόλησης και άλλα αντίγραφα εγγράφων προσωπικού, εξερχόμενα έγγραφα απαιτούν κατάλληλη πιστοποίηση, επομένως πρέπει να φέρουν σφραγίδα.

Έτσι, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι τα αντίγραφα μόνο εκείνων των εγγράφων που δημιουργούνται στον ίδιο τον οργανισμό υπόκεινται σε πιστοποίηση σφραγίδας.

Κατ' εξαίρεση, επιτρέπεται η δημιουργία και η πιστοποίηση αντιγράφων εγγράφων που εκδίδονται από άλλους οργανισμούς κατά την επίλυση ζητημάτων αρμοδιότητας του ίδιου του οργανισμού. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός έχει το δικαίωμα να δημιουργήσει και να επικυρώσει αντίγραφο διπλώματος εκπαίδευσης για συμπερίληψη στον προσωπικό φάκελο του υπαλλήλου, αντίγραφο πιστοποιητικού γέννησης παιδιού και πιστοποιητικό δικαιώματος παροχών για υποβολή στο λογιστήριο για λογιστικούς σκοπούς όταν υπολογισμός φόρου εισοδήματος κ.λπ.

Ναταλία Βλαδύκο, δικηγόρος

Η νομοθεσία δεν έχει έναν γενικό κανόνα σύμφωνα με τον οποίο όλα τα έγγραφα πρέπει να σφραγίζονται. Σφραγίδα ως απαραίτητη προϋπόθεση προσωπικόέγγραφο είναι αυστηρά απαραίτητο μόνο σε ειδικά καθορισμένες περιπτώσεις, για παράδειγμα, σε ένα βιβλίο εργασίας.

Επιπλέον, η άμεση κανονιστική απαίτηση να υπάρχει σφραγίδα δεν ισχύει για όλους τους οργανισμούς. Για παράδειγμα, δεν αναφέρονται σφραγίδες σε σχέση με πρόσθετες εταιρείες ευθύνης και συνεταιρισμούς.

Ας σημειώσουμε ότι ο ομοσπονδιακός νόμος της 8ης Αυγούστου 2001 αριθ. 129-FZ «Σχετικά με την κρατική εγγραφή νομικών προσώπων και μεμονωμένων επιχειρηματιών» επίσης δεν υποχρεώνει τους οργανισμούς ή τους μεμονωμένους επιχειρηματίες να έχουν σφραγίδα. Κατά την εγγραφή νομικών προσώπων, σύμφωνα με τον εν λόγω Νόμο, δεν απαιτείται η υποβολή στις αρχές εγγραφής ούτε σκίτσο της σφραγίδας του οργανισμού ούτε άλλες πληροφορίες σχετικά με αυτό.

Ταυτόχρονα, οι ομοσπονδιακοί νόμοι που αφορούν άλλες μορφές νομικών οντοτήτων απαιτούν σφραγίδα. Η απαίτηση αυτή ορίζεται στα εξής:

παράγραφος 5 του άρθρου 2 του ομοσπονδιακού νόμου της 8ης Φεβρουαρίου 1998 αριθ. 14-FZ «Σχετικά με τις εταιρείες περιορισμένης ευθύνης».

παράγραφος 7 του άρθρου 2 του ομοσπονδιακού νόμου της 26ης Δεκεμβρίου 1995 αριθ.

παράγραφος 3 του άρθρου 2 του ομοσπονδιακού νόμου της 14ης Νοεμβρίου 2002 αριθ.

Αυτοί οι νόμοι ορίζουν ότι η σφραγίδα ενός νομικού προσώπου πρέπει να είναι στρογγυλή, να περιέχει την πλήρη επωνυμία της εταιρείας και ένδειξη της τοποθεσίας της εταιρείας.

Άρα, η ανάγκη ύπαρξης σφραγίδας διαπιστώνεται άμεσα μόνο για ορισμένες οργανωτικές και νομικές μορφές νομικών προσώπων. Ωστόσο, η απαίτηση για σφραγίδες μπορεί να δικαιολογηθεί όχι μόνο με άμεση ένδειξη της σχετικής νομικής πράξης, αλλά και έμμεσα, από την έννοια της νομοθεσίας. Αυτή ακριβώς είναι η ερμηνεία που δίνει το Ανώτατο Δικαστήριο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, επιλύοντας μια συγκεκριμένη περίπτωση: «... στην επιχειρηματική πρακτική, η παρουσία σφραγίδας για κάθε νομικό πρόσωπο και ιδιώτη επιχειρηματία αναγνωρίζεται ως υποχρεωτική και αυτονόητη. Χωρίς τέτοια σφράγιση, δεν μπορεί να ανοίξει τρεχούμενος λογαριασμός σε τράπεζα ή άλλο πιστωτικό ίδρυμα, οι συναλλαγές και άλλα έγγραφα δεν μπορούν να πιστοποιηθούν σωστά. Υπό αυτές τις συνθήκες, σύμφωνα με το άρθρο 6 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, επιτρέπεται η κατ' αναλογία εφαρμογή του αστικού δικαίου.»

Έτσι, τα νομικά πρόσωπα και οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες πρέπει να έχουν σφραγίδα, διαφορετικά δεν θα μπορούν να συντάξουν σωστά ορισμένα υποχρεωτικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων προσωπικού.

Λεπτομέρειες εκτύπωσης

Όπως ήδη αναφέρθηκε, ορισμένοι νόμοι ορίζουν τις ακόλουθες λεπτομέρειες ως υποχρεωτικές: στρογγυλή σφραγίδα : πλήρες όνομα και τοποθεσία της εταιρείας. Η σφραγίδα μπορεί επίσης να περιέχει το όνομα της εταιρείας σε οποιαδήποτε γλώσσα των λαών της Ρωσικής Ομοσπονδίας και (ή) μια ξένη γλώσσα. Μερικές φορές ένα εμπορικό σήμα ή άλλο μέσο εξατομίκευσης τοποθετείται στη σφραγίδα (συνήθως στο κέντρο). Εάν απουσιάζουν, τοποθετείται στο κέντρο η συνοπτική επωνυμία του νομικού προσώπου.

Προηγουμένως, η παραγωγή φώκιας ελεγχόταν αυστηρά από κρατικούς φορείς. Αυτό καθιερώθηκε με την προηγούμενη ισχύουσα εντολή του Υπουργείου Εσωτερικών της ΕΣΣΔ με ημερομηνία 13 Φεβρουαρίου 1978 Νο. 34 «Σχετικά με την έγκριση οδηγιών σχετικά με τη διαδικασία ανοίγματος επιχειρήσεων χαρακτικής γραμματοσήμων (εργαστηρίων), κατασκευής σφραγίδων και μητρών». Έτσι, ήταν δυνατή η παραγγελία σφραγίδας ενός οργανισμού από εργαστήριο σφραγίδας και χαρακτικής μόνο με ειδική άδεια των εσωτερικών φορέων. Για να ληφθεί τέτοια άδεια, ήταν απαραίτητο να υποβληθεί αίτηση συνοδευόμενη από απόσπασμα από το χάρτη και ένα σκίτσο της ίδιας της σφραγίδας. Οι Οδηγίες όριζαν ότι η σφραγίδα έπρεπε να περιέχει το όνομα του οργανισμού (όχι συντομογραφία). Επιβλήθηκαν ξεχωριστές απαιτήσεις για τις σφραγίδες των υποκαταστημάτων. Και μάλιστα η παραγωγή των λεγόμενων «απλές» σφραγίδες (σφραγίδες γενικού τμήματος ή τμήματος προσωπικού, τριγωνικές σφραγίδες, γωνιακές σφραγίδες, σφραγίδες για πιστοποιητικά) ήταν αδύνατη χωρίς άδεια των εσωτερικών φορέων.

Αυτή η Οδηγία έχασε ισχύ στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας λόγω της δημοσίευσης της εντολής αριθ. διαδικασία για την παραγωγή σφραγίδων. Για παράδειγμα, στη Μόσχα, για να λάβουν άδεια να κάνουν σφραγίδα, υπέβαλαν αίτηση στο τμήμα εσωτερικών υποθέσεων της περιοχής ή της πόλης (ρήτρα 4.14 των Κανονισμών σχετικά με τη διαδικασία εγγραφής επιχειρήσεων στη Μόσχα, που εγκρίθηκε με διάταγμα της κυβέρνησης της Μόσχας της 17ης Σεπτεμβρίου , 1991 Νο. 97). Αυτή η παραγγελία υπήρχε στη Μόσχα μέχρι το 1997.

Κάποτε, η νομοθεσία της Μόσχας καθόρισε πρόσθετες απαιτήσεις για υποχρεωτικές λεπτομέρειες σφραγίδων. Αυτές οι απαιτήσεις καθορίστηκαν στους Προσωρινούς Κανόνες για την παραγωγή και τη βάση για την καταστροφή σφραγίδων και γραμματοσήμων στην επικράτεια της Μόσχας (που εγκρίθηκε με το διάταγμα του δημάρχου αριθ. 2005.

Ειδικότερα, δόθηκε η υποχρεωτική αναγραφή των ακόλουθων στοιχείων:

πλήρες όνομα του οργανισμού στα ρωσικά, υποδεικνύοντας την οργανωτική και νομική μορφή·

τοποθεσία;

κύριος αριθμός μητρώου κράτους ·

αριθμός της πόλης Μητρώο σφραγίδων.

Για «απλές» σφραγίδες, εκτός από τα αναφερόμενα στοιχεία, δόθηκε μια πρόσθετη επιγραφή, για παράδειγμα, «γραμματεία», «γραφείο», «διοίκηση υποθέσεων», «τμήμα προσωπικού», «για λογαριασμούς», «για πιστοποιητικά». , «για πιστοποιητικά» κ.λπ. .δ.

Ήταν δυνατό, κατά την κρίση του οργανισμού, να υποδειχθεί ο αριθμός φορολογικού μητρώου (TIN) και ο κωδικός σύμφωνα με τον Πανρωσικό Ταξινομητή Επιχειρήσεων και Οργανισμών (OKPO).

Για να λάβετε άδεια για τη δημιουργία σφραγίδας ή σφραγίδας, ήταν απαραίτητο να λάβετε άδεια από το Επιμελητήριο Εγγραφής της Μόσχας. Για να γίνει αυτό, ο οργανισμός έπρεπε να υποβάλει ένα σκίτσο της σφραγίδας (σφραγίδα) και άλλα απαραίτητα έγγραφα.

Επί του παρόντος, η εγγραφή νομικών προσώπων και μεμονωμένων επιχειρηματιών είναι ευθύνη της ομοσπονδιακής κυβέρνησης, η οποία δεν θεσπίζει πρόσθετες απαιτήσεις για τα στοιχεία της σφραγίδας και την παραγωγή τους, εκτός από την ένδειξη του πλήρους ονόματος και της τοποθεσίας. Ωστόσο, τα νομικά πρόσωπα ακολουθούν επιχειρηματικά έθιμα που έχουν αναπτυχθεί στην πράξη και δεν περιορίζουν τις σφραγίδες τους μόνο σε υποχρεωτικές λεπτομέρειες. Αντίθετα, συνηθίζεται να αναφέρονται όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες.

Εάν ένας οργανισμός αποφασίσει να δημιουργήσει μια «απλή» σφραγίδα, για παράδειγμα, για το τμήμα προσωπικού, αυτή η σφραγίδα πρέπει να περιέχει όλα τα στοιχεία που βρίσκονται στην «κύρια» σφραγίδα του οργανισμού. Ωστόσο, στο κέντρο, αντί για το λογότυπο, τοποθετείται η επιγραφή “FOR THE HR DEPARTMENT”. Εάν ο οργανισμός δεν διαθέτει τμήμα προσωπικού (για παράδειγμα, υπάρχει μόνο ένας επιθεωρητής προσωπικού ή ένας διευθυντής προσωπικού), τότε η παραγγελία σφραγίδας για το τμήμα προσωπικού είναι εντελώς ανέφικτο. Στη συνέχεια, οι πρόσθετες λεπτομέρειες στο κέντρο της εκτύπωσης μοιάζουν με αυτό: "ΓΙΑ ΕΓΓΡΑΦΑ HR." Ωστόσο, οι Κανόνες και οι Οδηγίες υποδεικνύουν συγκεκριμένα τη σφραγίδα του τμήματος HR (δηλαδή τη σφραγίδα της αντίστοιχης δομικής μονάδας) και όχι μια άλλη «απλή» σφραγίδα (ωστόσο, οι επιθεωρητές πολύ σπάνια δίνουν προσοχή σε αυτό).

Εάν σε έναν οργανισμό το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ονομάζεται "Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού" και οι λειτουργίες του περιλαμβάνουν την εργασία με βιβλία εργασίας, τότε στο κέντρο της σφραγίδας συνιστάται να βάλετε ακριβώς αυτήν την πρόσθετη λεπτομέρεια: "ΤΜΗΜΑ HR". Η διαδικασία χρήσης αυτής της σφραγίδας θα πρέπει να καθορίζεται στους κανονισμούς αυτής της δομικής μονάδας ή σε άλλη τοπική κανονιστική πράξη του οργανισμού.

Σφραγίδα στη σύμβαση εργασίας

Ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρο 67) απαιτεί υποχρεωτικά την ύπαρξη σύμβασης εργασίας γραπτώς σε δύο αντίγραφα (ένα για τον εργαζόμενο και το άλλο για τον εργοδότη). Οι απαιτήσεις για το περιεχόμενο μιας σύμβασης εργασίας καθορίζονται στο άρθρο 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (εφεξής ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας), ωστόσο, ο νομοθέτης δεν προβλέπει την υποχρεωτική παρουσία σφραγίδας νομικού προσώπου ή μεμονωμένου επιχειρηματία σε αυτό. Ταυτόχρονα, μια άνευ σφραγίδας υπογραφή του εκπροσώπου του εργοδότη μπορεί να εγείρει ερωτήματα σχετικά με τη νομιμότητά του, ειδικά εάν ο εκπρόσωπος του εργοδότη που υπογράφει τη σύμβαση εργασίας δεν είναι ο επικεφαλής της νομικής οντότητας (διευθυντής, γενικός διευθυντής, πρόεδρος), αλλά άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο ( για παράδειγμα, αναπληρωτής επικεφαλής, διευθυντής προσωπικού κ.λπ.). Είναι πολύ πιθανό κατά τη διάρκεια των «εταιρικών πολέμων» ένας διευθυντής, που στερήθηκε τις εξουσίες του από τους ιδρυτές, να αρνηθεί να εγκαταλείψει τη θέση του και να συνεχίσει να «διαχειρίζεται» τον οργανισμό, συμπεριλαμβανομένης της πρόσληψης υπαλλήλων και της υπογραφής συμβάσεων εργασίας μαζί τους. Ένας τέτοιος «αρχηγός» δεν έχει πλέον πρόσβαση στις σφραγίδες της οργάνωσης, επομένως η υπογραφή του παραμένει μη επικυρωμένη. Αυτό σημαίνει ότι η απουσία σφραγίδας νομικού προσώπου (ατομικού επιχειρηματία) σε σύμβαση εργασίας θα πρέπει να ειδοποιεί τον εργαζόμενο. Συνήθως, οι ελεγκτές κάνουν επίσης μια παρατήρηση εάν η σύμβαση εργασίας δεν είναι σφραγισμένη από τον εργοδότη. Στην πραγματικότητα, μιλάμε για ένα νομικό έθιμο που έχει αναπτυχθεί στον χώρο του εργατικού δικαίου και προδιαγράφει συμβάσεις σφράγισης (εργασία, πλήρης οικονομική ευθύνη) και πρόσθετες συμφωνίες (παραρτήματα) σε αυτές.

Είναι επίσης λάθος η πιστοποίηση της υπογραφής του εργοδότη (του εκπροσώπου του) όχι με τη σφραγίδα του οργανισμού, αλλά με οποιαδήποτε λεγόμενη «απλή» σφραγίδα (για παράδειγμα, σφραγίδα «για το τμήμα προσωπικού»).

Εκτύπωση κατόπιν παραγγελίας

Οι παραγγελίες δεν σφραγίζονται. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η εντολή είναι ένα εσωτερικό διοικητικό έγγραφο που περιλαμβάνει τον νεοπροσλαμβανόμενο υπάλληλο στους οργανωτικούς δεσμούς της επιχείρησης. Έτσι, οι εργαζόμενοι στο προσωπικό αρχίζουν να κρατούν ένα φύλλο χρόνου για αυτόν τον υπάλληλο, να κάνουν μια καταχώριση σχετικά με το ραντεβού στο βιβλίο εργασίας κ.λπ. βάσει της εντολής εισδοχής. Η ενιαία μορφή εντολής πρόσληψης υπαλλήλου δεν προβλέπει αυτή τη λεπτομέρεια (η συντομογραφία "M.P." λείπει). Κατ' αρχήν, επιτρέπεται η τήρηση εντολών προσωπικού σε οποιαδήποτε μορφή, αλλά ακόμη και σε αυτήν την περίπτωση, δεν απαιτείται σφραγίδα.

Ωστόσο, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι ο εργαζόμενος έχει το δικαίωμα να ζητήσει αντίγραφο της εντολής εργασίας (Μέρος 2 του άρθρου 68 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Αντίγραφα εντολών απασχόλησης, καθώς και άλλα αντίγραφα εγγράφων προσωπικού που προέρχονται από τον οργανισμό, απαιτούν κατάλληλη πιστοποίηση, κάτι που είναι αδύνατο χωρίς την τοποθέτηση σφραγίδας.

Πώς να επικυρώσετε αντίγραφα εγγράφων προσωπικού

Το άρθρο 62 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας υποχρεώνει τον εργοδότη να παρέχει στον εργαζόμενο αντίγραφα εγγράφων που σχετίζονται με την εργασία και αυτά τα αντίγραφα πρέπει να είναι "δεόντως" πιστοποιημένα. Ας δούμε πώς ακριβώς πρέπει να πιστοποιούνται τα αντίγραφα και ποιοι κανονισμοί πρέπει να τηρούνται.

Σύμφωνα με το Διάταγμα του Προεδρείου των Ενόπλων Δυνάμεων της ΕΣΣΔ της 4ης Αυγούστου 1983 αριθ. τα δικαιώματα των πολιτών» (εφεξής το διάταγμα), η ακρίβεια του αντιγράφου του εγγράφου πρέπει να βεβαιώνεται με την υπογραφή του επικεφαλής ή εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου και σφραγίδα (εκτός από τις περιπτώσεις που ένα συγκεκριμένο έγγραφο απαιτεί συμβολαιογραφική επικύρωση).

Το GOST R 6.30-2003 ορίζει ακριβώς πώς πρέπει να μοιάζει η επιγραφή πιστοποίησης (βλ. Παράδειγμα 1):

κάτω από το χαρακτηριστικό «υπογραφή» τοποθετείται η επιγραφή «Αληθής».

τίθεται η προσωπική του υπογραφή·

η υπογραφή αποκρυπτογραφείται (αρχικά, επώνυμο).

αναγράφεται η ημερομηνία πιστοποίησης·

επιτίθεται σφραγίδα.

Επίσης στην πράξη μπορείτε να βρείτε την παρακάτω πιστοποίηση (βλ. Παράδειγμα 2). Αυτή η μέθοδος διασφάλισης είναι απολύτως αποδεκτή.

Τις περισσότερες φορές, οι εργαζόμενοι υποβάλλουν αίτηση για αντίγραφο του βιβλίου εργασιών τους (για παράδειγμα, για να αποκτήσουν ξένο διαβατήριο κ.λπ.). Μερικές φορές ζητούν αντίγραφο της εντολής για μερική απασχόληση ώστε ο «κύριος» εργοδότης να κάνει αντίστοιχη εγγραφή στο βιβλίο εργασίας τους.

Δεδομένου ότι μιλάμε για έγγραφα προσωπικού που αποθηκεύονται στο τμήμα προσωπικού, τα αντίγραφά τους επικυρώνονται από τον επιθεωρητή του τμήματος προσωπικού. Είναι επιθυμητό η τοπική κανονιστική πράξη του οργανισμού (για παράδειγμα, στους κανονισμούς για την υπηρεσία προσωπικού μιας επιχείρησης ή στις οδηγίες για τη διαχείριση αρχείων προσωπικού) να ορίζει τη διαδικασία για μια τέτοια πιστοποίηση και επίσης να καθορίζει ποια αντίγραφα επιτρέπονται επικυρωμένο με τη σφραγίδα του τμήματος προσωπικού. Αυτό συνάδει πλήρως με τις συστάσεις του GOST R 6.30-2003, το οποίο επιτρέπει στα αντίγραφα να πιστοποιούνται με σφραγίδα που καθορίζεται κατά την κρίση του οργανισμού (ρήτρα 3.26).

Φυσικά, το GOST R 6.30-2003 δεν είναι γενικά δεσμευτικό, περιέχει συστάσεις. Ωστόσο, το Διάταγμα δεν δίνει έμφαση στο είδος της σφραγίδας, ορίζοντας μόνο ότι «η ακρίβεια ενός αντιγράφου εγγράφου αποδεικνύεται από ... σφραγίδα» (χωρίς να προσδιορίζεται «η σφραγίδα του οργανισμού»). Με άλλα λόγια, η κανονιστική νομική πράξη αδιαφορεί για το είδος της σφραγίδας που τίθεται κατά την πιστοποίηση. Ως εκ τούτου, οι συστάσεις του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν έρχονται σε αντίθεση με τους κανόνες δικαίου σε αυτό το μέρος.

Το διάταγμα απαιτεί επίσης να αναγράφεται η ημερομηνία έκδοσής του στο αντίγραφο και να σημειώνεται ότι το πρωτότυπο έγγραφο βρίσκεται στη συγκεκριμένη επιχείρηση, ίδρυμα ή οργανισμό. Στην πράξη, αυτή η απαίτηση ελάχιστα τηρείται, για την οποία υπάρχουν πολλές εξηγήσεις. Για παράδειγμα, το τμήμα HR εκδίδει ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας. Είναι σαφές ότι το πρωτότυπό του, σε πλήρη συμμόρφωση με τους Κανόνες διατήρησης και αποθήκευσης του βιβλίου εργασίας, που εγκρίθηκε με το Κυβερνητικό Διάταγμα Νο. 225, φυλάσσεται στο χρηματοκιβώτιο του τμήματος προσωπικού. Ωστόσο, αυτό το πρωτότυπο δεν θα αποθηκευτεί εκεί για πάντα, αργά ή γρήγορα το βιβλίο εργασίας θα παραδοθεί στον εργαζόμενο κατά την απόλυση (σε αντίθεση, για παράδειγμα, με μια εντολή πρόσληψης, η οποία αποθηκεύεται για τουλάχιστον 75 χρόνια). Η ένδειξη της ημερομηνίας έκδοσης δεν έχει επίσης νομική σημασία για την πιστοποίηση της γνησιότητας ενός αντιγράφου ενός εγγράφου. Μάλλον αυτό έχει να κάνει με τις εσωτερικές σχέσεις μεταξύ εργαζομένου και εργοδότη, διότι ο εργοδότης υποχρεούται, το αργότερο εντός τριών εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αίτησης, να του δώσει αντίγραφα εγγράφων που σχετίζονται με την εργασία (άρθρο 62 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Επιπλέον, δεν είναι απολύτως απαραίτητο να σημειωθεί τέτοιο σήμα στο ίδιο το έγγραφο εάν η επιχείρηση τηρεί αρχείο καταγραφής έκδοσης πιστοποιητικών και αντιγράφων εγγράφων.

Σφραγίδα στο βιβλίο εργασίας

Όσον αφορά τα βιβλία εργασίας, αυτή η απαίτηση κατοχυρώνεται στους Κανόνες για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας, την παραγωγή εντύπων βιβλίων εργασίας και την παροχή τους στους εργοδότες, που εγκρίθηκαν με το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225 (στο εξής αναφέρονται ως Κανόνες) και τις Οδηγίες για τη συμπλήρωση των βιβλίων εργασίας, που εγκρίθηκαν από το ψήφισμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10ης Οκτωβρίου 2003 αριθ. 69 (εφεξής οι Οδηγίες).

Έτσι, απαιτείται σφραγίδα στη σελίδα τίτλου και τοποθετείται κατά την εγγραφή βιβλίου εργασίας (ρήτρα 2.2 των Οδηγιών). Για να γίνει αυτό, υπάρχει ένα αντίστοιχο πεδίο στην κάτω δεξιά γωνία, σημειωμένο με τη συντομογραφία "MP". Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τόσο τη σφραγίδα του οργανισμού όσο και τη σφραγίδα του τμήματος προσωπικού.

Η σφραγίδα τοποθετείται επίσης στο εσωτερικό κάλυμμα όταν γίνονται αλλαγές στις πληροφορίες που περιέχονται στη σελίδα τίτλου (ρήτρα 2.3 των Οδηγιών).

Για παράδειγμα, η πιο συνηθισμένη περίπτωση είναι ότι μια υπάλληλος παντρεύτηκε και άλλαξε το πατρικό της όνομα σε επώνυμο του συζύγου της. Ο υπάλληλος προσωπικού έχει το καθήκον να απεικονίσει αυτές τις αλλαγές στο βιβλίο εργασίας του υπαλλήλου. Για να το κάνει αυτό, διαγράφει το προηγούμενο επώνυμο με μια λεπτή γραμμή, επιτρέποντας να διαβαστεί ό,τι έχει διαγραφεί και εισάγει προσεκτικά το νέο επώνυμο πάνω από αυτό. Οι οδηγίες απαιτούν την πραγματοποίηση τέτοιων αλλαγών μόνο με βάση τα σχετικά έγγραφα (στην περίπτωση αυτή, πιστοποιητικό γάμου) και την αναφορά σε αυτά στο εσωτερικό εξώφυλλο του βιβλίου εργασίας. Η αναφορά αυτή πρέπει να επικυρώνεται με την υπογραφή του εργοδότη ή ενός ειδικά εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου και τη σφραγίδα του οργανισμού (ή τη σφραγίδα της υπηρεσίας προσωπικού).

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην πιστοποίηση των αρχείων κατά την απόλυση ενός υπαλλήλου (ρήτρα 35 των Κανόνων). Έτσι, κατά την απόλυση ενός εργαζομένου, όλες οι εγγραφές που γίνονται στο βιβλίο εργασίας του κατά την εργασία του σε αυτόν τον οργανισμό πιστοποιούνται με την υπογραφή του εργοδότη ή του ατόμου που είναι υπεύθυνος για την τήρηση βιβλίων εργασίας, τη σφραγίδα του οργανισμού (υπηρεσία προσωπικού) και την υπογραφή του ίδιου του εργαζόμενου.

Σημειώστε ότι παρόμοιες απαιτήσεις περιέχονταν στις Οδηγίες σχετικά με τη διαδικασία διατήρησης βιβλίων εργασίας σε επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμούς (που εγκρίθηκε από το ψήφισμα της Κρατικής Επιτροπής Εργασίας της ΕΣΣΔ της 20ης Ιουνίου 1974 αρ. 162).

Κατά την πιστοποίηση αρχείων κατά την απόλυση, το πιο συνηθισμένο λάθος που συμβαίνει είναι ότι ο υπεύθυνος προσωπικού τοποθετεί κατά λάθος τη σφραγίδα άλλου οργανισμού. Αυτό συμβαίνει συνήθως σε δομές τύπου εκμετάλλευσης. Στη συνέχεια, προκύπτει μια κατάσταση όταν η πιστοποίηση πραγματοποιήθηκε από έναν οργανισμό που δεν σχετίζεται με τον οργανισμό που άνοιξε αυτό το μπλοκ με το όνομά του (πλήρη και συντομογραφία).

Πώς να διορθώσετε αυτό το σφάλμα; Δυστυχώς, ούτε οι Κανόνες ούτε οι Οδηγίες παρέχουν καμία απάντηση σε αυτό. Πολλοί ειδικοί προτείνουν μετά από ένα λανθασμένα κλειστό μπλοκ αρχείων, να ανοίξετε ένα νέο μπλοκ του ίδιου οργανισμού με τη μορφή πλήρους και συντομευμένου ονόματος, να κάνετε μια διορθωτική καταχώριση δηλώνοντας το αρχείο απόλυσης άκυρο, να το πιστοποιήσετε με υπογραφές και να βάλετε τη σωστή σφραγίδα. Μια τέτοια απόφαση δεν είναι άψογη, διότι δεν υπάρχουν λόγοι να αναγνωριστεί το αρχείο απόλυσης ως άκυρο. Σε αυτήν την εγγραφή, όλες οι λεπτομέρειες (αύξων αριθμός εγγραφής, ημερομηνία, διατύπωση, στοιχεία παραγγελίας) αντιστοιχούν στην πραγματικότητα. Επιπλέον, το αρχείο πιστοποίησης έχει εντελώς ανεξάρτητο χαρακτήρα και ισχύει όχι μόνο για το αρχείο απόλυσης, αλλά για ολόκληρο το μπλοκ αρχείων (βλ. παράγραφο 35 των Κανόνων: «με την απόλυση υπαλλήλου... όλες οι συμμετοχές ... είναι πιστοποιημένα...»). Φαίνεται εντελώς άσκοπο να αναγνωρίζονται όλες οι εγγραφές με έναν δεδομένο εργοδότη ως άκυρα.

Το αρχείο πιστοποίησης σε αυτή την περίπτωση είναι λανθασμένο λόγω της εσφαλμένης λεπτομέρειας «σφράγισης». Επομένως, αυτό είναι που πρέπει να διορθωθεί. Πολλοί άνθρωποι περνούν βάζοντας τη σωστή σφραγίδα δίπλα του. Αλλά η παρουσία δύο σφραγίδων ως λεπτομερειών στο έγγραφο φαίνεται λανθασμένη. Φανταστείτε μια σύμβαση εργασίας, σφραγισμένη από τον εργοδότη με δύο σφραγίδες, η μία εκ των οποίων δεν σχετίζεται με το νομικό πρόσωπο που ενεργεί ως εργοδότης. Φυσικά, αυτό είναι απαράδεκτο.

Ορισμένοι υπάλληλοι προσωπικού προτείνουν να κάνετε μια διορθωτική καταχώριση με το ακόλουθο περιεχόμενο κάτω από τον ακόλουθο αύξοντα αριθμό:

Προσφέρονται να βάλουν τη σωστή σφραγίδα δίπλα σε αυτήν την καταχώρηση. Ωστόσο, το μπλοκ των αρχείων έχει ήδη κλείσει με αρχείο απόλυσης και έχει πιστοποιηθεί (ακόμα και αν πιστοποιηθεί όχι εντελώς σωστά). Επομένως, ο πρώην εργοδότης δεν έχει κανένα λόγο να κάνει εγγραφές στη συνέχεια. Και το άνοιγμα ενός μπλοκ εγγραφών για την πραγματοποίηση μόνο μίας καταχώρισης πιστοποίησης είναι άσκοπο, επειδή μια τέτοια εγγραφή δεν μπορεί να υπάρχει μεμονωμένα από εκείνα τα αρχεία που πιστοποιούνται.

Επομένως, δεν υπάρχει ιδανική διέξοδος από αυτήν την κατάσταση, οποιαδήποτε διόρθωση μιας λανθασμένα τοποθετημένης σφραγίδας θα έρχεται σε αντίθεση με τις Οδηγίες και τους Κανόνες. Φαίνεται ότι μπορεί να επιλεγεί οποιαδήποτε από αυτές τις μεθόδους, αλλά θα πρέπει να δοθεί στον εργαζόμενο ένα πιστοποιητικό που να επιβεβαιώνει την περίοδο εργασίας με αυτόν τον εργοδότη και να συμβουλεύεται να διατηρήσει αυτό το πιστοποιητικό για παρουσίαση σε άλλους εργοδότες και συνταξιοδοτικές αρχές (αν είναι απαραίτητο).

Με τον ίδιο τρόπο, θα πρέπει να δίνονται επεξηγήσεις εάν η σφραγίδα στο εσωτερικό εξώφυλλο του βιβλίου εργασίας έχει τοποθετηθεί κατά λάθος («η σφραγίδα του τάδε οργανισμού έχει τοποθετηθεί λανθασμένα»). Για παράδειγμα, όταν έκανε μια καταχώριση για αλλαγή επωνύμου, ο υπάλληλος προσωπικού χρησιμοποίησε λάθος σφραγίδα κατά την πιστοποίηση. Μόνο αντί για δικαιολογητικό σε αυτή την περίπτωση, είναι σκόπιμο να εκδοθεί επικυρωμένο αντίγραφο της παραγγελίας, βάσει του οποίου άλλαξε το επώνυμο του υπαλλήλου στα έγγραφα του οργανισμού.

Εάν τοποθετηθεί λανθασμένη σφραγίδα κάτω από την καταχώρηση σχετικά με την προσθήκη πληροφοριών σχετικά με την εκπαίδευση ή/και το επάγγελμα, τότε σε αυτήν την περίπτωση μπορείτε να εκδώσετε ένα πιστοποιητικό που έχει συνταχθεί σε οποιαδήποτε μορφή, το οποίο θα πιστοποιεί ότι η αντίστοιχη εγγραφή στο εξώφυλλο έγινε με αυτό συγκεκριμένο εργοδότη.

Μερικές φορές συμβαίνει ότι η σφραγίδα που τοποθετείται εν μέρει δεν αντιστοιχεί στο όνομα του οργανισμού στον τίτλο. Αυτό μπορεί να είναι λάθος του αξιωματικού προσωπικού που άνοιξε απρόσεκτα το μπλοκ των αρχείων. Ένα λανθασμένο όνομα οργανισμού είναι επίσης σχεδόν αδύνατο να διορθωθεί επειδή δεν είναι αριθμημένο. Σε αυτή την περίπτωση, η λύση θα ήταν επίσης η έκδοση πιστοποιητικού που να επιβεβαιώνει την αντίστοιχη περίοδο εργασιακής εμπειρίας.

Παρόμοιο σφάλμα παρουσιάζεται επίσης εάν χαθεί μια εγγραφή αλλαγής στο όνομα του οργανισμού. Για παράδειγμα, η Romashka LLC μετονομάστηκε σε Romashka Audit Firm LLC, και αυτό αντικατοπτρίζεται στα συστατικά της έγγραφα. Κατά συνέπεια, κατά την απόλυση ενός εργαζομένου, ο εργοδότης θα βάλει σφραγίδα που ανήκει στην Romashka Auditing Firm LLC. Αλλά επειδή απλώς ξέχασαν να κάνουν εγγραφή της μετονομασίας, το όνομα του μπλοκ εγγραφών δεν αντιστοιχεί στις λεπτομέρειες εκτύπωσης. Δηλαδή τυπικά θεωρείται ότι οι εγγραφές αυτές έγιναν από δύο διαφορετικούς οργανισμούς.

Μέχρι να κλείσει το μπλοκ καταχωρήσεων, είναι πολύ εύκολο να κάνετε μια καταχώρηση που λείπει (ρήτρα 3.2 των Οδηγιών). Αλλά εάν οι συμμετοχές είναι ήδη κλειστές, τότε δεν υπάρχει πλέον λόγος να κάνετε μια εγγραφή που λείπει. Φυσικά, μπορείτε να ανοίξετε ένα νέο μπλοκ εγγραφών και να κάνετε την καταχώριση που λείπει, αλλά μέχρι να ανακαλυφθεί ένα τέτοιο σφάλμα, ο υπάλληλος μπορεί να εργάζεται ήδη σε νέο μέρος. Σε αυτή την περίπτωση, εκδίδεται και πάλι πιστοποιητικό, το οποίο αντικατοπτρίζει πληροφορίες σχετικά με τη διάρκεια υπηρεσίας του υπαλλήλου και σχετικά με τη μετονομασία του οργανισμού που συνέβη κατά την περίοδο της εργασίας του. Ο εργαζόμενος έχει το δικαίωμα να παρουσιάσει ένα τέτοιο πιστοποιητικό σε νέο τόπο εργασίας και ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να κάνει μια κατάλληλη εγγραφή βάσει αυτού του πιστοποιητικού (ρήτρα 27 των Κανόνων). Ο εργαζόμενος θα πρέπει να τηρεί ένα τέτοιο πιστοποιητικό ως δικαιολογητικό.

Πολύ συχνά υπάρχουν βιβλία εργασίας στα οποία ένα μπλοκ αρχείων ενός οργανισμού κλείνει με ειδοποίηση απόλυσης, την υπογραφή του υπαλλήλου προσωπικού και την υπογραφή του υπαλλήλου, αλλά τη σφραγίδα του οργανισμού (σφραγίδα του τμήματος προσωπικού) λείπει. Αυτό το ελάττωμα μπορεί να εξαλειφθεί πολύ απλά - ο εργαζόμενος πρέπει απλώς να έρθει στον προηγούμενο χώρο εργασίας του και να ζητήσει μια σφραγίδα. Το κύριο πράγμα δεν είναι να το καθυστερήσετε, καθώς ο οργανισμός μπορεί να αλλάξει το όνομά του, να παραγγείλει νέες σφραγίδες και να καταστρέψει παλιές. Τότε η πιστοποίηση με σφραγίδα μπορεί να προκαλέσει δυσκολίες. Αλλά ακόμη και σε αυτήν την περίπτωση, η έκδοση πιστοποιητικού επιβεβαίωσης θα βοηθήσει.

Προβλήματα μπορεί επίσης να προκύψουν εάν προσπαθήσουν να διορθώσουν την έλλειψη σφραγίδας όταν ο προηγούμενος οργανισμός έχει ήδη εκκαθαριστεί ή αναδιοργανωθεί. Σε αυτές τις περιπτώσεις, για τα δικαιολογητικά, πρέπει να επικοινωνήσετε με τους νόμιμους διαδόχους του οργανισμού ή με τα αρχεία όπου υποβλήθηκαν τα έγγραφα προσωπικού. Ωστόσο, η ασφάλεια των εγγράφων στο προσωπικό δεν διασφαλίζεται πάντα σωστά, επομένως είναι πιθανό να μην λάβετε πιστοποιητικό αρχείου. Και τότε το αντίστοιχο μπλοκ αρχείων θα παραμείνει για πάντα χωρίς σφραγίδα και θα θεωρείται ακατάλληλα πιστοποιημένο. Κατ 'αρχήν, ο επόμενος εργοδότης μπορεί να ανοίξει το δικό του μπλοκ μετά από ένα τέτοιο μπλοκ αρχείων. Ωστόσο, η καταγραφή της αρχαιότητας βάσει ακατάλληλα πιστοποιημένων προηγούμενων αρχείων θα είναι προβληματική.

Μια ακόμη πιο περίπλοκη κατάσταση προκύπτει όταν το βιβλίο εργασίας στερείται όχι μόνο πιστοποιητικής σφραγίδας, αλλά ακόμη και αρχείο απόλυσης. Τότε ο εργοδότης που προσλαμβάνει τον εργαζόμενο δεν θα μπορεί να τηρεί τέτοιο βιβλίο, γιατί τυπικά ο εργαζόμενος θεωρείται ότι εργάζεται σε άλλο οργανισμό, αν και στην πραγματικότητα αυτός ο οργανισμός μπορεί να έχει ήδη εκκαθαριστεί. Αλλά εάν ο εργαζόμενος προσκομίσει αρχειακό πιστοποιητικό, από το οποίο θα είναι σαφές ότι πραγματοποιήθηκε η απόλυση, ο "νέος" εργοδότης έχει το δικαίωμα να ξεκινήσει το δικό του μπλοκ αρχείων και, στη σύνθεσή του, να αντικατοπτρίζει πληροφορίες σχετικά με την απόλυση του υπάλληλος από τον προηγούμενο τόπο εργασίας.

Θέση της σφραγίδας στο έγγραφο

Η τοποθέτηση σφραγίδας σε ένα έγγραφο προσωπικού δεν έχει επίσης μικρή σημασία. Το πιο συνηθισμένο λάθος: η σφραγίδα καλύπτει πλήρως την προσωπική υπογραφή του υπαλλήλου, καθιστώντας έτσι αδύνατη τη σύγκρισή της με υπογραφές σε άλλα έγγραφα ή σε δείγματα υπογραφών (δηλαδή την αναγνώρισή της ως γνήσιας). Μερικές φορές μια τέτοια σφράγιση είναι σκόπιμη, επειδή ένα μη εξουσιοδοτημένο άτομο υπέγραψε για τον υπάλληλο. Ένα τέτοιο έγγραφο έχει όλα τα σημάδια ενός πλαστού εγγράφου και υποδηλώνει την ανεντιμότητα μιας τέτοιας οργάνωσης.
Είναι γενικά αποδεκτό ότι η σφραγίδα καλύπτει μέρος του τίτλου της θέσης, αφήνοντας ανοιχτή για ανάγνωση την προσωπική υπογραφή του υπαλλήλου και την αποκωδικοποίησή της. Παρόμοιοι κανόνες υπήρχαν πάντα στην ΕΣΣΔ και επί του παρόντος τέτοιες απαιτήσεις κατοχυρώνονται σε νομοθετικές πράξεις που ορίζουν μια συγκεκριμένη διαδικασία για εργασία γραφείου στα αρμόδια κυβερνητικά όργανα.

Ένα άλλο ελάττωμα που εντοπίζεται συχνά σε έγγραφα είναι ένα αποτύπωμα σφραγίδας σε ένα έγγραφο που είναι πολύ παχύ ή πολύ χλωμό, καθώς και μια εκτύπωση με μια μερική εικόνα που λείπει (συνήθως όταν η πίεση είναι ελαφριά). Συνιστούμε η εκτύπωση να είναι καθαρή και ευανάγνωστη.

* * *

Έτσι, η σφραγίδα του οργανισμού στα έγγραφα προσωπικού είναι απαραίτητη σε περιπτώσεις όπου το έγγραφο επισημοποιεί τυχόν αμοιβαία δικαιώματα και υποχρεώσεις εργοδότη και εργαζομένου, καθώς και σε περιπτώσεις όπου το έγγραφο ή το αντίγραφό του πιστοποιεί οποιαδήποτε γεγονότα ή δικαιώματα του εργαζομένου (συμπεριλαμβανομένων πρώην υπάλληλος). Τα εσωτερικά έγγραφα του εργοδότη δεν υπόκεινται σε σφράγιση. Και επειδή η σφραγίδα υποδηλώνει τη σημασία του εγγράφου, δεν πρέπει να γίνονται λάθη κατά την τοποθέτησή του. Διαφορετικά, μπορεί να προκύψουν αρνητικές καταστάσεις τόσο για τον εργαζόμενο, ο οποίος στερείται την ευκαιρία να αποδείξει τα δικαιώματά του με την προσκόμιση εγγράφου, όσο και για τον εργοδότη, ο οποίος κινδυνεύει να φέρει διοικητική ευθύνη για παραβίαση της διαδικασίας διεξαγωγής αρχείων προσωπικού.\

2 Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο νόμος δεν αναφέρει την ένδειξη της τοποθεσίας ως υποχρεωτική λεπτομέρεια σφραγίδας (ρήτρα 4, άρθρο 3 του ομοσπονδιακού νόμου της 12ης Ιανουαρίου 1996 Αρ. 7-FZ «Σχετικά με τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς»).

3 Διάταγμα του Επιμελητηρίου Εγγραφής της Μόσχας της 20ης Ιανουαρίου 1999 Αρ. 17 «Σχετικά με τη διαδικασία έγκρισης σκίτσων σφραγίδων και γραμματοσήμων» (στην πραγματικότητα, το έγγραφο έχει χάσει ισχύ). Βλέπε επίσης Νόμο της Μόσχας Νο. 44 της 30ης Ιουνίου 2004 «Σχετικά με τη Λογιστική των Σφραγίδων» (που χάθηκε σε ισχύ λόγω της υιοθέτησης του Νόμου της Μόσχας αριθ. 28 της 22ας Ιουνίου 2005).

4 Σημειώστε ότι στο βιβλίο εργασίας του δείγματος του 1974, παρέχονται έως και τρεις στήλες για τέτοιες αλλαγές στο πεδίο «επώνυμο». Επομένως, σε τέτοια βιβλία, το νέο επώνυμο δεν εισάγεται στην κορυφή, αλλά στο κάτω μέρος, σε μια ελεύθερη στήλη.

5 Η υπογραφή του υπαλλήλου μπορεί να λείπει εάν απουσίαζε από την εργασία κατά τη συμπλήρωση του βιβλίου εργασίας την ημέρα της απόλυσης (για παράδειγμα, λόγω ασθένειας κ.λπ.) ή εάν ο ίδιος αρνηθεί να υπογράψει (συνήθως σε περιπτώσεις «σύγκρουσης» απόλυση, «υπό άρθρο»).

6 Βλέπε: «Κρατικό σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση. Βασικές διατάξεις. Γενικές απαιτήσεις για υπηρεσίες υποστήριξης εγγράφων και τεκμηρίωσης» (εγκρίθηκε με απόφαση του συμβουλίου του Κύριου Αρχείου της ΕΣΣΔ της 27ης Απριλίου 1988, διάταξη του Κύριου Αρχείου ΕΣΣΔ της 23ης Μαΐου 1988 Αρ. 33).

7 Βλέπε: Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση στις τελωνειακές αρχές (περιφερειακά τελωνεία, τελωνεία, τελωνεία), εγκεκριμένα. με εντολή της Ομοσπονδιακής Τελωνειακής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 18ης Οκτωβρίου 2004 αρ. Εγκρίθηκαν οδηγίες για εργασίες γραφείου στα όργανα και τους θεσμούς της εισαγγελίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. με εντολή του Γενικού Εισαγγελέα της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 28ης Δεκεμβρίου 1998 αρ. 93.