Η επιτυχία στην επιχείρηση εξαρτάται όχι μόνο από την προσωπική επικοινωνία, αλλά και από την ικανότητα σωστής σύνταξης ενός μηνύματος σε έναν συνεργάτη. έχει σχεδιαστεί για τη δημιουργία σχέσεων με πιθανούς επενδυτές. Ένα καλά διαμορφωμένο μήνυμα θα δείξει τη σοβαρότητα των προθέσεων και των επιχειρηματικών σας δεξιοτήτων. Όσοι θέλουν να κάνουν καλή εντύπωση θα πρέπει πάντα να τηρούν αυστηρά τις επαγγελματικές επιστολές.

Γενικοί κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας επιστολών

Εάν σκοπεύετε να στείλετε ένα μήνυμα σε χαρτί, βεβαιωθείτε ότι είναι εντελώς καθαρό. Καλό είναι να γράψετε το μήνυμά σας σε επιστολόχαρτο με το λογότυπο της εταιρείας που εκπροσωπείτε. Ανεξάρτητα από το εάν χρησιμοποιείτε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή, πρέπει να θυμάστε τους ακόλουθους γενικούς κανόνες εθιμοτυπίας για τις επαγγελματικές επιστολές:

• ξεκινήστε το μήνυμά σας με ένα χαιρετισμό. Εάν επικοινωνείτε με ένα συγκεκριμένο άτομο, χρησιμοποιήστε τα στοιχεία του.
• Παρουσιάστε την εταιρεία σας και περιγράψτε εν συντομία τους στόχους του μηνύματός σας.
• Εάν λάβετε ένα email, σας καθοδηγεί να ειδοποιήσετε τον αποστολέα ότι έφτασε.
• απαντήστε σε όλα τα μηνύματα που έχετε λάβει το συντομότερο δυνατό, ειδικά εάν το θέμα είναι επείγον.
• κάθε γράμμα πρέπει να τελειώνει με ένα μικρό μπλοκ που περιέχει τα στοιχεία επικοινωνίας του οργανισμού (τηλέφωνο, φαξ, διεύθυνση email).
• Η εθιμοτυπία των επαγγελματικών επιστολών απαιτεί επίσης να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη του μηνύματος για την προσοχή που έδωσε στην ανάγνωσή του.
• Ανεξάρτητα από το ποιος λαμβάνει το μήνυμα και για ποιο σκοπό αποστέλλεται η επαγγελματική επιστολή, οι απαιτήσεις εθιμοτυπίας απαιτούν ευγένεια, εγγραμματισμό και χρήση επίσημου στυλ αλληλογραφίας (εκτός από εκείνες τις περιπτώσεις όπου οι συνομιλητές γνωρίζονται καλά και έχουν στραφεί σε πιο ανεπίσημη επικοινωνία ).

Εθιμοτυπία ομιλίας για επαγγελματική γραφή

Δεν μπορείτε να διακόψετε απότομα την αλληλογραφία. Εάν λάβετε μια επαγγελματική επιστολή, επιχειρηματική εθιμοτυπίασας υποδεικνύει να το απαντήσετε. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε περιπτώσεις όπου ο αποστολέας του μηνύματος κάνει μια ερώτηση ή θέλει να λάβει διευκρινίσεις. Το να αφήνεις ένα μήνυμα αναπάντητο σημαίνει να βάλεις τέλος σε μια πιθανή συνεργασία.

Είναι επίσης σημαντικό να μην παρεκκλίνουμε από το θέμα της αλληλογραφίας. Εάν σκοπεύει να πουλήσει ένα προϊόν, περιγράψτε μόνο τα πλεονεκτήματά του και τα οφέλη της συνεργασίας με την εταιρεία που εκπροσωπείτε. Δεν χρειάζονται λυρικές παρεκβάσεις, αστεία και άλλα. Στείλτε στο σύντροφό σας μόνο πληροφορίες που μπορούν να του αποφέρουν πρακτικό όφελος.

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στον αλφαβητισμό. Η εθιμοτυπία των επαγγελματικών επιστολών δεν συγχωρεί γραμματικά, ορθογραφικά και λάθη στίξης. Ο συνομιλητής σας είναι απίθανο να θέλει να δημιουργήσει επαφή με μια εταιρεία που εκπροσωπείται από ένα αγράμματο άτομο. Εάν δεν είστε σίγουροι για τις ικανότητές σας, ελέγξτε ξανά το μήνυμα χρησιμοποιώντας ειδικές υπηρεσίες ή ζητήστε από έναν πιο ικανό συνάδελφο να σας υποστηρίξει.

Δομή μιας επιχειρηματικής επιστολής

Όλες οι επίσημες επικοινωνίες πρέπει να έχουν την ίδια δομή. Οι κανόνες εθιμοτυπίας των επαγγελματικών επιστολών περιγράφουν τα ακόλουθα σημεία που πρέπει να παρουσιάζονται στο μήνυμα:

• Το "Header" είναι ο σχεδιασμός του φύλλου σύμφωνα με το εταιρικό στυλ. Μπορεί να περιλαμβάνει όνομα εταιρείας, λογότυπο κ.λπ.
• Ο χαιρετισμός δεν χρειάζεται να περιέχει κλασικές μορφές («γεια σας», «καλημέρα»). Εάν απευθύνεστε σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο, χρησιμοποιήστε το γενικά αποδεκτό "αγαπητέ" ακολουθούμενο από το όνομα και το πατρώνυμο του παραλήπτη της επιστολής.
• το κύριο μέρος περιέχει το κύριο θέμα της αλληλογραφίας. Εδώ μπορείτε να αποκαλύψετε τον σκοπό του μηνύματος και να παρέχετε πληροφορίες για την εταιρεία. Ωστόσο, δεν πρέπει να συνθέσετε ένα μεγάλο μήνυμα σε πολλά φύλλα. Είναι απίθανο να το διαβάσει κανείς μέχρι το τέλος. Να είστε συνοπτικοί και συνεπείς.
• ο αποχαιρετισμός, όπως και ο χαιρετισμός, διαφέρει από τις αποδεκτές μορφές του συνηθισμένου εθιμοτυπία ομιλίας. Δεν χρειάζεται να γράψετε «αντίο» στον συνομιλητή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γενικά αποδεκτές φράσεις όπως "θα είμαστε ευγνώμονες για την απάντησή σας", "με σεβασμό" και άλλες.
• αφήστε τα προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας και την υπογραφή σας και μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς τη διεύθυνση της εταιρείας σας και τις επαφές του τμήματος που ασχολείται με συγκεκριμένα θέματα.

Η γενική δομή μιας επαγγελματικής επιστολής μπορεί να ποικίλλει ανάλογα με την κατάσταση. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, θα πρέπει να εφαρμόζονται όλα τα σημεία του υπό εξέταση σχήματος.

Ο κύριος κανόνας επαγγελματική αλληλογραφία– αλφαβητισμός των μηνυμάτων. Εξίσου σημαντική είναι η συμμόρφωση με τα καθιερωμένα επιχειρηματικό στυλεπικοινωνία και να απαντήσει εγκαίρως στα αιτήματα του συνομιλητή. Σύμφωνα με τα πρότυπα εθιμοτυπίας, μια απάντηση σε μια ληφθείσα επιστολή θα πρέπει να σταλεί το αργότερο δύο ημέρες αργότερα. Δεν μπορείτε να αγνοήσετε τον αποστολέα, διαφορετικά μπορείτε να καταστρέψετε τη φήμη σας. Επίσης, δεν πρέπει να υπερβείτε τους κανόνες που καθορίζονται από την εθιμοτυπία των επαγγελματικών επιστολών, διαφορετικά ο συνομιλητής μπορεί να αποφασίσει ότι δεν σέβεστε.

Η επίσημη αλληλογραφία είναι ένα πολύ ιδιαίτερο είδος που πρέπει να κυριαρχήσετε εάν πρόκειται να ανεβείτε στην εταιρική σκάλα. Οι καλές δεξιότητες επιχειρηματικής γραφής θα σας εξυπηρετήσουν πιστά: θα σας βοηθήσουν να επικοινωνήσετε με υφισταμένους, ανωτέρους και συνεργάτες και θα τονίσουν την εκπαίδευση και τις προοπτικές σας. Το στυλ επικοινωνίας πρέπει να είναι συγκρατημένο, εστιασμένο, χωρίς να παρεκκλίνει από το δεδομένο θέμα.

Χαρακτηριστικά της επιχειρηματικής επικοινωνίας

Οποιαδήποτε επικοινωνία: τόσο προσωπική όσο και γραπτή είναι η αλληλεπίδραση με ανθρώπους με σκοπό την ανταλλαγή πληροφοριών, την δημιουργία εντύπωσης και την επίτευξη συμφωνίας. Τίποτα ανθρώπινο δεν είναι ξένο για εμάς, μερικές φορές δίνουμε ελεύθερα τα συναισθήματά μας, αλλά στον επιχειρηματικό τομέα δεν πρέπει να υπάρχει χώρος για τη βίαιη εκδήλωση των συναισθημάτων, των χαρακτηριστικών του χαρακτήρα και της ιδιοσυγκρασίας μας.

Είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς ότι σε μια διεθνή συνάντηση οι πρόεδροι διαφορετικές χώρεςτραγούδησε τραγούδια, γέλασε δυνατά ή εξέφρασε προσωπική εχθρότητα. Γι' αυτό υπάρχει εθιμοτυπία, για να κάνουμε τη ζωή μας όσο το δυνατόν πιο άνετη και τακτική.

Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό της επαγγελματικής επικοινωνίας είναι ότι δεν μπορεί να διακοπεί στη μέση της πρότασης.Πρέπει να γράψετε μια απάντηση σε κάθε γράμμα που λαμβάνετε, ακόμα κι αν δεν σας αρέσει. Εάν λάβατε μια κλήση και δεν σηκώσατε έγκαιρα το τηλέφωνο, πρέπει να καλέσετε ξανά. Φυσικά, η επικοινωνία με μερικούς ανθρώπους μπορεί να είναι δυσάρεστη. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η αντίσταση στο άγχος βρίσκεται στη λίστα των απαιτούμενων προσόντων για έναν διευθυντή.

Μια επαγγελματική συνάντηση, τηλεφωνική συνομιλία ή επαγγελματική αλληλογραφία μέσω email έχει σίγουρα κάποιο σκοπό. Ως αποτέλεσμα, τα μέρη πρέπει να καταλήξουν σε συμπεράσματα, να συζητήσουν το έργο, να συμφωνήσουν σε μια στρατηγική εταιρική σχέση κ.λπ.

Κανόνες για την αλληλογραφία μέσω email

ΣΕ γράψιμοΥπάρχουν, ίσως, ακόμη περισσότεροι περιορισμοί και συμβάσεις από ό,τι στην προφορική επικοινωνία. Όταν επικοινωνούμε απευθείας με έναν συνομιλητή, σε μια προσωπική συνάντηση, μπορούμε να δώσουμε τονική έμφαση σε αυτό ή εκείνο το γεγονός, να διευκρινίσουμε κάτι εάν ο συνομιλητής δεν μας καταλαβαίνει. Εάν γίνει κάποιο σφάλμα ομιλίας, μπορούμε να το διορθώσουμε αμέσως. Αλλά σε μια υπηρεσιακή επιστολή πρέπει να εκφραζόμαστε όσο πιο ξεκάθαρα και ξεκάθαρα γίνεται, ώστε οι λέξεις να μην υπονοούν διπλή ερμηνεία.

Έλεγαν: «Το χαρτί θα αντέξει τα πάντα», που σημαίνει ότι ακόμη και αναξιόπιστα γεγονότα μπορούν να γραφτούν. Είμαστε της άποψης ότι Πρέπει να διεξάγετε επαγγελματική αλληλογραφία όσο το δυνατόν πιο ειλικρινά.Με την ευκαιρία, τώρα χάρτινα γράμματαΌλο και λιγότεροι στέλνονται. Βασικά τους αποστέλλονται συμβόλαια και άλλα έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, τα επιστολόχαρτα χρησιμοποιούνται ως απόδειξη της υψηλής θέσης του οργανισμού.

Στις μέρες μας, στις περισσότερες περιπτώσεις, η επαγγελματική αλληλογραφία λαμβάνει χώρα στον εικονικό χώρο και έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Όταν ένας διάλογος μόλις αρχίζει, σύμφωνα με την εθιμοτυπία, είναι συνηθισμένο να γράφετε έναν χαιρετισμό, για παράδειγμα: «Γεια σου, αγαπητέ Oleg Sergeevich! " Και όταν επικοινωνήσετε μαζί μας αργότερα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, μπορείτε να παραλείψετε τον χαιρετισμό.

Γνώση γραφής

Η γραπτή επικοινωνία, μεταξύ άλλων μέσω email, απαιτεί συμμόρφωση με τα γλωσσικά πρότυπα και άψογο γραμματισμό. Άλλωστε, η αλληλογραφία θα αποκαλύψει τα κενά σας σε έναν μορφωμένο συνομιλητή. Επομένως, σας συμβουλεύουμε να ελέγξετε τι έχετε γράψει χρησιμοποιώντας ειδικές υπηρεσίες, εάν δεν είστε απόλυτα σίγουροι για τις γνώσεις σας.

Ας απαριθμήσουμε τους γενικούς κανόνες που απαιτούνται από την ηθική της ηλεκτρονικής επικοινωνίας. Είναι αρκετά απλά, αλλά πολλοί, δυστυχώς, τα παραμελούν:

• η αρχή κάθε πρότασης γράφεται με κεφαλαίο γράμμα.
• τοποθετείται μια τελεία στο τέλος της φράσης έτσι ώστε το νόημα αυτού που διαβάζεται να είναι σαφές.
• Για να αναλύσετε ένα πρόβλημα και να προτείνετε λύσεις, είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε μια λίστα με κουκκίδες ή αρίθμηση.
• για λόγους σαφήνειας, είναι καλό να χρησιμοποιείτε πίνακες, γραφήματα, διαγράμματα.
• μην προσπαθείτε να φαίνεστε σκόπιμα σαν ένας έξυπνος, μορφωμένος συνομιλητής, μην περιπλέκετε απλές σκέψεις με υπερβολικές συμμετοχικές και συμμετοχικές φράσεις.
• Όσο πιο απλά εκφράζετε τις σκέψεις σας, τόσο το καλύτερο.
• Αν και στην καθημερινή ομιλία η κουλτούρα απαιτεί την αποφυγή της ορολογίας, στο επιχειρηματικό περιβάλλον η επαγγελματική ορολογία και ο δανεισμός από τα αγγλικά θεωρούνται πλέον καλοί τρόποι (αλλά μην το παρακάνετε!).

Τύποι επαγγελματικών επιστολών

Η δομή τους είναι σχεδόν ίδια. Όσον αφορά τον όγκο, το μεγάλο κείμενο δεν φαίνεται καλό στο σώμα της επιστολής. Είναι καλύτερα να το μορφοποιήσετε ως ξεχωριστό αρχείο και να το επισυνάψετε ως συνημμένο. Σε αυτήν την περίπτωση, στην ίδια την επιστολή, μετά τον χαιρετισμό, πρέπει να αναφέρετε εν συντομία τι συζητείται στο συνημμένο αρχείο.

Δομή γραμμάτων (αρχή)

Εκτός γενικούς κανόνες, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ορισμένες λεπτομέρειες της επαγγελματικής γραφής. Θα δώσουμε κανόνες που θα είναι κατάλληλοι στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων.

Η αρχή ενός email ονομάζεται κεφαλίδα. Περιέχει το λογότυπο του οργανισμού. Είναι χρήσιμο να έχετε πάντα στη διάθεσή σας (δηλαδή στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας) ένα πρότυπο στο οποίο περιλαμβάνεται αυτό το λογότυπο.

Σε αντίθεση με την επικοινωνία εκτός σύνδεσης, οι σύγχρονοι κανόνες δεν σας υποχρεώνουν να χαιρετήσετε τον παραλήπτη και μπορείτε αμέσως, καλώντας τον με το όνομα και το πατρώνυμο, να δηλώσετε την ουσία του θέματος. Ωστόσο, πολλοί συνεχίζουν να γράφουν στην αρχή του μηνύματος: « Καλημέρα! », «Γεια σας! », «Καλησπέρα! " ή "Χαιρετίσματα." Και αυτό δεν είναι επίσης καμία απόκλιση από τον κανόνα.

Οι απαιτήσεις για το κύριο μέρος της επιστολής προϋποθέτουν ότι αυτό είναι το νόημα της αλληλογραφίας. Η διαίρεση του κειμένου σε παραγράφους θεωρείται καλή μορφή, ένδειξη προσοχής στον συνομιλητή. Σε κάθε παράγραφο, μια ή η άλλη πτυχή του θέματος κατονομάζεται και αποκαλύπτεται. Εκτός από τον εντοπισμό του προβλήματος, συνηθίζεται να προτείνουμε τρόπους επίλυσής του. Για να το πω έτσι, για να αποκαλύψει μια επιχειρηματική ιδέα σε μικρογραφία.

Δομή επιστολής (συμπέρασμα)

Πώς να στείλετε ένα επαγγελματικό μήνυμα;

Οι περισσότεροι υπάλληλοι γραφείου διατηρούν ένα πολύ εκτεταμένο αρχείο επιστολών στα εισερχόμενα email τους. Για να αποτρέψετε τη σύγχυση του συνομιλητή σε μια μακρά αλληλογραφία, συνιστάται να στείλετε την επιστολή ως απάντηση. Όταν κάνετε κλικ στο αντίστοιχο πλαίσιο στην αρχή της γραμμής θέματος, εμφανίζεται η αγγλική συντομογραφία "Re...". Αυτό είναι πολύ βολικό γιατί ο παραλήπτης θα θυμάται αμέσως την πρόοδο της αλληλογραφίας.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ολόκληρο το ιστορικό της εικονικής επικοινωνίας με έναν δεδομένο συνομιλητή ή μπορείτε να αφήσετε μόνο τα πιο πρόσφατα ή πιο σημαντικά αποσπάσματα. Η σύγχρονη επιχειρηματική εθιμοτυπία απαιτεί την απόκριση στα email αρκετά γρήγορα.Άλλωστε, περνάμε ένα σημαντικό μέρος της ημέρας μας στον υπολογιστή εργασίας. Επιπλέον, η αλληλογραφία μπορεί να ελεγχθεί από κινητές συσκευές.

Εάν ανησυχείτε εάν η επιστολή έχει φτάσει στον παραλήπτη, χρησιμοποιήστε τη βολική λειτουργία "Ειδοποίηση παραλαβής", η οποία είναι διαθέσιμη σε όλους σχεδόν τους διακομιστές αλληλογραφίας. Με αυτόν τον τρόπο θα γνωρίζετε ότι το email έχει ελεγχθεί.

Σχέδιο

1. Λειτουργίες μιας επαγγελματικής επιστολής.

2. Γενικές απαιτήσεις για τη γλώσσα μιας επαγγελματικής επιστολής.

3. Τελετουργικά εθιμοτυπίας του επιχειρηματικού κειμένου.

4. Κύριοι τύποι επαγγελματικές επιστολές.

5. Πρακτική εργασία. Γράψτε το κείμενο μιας επιστολής προσφοράς με μια προσφορά για πώληση οποιουδήποτε προϊόντος (της επιλογής σας) και μια απάντηση σε αυτήν την επιστολή.

Εισαγωγή.

Μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα από τα κύρια μέρη επιχειρηματική επικοινωνία. Και η επιχειρηματική επικοινωνία ήταν ανέκαθεν ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία κάθε επιχείρησης, το κύριο μέσο αλληλεπίδρασης εντός του πλαισίου της και ένας ισχυρός μοχλός επιρροής ορισμένων υποκειμένων της σε άλλους. Είναι σωστά διεξαχθείσες επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις, μια καλογραμμένη επιστολή ή επιδέξια αιτιολόγηση μιας πρότασης που καθορίζει τελικά την επιτυχία της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Ετσι,Οι επαγγελματικές επιστολές έχουν ορισμένους κανόνες για τη σύνταξη και τη μορφοποίηση. Γνωρίζοντας αυτούς τους κανόνες, μπορούμε να επιτύχουμε ένα θετικό αποτέλεσμα στην επαγγελματική επικοινωνία.

Λειτουργίες επαγγελματικών επιστολών.

Μια επιχειρηματική επιστολή εκτελεί μια σειρά από σημαντικές λειτουργίες:

Λειτουργία πληροφοριών. Η επιστολή καταγράφει γεγονότα, πληροφορίες, απόψεις και άλλα φαινόμενα της πρακτικής και πνευματικής δραστηριότητας των ανθρώπων.

Οργανωτική λειτουργία. Με τη βοήθεια επιστολής εξασφαλίζεται

επιρροή στους ανθρώπους για σκοπούς οργάνωσης και συντονίζει τις δραστηριότητές τους.

Επικοινωνιακή λειτουργία της γραφής. Παρέχει εξωτερικές σχέσεις για οργανισμούς.

Νομική λειτουργία Δεδομένου ότι το περιεχόμενό του χρησιμοποιείται ως αποδεικτικό στοιχείο κατά την εξέταση αμφιλεγόμενων ζητημάτων από τα μέρη της σχέσης.

Εκπαιδευτική λειτουργία. Δεδομένου ότι μια επιστολή απαιτεί αυξημένο επίπεδο εκπαίδευσης και πειθαρχεί τον ερμηνευτή, μια καλά σχεδιασμένη επιστολή καλλιεργεί την αισθητική γεύση του διοικητικού προσωπικού και διατηρεί το κύρος του οργανισμού - του συγγραφέα του εγγράφου.

Στην καθημερινή ζωή, συχνά πρέπει να γράψετε αιτήσεις, αυτοβιογραφίες, βιογραφικά, επίσημες επιστολές, υπομνήματα, υπομνήματα, πράξεις και πιστοποιητικά. Ως εκ τούτου, απαιτούνται δεξιότητες και ικανότητες για την προετοιμασία αυτών των εγγράφων και ως εκ τούτου είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε τις απαιτήσεις για αυτές τις επιστολές, συγκεκριμένα: ακρίβεια, συντομία, σαφήνεια του δηλωμένου περιεχομένου, νομική εγκυρότητα, ενιαία εξωτερική μορφή, γενικά αποδεκτή, τυπική διάταξη τμημάτων του κειμένου ή λεπτομερειών.

Γενικές απαιτήσεις για τη γλώσσα της επαγγελματικής γραφής.

Η ποιότητα ενός επιχειρηματικού κειμένου αποτελείται από τέσσερα στοιχεία: σκέψη, ευαισθησία, εγγραμματισμό και ορθότητα. Κατά τη σύνταξη επαγγελματικής αλληλογραφίας, θα πρέπει να θυμόμαστε ότι η αντίληψη της επιστολής εξαρτάται όχι μόνο από το περιεχόμενο, αλλά και από τον φάκελο και το επιστολόχαρτο της εταιρείας. Η εμφάνιση της φόρμας είναι ένα είδος επαγγελματικής κάρτας της εταιρείας, επομένως ο σχεδιασμός της πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη. Όσο πιο επίσημη είναι η φόρμα, τόσο πιο επίσημο θα πρέπει να είναι το στυλ γραφής. Το χαρτί με γράμματα πρέπει να είναι καλής ποιότητας και το χρώμα του χαρτιού να είναι ανοιχτό: λευκό, ανοιχτό γκρι, κρεμ κ.λπ. Στο επάνω ή στο πλάι του φύλλου, το όνομα του οργανισμού θα πρέπει να τυπώνεται με μικρά γράμματα, ίσως το έμβλημα ή το λογότυπό του, και σε ορισμένες περιπτώσεις, το όνομα και το επώνυμο του υπαλλήλου και, ίσως, η θέση του.

Η δομή μιας επιχειρηματικής επιστολής αποτελείται από μια εισαγωγή, η οποία συνήθως περιέχει το θέμα της επιστολής, μια προσωπική έκκληση προς τον παραλήπτη, καθώς και έναν σύνδεσμο για την κατάσταση στην οποία έλαβε χώρα η επικοινωνία σας με τον παραλήπτη.
Αυτό πρέπει να γίνει για να μπορέσετε να προχωρήσετε στο επόμενο στάδιο - το κύριο μέρος της επιστολής, στο οποίο περιγράφετε τις ευκαιρίες και τα πλεονεκτήματα που υπόσχεται η συνεργασία μαζί σας στον παραλήπτη (εμπορική επιστολή), εκφράζετε ευγνωμοσύνη και ευγνωμοσύνη ή ζητήστε συγγνώμη ή εκφράστε συλλυπητήρια (σε ανάλογα με το θέμα της επιστολής).

Στο κύριο μέρος, είναι σημαντικό να διατηρηθεί μια σαφής λογική δομή, αναπτύσσοντας σκέψεις από το γενικό στο ειδικό και τοποθετώντας κάθε λογικό μπλοκ σε ξεχωριστή παράγραφο.

Η επαγγελματική επιστολή τελειώνει με μια έκφραση ευγνωμοσύνης, διαβεβαίωσης για την ειλικρίνεια των συναισθημάτων κάποιου και εμπιστοσύνης στο αμοιβαίο όφελος της συνεργασίας. Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει πάντα να υπογράφεται με το χέρι. Στην επαγγελματική αλληλογραφία ισχύουν κανόνες εθιμοτυπίας.

Ένας ειδικός στον τομέα της επιχειρηματικής γραφής, ο Αμερικανός R. Tepper, πιστεύει ότι τα σωστά γραμμένα επαγγελματικά γράμματα ακολουθούν το ίδιο μοτίβο. Οι αρχικές γραμμές τραβούν την προσοχή, οι επόμενες μία ή δύο προτάσεις κεντρίζουν το ενδιαφέρον του αναγνώστη, μετά δύο παράγραφοι κάνουν ένα αίτημα και το τελευταίο μέρος αναγκάζει τον αναγνώστη να ενεργήσει. Πρέπει να θυμόμαστε ότι το αίτημα πρέπει να διατυπωθεί με τέτοιο τρόπο ώστε ο παραλήπτης να έχει περιορισμένη επιλογή επιλογών, καθώς όσο λιγότερες επιλογές, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα επιτυχίας. Η χρήση τυποποιημένων λεκτικών εκφράσεων όχι μόνο εξαλείφει τον περιττό συναισθηματικό τόνο της επιστολής, αλλά αποτελεί και έκφραση επιχειρηματικής ευγένειας.

Η ηλεκτρονική αλληλογραφία καταλαμβάνει ολοένα και πιο σημαντική θέση στη ροή εγγράφων των σύγχρονων εταιρειών. Από αυτή την άποψη, είναι σημαντικό να συμμορφώνεστε με τις απαιτήσεις για το σχεδιασμό επαγγελματικών επιστολών που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μια επίσημη επιχειρηματική επιστολή συντάσσεται στο ηλεκτρονικό επιστολόχαρτο του οργανισμού, που δημιουργήθηκε με χρήση γραφικών στοιχείων σε εταιρικό στυλ. Το πεδίο «Θέμα» πρέπει να συμπληρωθεί, υποδεικνύοντας ένα σύντομο περιεχόμενο της επιστολής. Το σώμα της επιστολής θα πρέπει να περιέχει την υπογραφή σας που περιέχει στοιχεία επικοινωνίας που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο παραλήπτης εάν είναι απαραίτητο για να επικοινωνήσει μαζί σας. Τα συνημμένα σε ένα email (αρχεία, προγράμματα) επισυνάπτονται μόνο εάν αυτό το συνημμένο έχει συμφωνηθεί από τον παραλήπτη. Είναι καλύτερο να στείλετε μια επιστολή από τον διακομιστή της εταιρείας και όχι από μια δωρεάν υπηρεσία email. Αυτό μιλάει για το επίπεδο της εταιρείας και έχει θετική επίδραση στη δημιουργία μιας επιχειρηματικής εικόνας της εταιρείας για το εξωτερικό περιβάλλον.

Τελετουργικά εθιμοτυπίας του επιχειρηματικού κειμένου.

Στον γραπτό λόγο, σε αντίθεση με τον προφορικό λόγο, η ανάγκη χρήσης εθιμοτυπίας παραμένει αμετάβλητη. Σε μεγάλο βαθμό, καθορίζεται από το είδος του μηνύματος (επιστολές πρόσκλησης, συγχαρητήρια, συλλυπητήρια) και την κοινωνική θέση του παραλήπτη, η οποία έχει ήδη συζητηθεί.

Οι τύποι εθιμοτυπίας είναι σε μεγάλο βαθμό υπό όρους. Έτσι, ένας Άγγλος, αγανακτισμένος από τα κόλπα του συναγωνιστή του, του γράφει: «Αγαπητέ κύριε, είστε απατεώνας!». Χωρίς «αγαπητέ κύριε» δεν μπορεί να ξεκινήσει το γράμμα. Και στη ρωσική εθιμοτυπία υπάρχουν φράσεις όπως: Θα χαρώ να σε δω. Το ειλικρινά σας δεν είναι έκφραση έκφρασης, αλλά μάλλον φόρος τιμής στην τελετουργία. Επίσης ο Α.Σ. Ο Πούσκιν σημείωσε στο «Ταξίδι από τη Μόσχα στην Αγία Πετρούπολη»: «Κάθε μέρα υπογράφουμε τους εαυτούς μας ως ταπεινοί υπηρέτες και, φαίνεται, κανείς δεν έχει συμπεράνει ποτέ από αυτό ότι ζητάμε να είμαστε παρκαδόροι».

Οι επαγγελματικές επιστολές πρόσκλησης και συγχαρητηρίων περιλαμβάνουν πολλές φράσεις εθιμοτυπίας. Αντί για πλαίσιο εθιμοτυπίας (λέξεις χαιρετισμού και αποχαιρετισμού), οι επαγγελματικές επιστολές χρησιμοποιούν την ακόλουθη διεύθυνση: Αγαπητέ Νικολάι Ιβάνοβιτς! Αγαπητέ κύριε Bobylev! Στο τέλος της επιστολής, πριν από την υπογραφή, τοποθετήστε τον τελικό τύπο ευγένειας: Με εκτίμηση!, Με σεβασμό. Με ειλικρινή σεβασμό! Τις καλύτερες ευχές μου!; Ευχαριστώ εκ των προτέρων για την απάντησή σας! και τα λοιπά.

Αυτές οι τελευταίες παρατηρήσεις ευγένειας ακολουθούνται από την αυτοονομασία του υπαλλήλου που υπογράφει το έγγραφο και την υπογραφή του. Το αυτοόνομα περιλαμβάνει ένδειξη της θέσης που κατέχει και το όνομα του οργανισμού, εάν η επιστολή δεν αποσταλεί στο επιστολόχαρτο του ιδρύματος, διαφορετικά - μόνο τη θέση.

Τα τελετουργικά εθιμοτυπίας που εκφράζονται με επιτελεστικά ρήματα περιλαμβάνονται, κατά κανόνα, σε εκφράσεις συνόλου, όπως και άλλοι τύποι εθιμοτυπίας ομιλίας:

Εγώ (με χαρά) σας προσκαλώΕσείς για να πάρετε μέρος σε...

Σας ευχαριστώΣας ευχαριστούμε για τη συμμετοχή σας...

Ειλικρινά Σας ευχαριστώΓια σένα...

Εγκάρδια Σας ευχαριστώΓια σένα...

ΠαρακαλώΘα σας κατευθύνουμε στη διεύθυνσή μας...

διαβεβαιώνωεσύ αυτό θα κάνουμε κάθε προσπάθεια...

ευχόμαστεΚαλή επιτυχία σε εσάς και προσβλέπουμε σε μελλοντική αμοιβαία επωφελή συνεργασία...

Με ευγνωμοσύνη επιβεβαιώνωλήψη από Εσείς...

Τα τελετουργικά εθιμοτυπίας που χρησιμοποιούνται στις επαγγελματικές επιστολές περιλαμβάνουν επίσης διάφορους τύπους επαίνου:

Δείξατε εγκάρδια προσοχή σε ορφανά και παιδιά που έμειναν χωρίς γονική μέριμνα...(άμεσος έπαινος)

Λαμβάνοντας υπόψη τη μεγάλη συμβολή σας στην ανάπτυξη της τεχνικής προόδου στη βιομηχανία...(έμμεσος έπαινος)

Δεδομένου ότι η εταιρεία σας είναι κορυφαίος προμηθευτής εξοπλισμού υπολογιστών...(έμμεσος έπαινος)

Τα τελετουργικά εθιμοτυπίας περιλαμβάνουν επίσης την έκφραση ελπίδας, εμπιστοσύνης και ευγνωμοσύνης στο τέλος μιας επιστολής:

Ελπίζω σε περαιτέρω καλές και αμοιβαία επωφελείς σχέσεις... Ελπίζουμε σε γρήγορη απόφαση...

Ελπίζουμε ότι το αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων θα είναι η μακροπρόθεσμη και γόνιμη συνεργασία μεταξύ των επιχειρήσεων μας.

Σας ευχόμαστε καλή επιτυχία και ελπίζουμε σε μελλοντική αμοιβαία επωφελή συνεργασία. Ελπίζουμε ότι το αίτημά μας θα εξεταστεί σύντομα.

Η ευγενική μορφή της ονομασίας του παραλήπτη στην επαγγελματική αλληλογραφία περιλαμβάνει τη χρήση των αντωνυμιών "Εσύ", "Σου" με κεφαλαίο γράμμα.

Σύμφωνα με δικό σουπαρακαλώ στείλτε Σε σένατους τελευταίους καταλόγους των προϊόντων μας.

Στο τέλος αυτού του μήνα θα χαρούμε να χρησιμοποιήσουμε Δικό σουυπηρεσίες.

Είναι αδύνατο να μην ληφθεί υπόψη η αποτελεσματικότητα των τύπων εθιμοτυπίας, το οπλοστάσιο των οποίων στη ρωσική εθιμοτυπία ομιλίας είναι πολύ μεγάλο. Η επιτυχία της επιχείρησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τόνο της επιστολής. Ο Φράνσις Μπέικον υποστήριξε επίσης ότι η διεξαγωγή επιχειρηματικού διαλόγου σε φιλικό τόνο είναι πιο σημαντική από το να χρησιμοποιείς καλά λόγια και να τα τοποθετείς στη σωστή σειρά.

Η καθολική αρχή της χρήσης των μέσων εθιμοτυπίας είναι η αρχή της ευγένειας, η οποία εκφράζεται στις συστάσεις που δίνονται στους αναγνώστες σε ένα παλιό ρωσικό γράμμα και οι οποίες δεν έχουν χάσει τη σημασία τους μέχρι σήμερα: «Το πρώτο καθήκον του συγγραφέα είναι να θυμάται το τη δική του θέση, να γνωρίζουμε τη θέση του ατόμου στο οποίο γράφουμε και να φανταζόμαστε το τελευταίο είναι τόσο ξεκάθαρο σαν να στεκόμαστε μπροστά του και να μιλάμε».

Κύριοι τύποι επαγγελματικών επιστολών.

Οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν σε διάφορους τύπους σύμφωνα με διαφορετικά κριτήρια.

Μία από τις πιο κοινές διαιρέσεις είναι η θεματική. Έχει δύο ομάδες:

1. Εμπορική - χρησιμοποιείται για την προετοιμασία για τη σύναψη εμπορικής συναλλαγής, καθώς και για την εκπλήρωση των όρων της σύμβασης.
2. Μη εμπορικές (στην πραγματικότητα επαγγελματικές επιστολές) - χρησιμοποιείται για την επίλυση διαφόρων οργανωτικών, νομικών θεμάτων, οικονομικών σχέσεων

Οι ακόλουθοι τύποι επαγγελματικών επιστολών χρησιμοποιούνται στον επιχειρηματικό τομέα:
- Βιογραφικό και επιστολή αίτησης απασχόλησης.
- Επιστολή παραίτησης.
- Συστατική επιστολή.

Συνοδευτική επιστολή
- Επιστολή άρνησης.

Επιστολή αίτησης για την εξέλιξη της υπόθεσης (συμφωνία, συναλλαγή κ.λπ.)

Επιστολή υπενθύμισης.
- Ειδοποιητική επιστολή.
- Ευχαριστήρια επιστολή κ.λπ.

Κάθε ένα από αυτά τα είδη γραμμάτων έχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Ας τα δούμε πιο αναλυτικά παρακάτω.

Επιστολή παρουσίασηςη επιχείρηση πρέπει να περιέχει τα μέγιστα απαραίτητα δεδομένα για την επιχείρηση, συμπεριλαμβανομένης της ονοματολογίας, της ιστορίας της κ.λπ., καθώς και μια ξεκάθαρα εκφρασμένη ιδέα για το τι θέλει η επιχείρηση από τον παραλήπτη: να δημιουργήσει επιχειρηματικές σχέσεις για εξαγωγή ή εισαγωγή, ανταλλαγή αντιπροσωπειών , να οργανώσει μια έκθεση ή να συμμετάσχει σε αυτήν κ.λπ. Καλό είναι να συνοδεύεται μια τέτοια επιστολή-παρουσίαση με τεκμηρίωση (επιχειρηματικό φυλλάδιο, κατάλογος προσφερόμενων προϊόντων, προδιαγραφές τους κ.λπ.).

Επιστολή προσφοράς(προσφορά προϊόντος). Πρέπει να περιέχει τα απαραίτητα στοιχεία (προϋποθέσεις προσφοράς) ώστε να έχει νομική σημασία για περαιτέρω διαπραγματεύσεις για τη σύναψη σύμβασης πώλησης. Αυτοί οι όροι είναι τότε υποχρεωτικός όρος της επερχόμενης σύμβασης. Οι όροι αυτοί είναι οι εξής: όνομα του προσφερόμενου προϊόντος, ποσότητα του προϊόντος, ποιότητα του προϊόντος (μπορεί να αναφέρεται στην προδιαγραφή ή συνημμένο στην επιστολή), τιμή, βασικοί όροι του τόπου παράδοσης, όροι πληρωμής, παράδοση χρόνος, φύση του δοχείου και συσκευασίας, περίοδος ισχύος της προσφοράς. Σημειώνεται ότι η προσφορά μπορεί να είναι σταθερή ή δωρεάν. Εάν η επιστολή προσφοράς είναι σταθερή, τότε εκφράζεται με τις λέξεις: «προσφέρουμε σταθερά», εάν είναι δωρεάν, τότε: «προσφέρουμε χωρίς υποχρέωση».

Σύντομη περιγραφή

Η επαγγελματική επιστολή είναι ένα από τα κύρια μέρη της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Και η επιχειρηματική επικοινωνία ήταν ανέκαθεν ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία κάθε επιχείρησης, το κύριο μέσο αλληλεπίδρασης εντός του πλαισίου της και ένας ισχυρός μοχλός επιρροής ορισμένων υποκειμένων της σε άλλους. Είναι σωστά διεξαχθείσες επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις, μια καλογραμμένη επιστολή ή επιδέξια αιτιολόγηση μιας πρότασης που καθορίζει τελικά την επιτυχία της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

2. Γενικές απαιτήσεις για τη γλώσσα μιας επαγγελματικής επιστολής.

3. Τελετουργικά εθιμοτυπίας του επιχειρηματικού κειμένου.

4. Κύριοι τύποι επαγγελματικών επιστολών.

5. Πρακτική εργασία. Γράψτε το κείμενο μιας επιστολής προσφοράς με μια προσφορά για πώληση οποιουδήποτε προϊόντος (της επιλογής σας) και μια απάντηση σε αυτήν την επιστολή.

Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι αναπόσπαστο μέρος της εικόνας μιας εταιρείας και ενός επιχειρηματία. Η δημιουργία επαφής, η διατήρηση συνδέσεων, η γραπτή συζήτηση επιχειρηματικών θεμάτων μερικές φορές είναι προτιμότερη και συχνά απλώς απαραίτητη, επομένως η εικόνα που δημιουργείται στην επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει να αντιστοιχεί πλήρως στην εξωτερική εικόνα που σχηματίζεται από τη ζωντανή επικοινωνία. Ταυτόχρονα, στην επαγγελματική αλληλογραφία, η συμμόρφωση με κανόνες και απαιτήσεις είναι υποχρεωτική όχι μόνο γενικές αρχές, αλλά και σε μικρά πράγματα και λεπτομέρειες.

Αρχές και εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας

Η εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας γενικά δεν διαφέρει από γενικές απαιτήσειςεπιχειρηματική επικοινωνία. Εδώ είναι οι βασικές αρχές του:

• ευγένεια, σεβασμός,
• σαφήνεια καθορισμού στόχων,
• προσανατολισμένη στο αποτέλεσμα και προσανατολισμένη στην επαφή,
• υπεύθυνη στάση απέναντι στο χρόνο και τις υποχρεώσεις των άλλων,
• λογική συνέπεια και ακρίβεια,
• πραγματολογική ιδιαιτερότητα,
• γνώση γραφής,
• ουδετερότητα του τόνου, αυστηρότητα και τυπικότητα του λόγου,
• τήρηση της υποταγής και των παραδόσεων.

Αυτές οι απαιτήσεις δεν είναι πρωτότυπες, αλλά η εφαρμογή τους εγγυάται την εποικοδομητική αλληλεπίδραση με τους συνεργάτες και τους πελάτες.

Μορφή επιστολών και γλωσσικοί τύποι

Ένα επιστολόχαρτο είναι το πρόσωπο της εταιρείας, επομένως τα υποχρεωτικά χαρακτηριστικά του είναι η παιδεία, η ακρίβεια των λεπτομερειών, η εξωτερική τακτοποίηση και η μέτρια πρωτοτυπία του σχεδιασμού.

Είτε πρόκειται για γωνιακή είτε διαχρονική έκδοση του εντύπου, το πλήρες όνομα του οργανισμού, η ταχυδρομική, η πραγματική και επίσημη διεύθυνση, το τηλέφωνο, το φαξ, οι διευθύνσεις email και η διεύθυνση της επίσημης ηλεκτρονικής σελίδας πρέπει να είναι ευανάγνωστα. Ο κατάλογος των λεπτομερειών δεν ρυθμίζεται αυστηρά, αλλά η πληρότητα των δεδομένων φαίνεται πάντα πιο συμφέρουσα.

Για αναφορά: Οι πληροφορίες σχετικά με την εγγραφή της αλληλογραφίας είναι επίσης επιθυμητές - σχετικά με την ημερομηνία, τον αριθμό στη λίστα, σχετικά με τον συγκεκριμένο εκτελεστή που ετοίμασε το έγγραφο για αποστολή. Εάν πρόκειται για επιστολή απάντησης, τότε είναι απαραίτητη η αναφορά στην επιστολή αιτήματος.

Σε μια επαγγελματική επιστολή, είναι επίσης δυνατό να υποδειχθεί το είδος, το οποίο απλοποιεί τη μορφοποίηση της αλληλογραφίας: ενημερωτική επιστολή, πρόταση, αίτημα, αίτηση, συγγνώμη, συλλυπητήρια, ευγνωμοσύνη.

Επιστολή στο επίσημο επιστολόχαρτο του οργανισμού

Το πρώτο μέρος της επιστολής είναι μια διεύθυνση, ο τύπος της οποίας περιέχει το όνομα και το πατρώνυμο του παραλήπτη ή μια πιο επίσημη έκδοση - τη λέξη "κ.":

• Αγαπητέ Fedor Fedorovich!
• Αγαπητέ κύριε Smirnov!
• Αγαπητέ κύριε Διευθυντά!

Το κύριο μέρος της επιστολής - ενημερωτικό - περιέχει ένα σύντομο, κατανοητό και συνοπτικό μήνυμα και σαφείς εργασίες: παροχή πληροφοριών, διευκρίνιση πληροφοριών, επίλυση ενός ζητήματος προμήθειας κ.λπ. Εάν η επιστολή περιέχει άρνηση, τότε είναι σωστό να ξεκινήσει το πρώτο ημίχρονο με μια σαφή και αποδεικτική αιτιολόγηση. Οι τύποι γλώσσας μπορεί να είναι διαφορετικοί, ανάλογα με τον επιλεγμένο τόνο:

• Η εταιρεία ζητά να εξεταστεί το θέμα...
• Ο Πρόεδρος και το Διοικητικό Συμβούλιο ζητούν να ενημερωθούν για...
• Σκεφτείτε την ευκαιρία...
• Παρακαλώ απαντήστε το συντομότερο...

Το τελευταίο μέρος της επιστολής είναι η ευγνωμοσύνη, η συγγνώμη, οι διαβεβαιώσεις ότι το ζήτημα θα επιλυθεί το συντομότερο δυνατό και η ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία.

Οι επαγγελματικές επιστολές απαιτούν συμμόρφωση επίσημη διαδικασία: εάν μια επιστολή απαιτεί την υπογραφή ενός διευθυντή, τότε πρέπει να υπογραφεί από τον διευθυντή (τουλάχιστον, τον αναπληρωτή του).

Online Business Etiquette και Business Email

Οι ηλεκτρονικές επιστολές, όπως και οι χάρτινες, αποτελούνται από πολλά σημαντικά στοιχεία που απαιτούν κατάλληλη συμπλήρωση όχι καθόλου λόγω κερδοσκοπικών κανόνων, αλλά ακριβώς επειδή αυτά τα στοιχεία μπορεί να είναι κατατοπιστικά και πολύ βολικά από χρηστική και πρακτική άποψη. Μια σωστή επιστολή εγγυάται μια σωστή και άμεση απάντηση, καθώς και μια εποικοδομητική λύση στο ζήτημα.

Για αναφορά: Οι εταιρείες έχουν συχνά τις δικές τους διακομιστές αλληλογραφίαςκαι προγράμματα, και επίσης να αναπτύξουν ένα εταιρικό στυλ για το σχεδιασμό email και εσωτερικούς κανόνεςαλληλογραφία που συνήθως δεν έρχεται σε αντίθεση με τα τυπικά, αλλά τα συμπληρώνει.

1. Παραλήπτης: Είναι σύνηθες να υποδεικνύεται μία διεύθυνση στη γραμμή παραλήπτη.

Αυτό δεν υποδηλώνει απλώς σεβαστική στάσηστον συνομιλητή, αλλά και θα τον προστατέψειμι— ταχυδρομείοαπό ανεπιθύμητα μηνύματα, περιττές αποστολές και αδιάκριτα βλέμματα.

1. Αντίγραφο της επιστολής του παραλήπτη συμπληρώνεται για συγκεκριμένο σκοπό.

Στέλνοντας μια επιστολή στον κύριο παραλήπτη και υποδεικνύοντας άλλον στην ενότητα «αντίγραφο», ο παραλήπτης ενημερώνει τον δεύτερο συνομιλητή για το τι συμβαίνει, αλλά δεν απαιτεί από αυτόν να απαντήσει ή να συμμετάσχει άμεσα στην αλληλογραφία.

1. Θέμα: ιδιαιτερότητα και μοναδικότητα.

Η εξαιρετική ιδιαιτερότητα του θέματος θα πρέπει να βοηθά τόσο τον παραλήπτη όσο και τον παραλήπτη να περιηγηθούν στο θέμα συζήτησης και να διακρίνουν πολλά προβλήματα και εργασίες: όχι μόνο "Αναφορά από την Κάτια", αλλά "Αναφορά για τον Μάιο του 2015. Σχέδιο". Σημειώστε: το όνομα σε αυτήν την περίπτωση είναι άχρηστο, καθώς ο παραλήπτης είναι ήδη σαφής στον παραλήπτη από το όνομα του κουτιού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα email διαβάζονται εξίσου εύκολα σε επιτραπέζια οθόνη ή tablet.

1. Το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να περιέχει 3 βασικά στοιχεία.

Πρώτα, ένας χαιρετισμός (αν αυτό είναι το πρώτο γράμμα αυτής της ημέρας, για παράδειγμα) και μια διεύθυνση (σε κάθε γράμμα). Δεύτερον, μια δήλωση της ερώτησης: μια παρουσίαση του εαυτού σας (αν το γράμμα είναι το πρώτο), μια υπενθύμιση των εργασιών που πρέπει να επιλυθούν, μια περιγραφή του προβλήματος ή της λύσης του. Τρίτον, ένα αίτημα ή ενθάρρυνση για δράση.

1. Η λειτουργία ειδοποίησης ανάγνωσης email απαιτεί ευαισθησία.

Θα πρέπει να χρησιμοποιείται εάν η επιστολή είναι πραγματικά σημαντική, αλλά δεν υπάρχει τρόπος να ρωτήσετε για την παραλαβή της μέσω τηλεφώνου, για παράδειγμα. Αυτή η λειτουργία συνήθως επιβάλλει ασαφείς, αόριστα διατυπωμένες ψυχολογικές υποχρεώσεις στον αποδέκτη, επομένως δεν πρέπει να γίνεται κατάχρηση. Μια σωστή και όχι τόσο κατηγορηματική επιλογή είναι μια ευγενική παράκληση στο τέλος της επιστολής για να υποδείξετε ότι έχει διαβαστεί.

1. Η υπογραφή απαιτεί συνοπτικότητα και ταυτόχρονα χωρητικότητα.

Η διατύπωση μπορεί να περιέχει τον τυπικό τύπο "Με σεβασμό" ή να περιορίζεται στο επώνυμο και το όνομα. Η υπογραφή, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της θέσης, του ονόματος οργανισμού και των στοιχείων επικοινωνίας, δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 7 γραμμές. Συνιστάται να αναφέρετε εναλλακτικά στοιχεία επικοινωνίας, εκτός από το γραμματοκιβώτιο: τηλέφωνο,Skype, ICQ, άλλοι δημοφιλείς αγγελιοφόροι.

1. Συνημμένα: το κύριο πράγμα είναι να προειδοποιήσετε και να ονομάσετε σωστά τα αρχεία.

Το Netiquette απαιτεί πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο στο αρχείο που επισυνάπτεται στην επιστολή: σχετικά με τη μορφή, τον όγκο και το περιεχόμενό του. Η επένδυση δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 3-5Mb. Ο τίτλος του, όπως και το θέμα της επιστολής, θα πρέπει να είναι εξαιρετικά σύντομος, συγκεκριμένος και μοναδικός.

Κανονικός τύπος email

Ο χρόνος αντίδρασης ενός γράμματος στο netiquette διαφέρει από τον χρόνο μέσαμακριά από— γραμμή. Δύο έως τρεις ώρες είναι ένας άνετος χρόνος για να περιμένετε μια απάντηση σε μια επείγουσα επιστολή. Σε απάντηση σε επείγοντα ή σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μερικές φορές αρκεί να το προειδοποιήσετεμι— ταχυδρομείοπληροφορίες που λαμβάνονται και λαμβάνονται υπόψη. Εάν το πρόβλημα απαιτεί μακρά εξέταση, τότε ο παραλήπτης πρέπει να ενημερώσει τον συνομιλητή του για το χρόνο που θα χρειαστεί για να απαντήσει στην ερώτηση.

Για αναφορά: Μια μέρα είναι μια άνετη στιγμή για να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν υπάρξει απάντηση εντός 3 ημερών, οι κανόνες εθιμοτυπίας σάς επιτρέπουν να στείλετε μια δεύτερη επιστολή ή να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη χρησιμοποιώντας μια εναλλακτική πηγή επικοινωνίας - τηλέφωνο,Skype, ICQ. Η σιωπή για 5-7 ημέρες ή ως απάντηση σε επαναλαμβανόμενο αίτημα μπορεί να θεωρηθεί ως απροθυμία να συνεχιστεί η επαγγελματική αλληλογραφία.

Η φήμη ενός επιχειρηματία και μιας εταιρείας αποτελείται όχι μόνο από την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης, αλλά και από τα μικρά πράγματα και τις αποχρώσεις οποιουδήποτε σταδίου της επιχείρησης επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις. Η συμμόρφωση με τις αρχές της επαγγελματικής αλληλογραφίας απαιτείται από κάθε εκπρόσωπο της εταιρείας: από ανήλικο υπάλληλο μέχρι ειδικό στις δημόσιες σχέσεις και επικεφαλής της εταιρείας.

Βίντεο: Πώς να γράφετε επαγγελματικές επιστολές καθαρά, ξεκάθαρα και κατανοητά

Αν νομίζετε ότι το επιστολικό είδος έχει βυθιστεί στη λήθη, κάνετε βαθύτατο λάθος. Στην καθημερινή ζωή, δεν μπορείτε να διαφωνήσετε, έχει γίνει συνηθισμένο να κάνετε τηλεφωνικές κλήσεις ή να ανταλλάσσετε άμεσα μηνύματα ICQ - απλά και γρήγορα. Ωστόσο, στις επιχειρηματικές σχέσεις, οι επιστολές εξακολουθούν να παίζουν σημαντικό ρόλο: μια τηλεφωνική συνομιλία, η αλληλογραφία στο ICQ δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αντιμετώπιση του θέματος: χρειάζονται πιο σοβαρά έγγραφα εδώ.

Πρέπει να είστε σχολαστικοί και υπεύθυνοι όταν γράφετε επαγγελματικές επιστολές. Για οποιαδήποτε επαγγελματική επιστολή, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αποστέλλονται μέσω email, συνιστάται η χρήση επιστολόχαρτο, όπου αναγράφονται τα στοιχεία του οργανισμού. Αυτό τονίζει ότι υπάρχει μια αξιόπιστη εταιρεία πίσω από την επιστολή και μπορείτε να συνεργαστείτε μαζί της. Φροντίστε να αναφέρετε την ημερομηνία που γράφτηκε η επιστολή. Συνιστάται να γράφετε τον μήνα με γράμματα, όπως η 01/20/02, γίνονται δεκτές μόνο στη Ρωσία και δεν χρησιμοποιούνται στη διεθνή πρακτική.

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να περιέχει τίτλος, αποκαλύπτοντας το περιεχόμενο του κειμένου. Αυτό διευκολύνει πολύ τον παραλήπτη να επεξεργαστεί και να ταξινομήσει γράμματα. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας θα ξεχωρίσει από τη μάζα των παρόμοιων και θα σταλεί στον κατάλληλο υπάλληλο. Το θέμα της επιστολής είναι υπογραμμισμένο ή γραμμένο με κεφαλαία γράμματα.

Διεύθυνση παραλήπτηγραμμένο δύο φορές: στον φάκελο στην κάτω δεξιά πλευρά και στην επάνω αριστερή γωνία του γράμματος. Εάν το γράμμα τοποθετηθεί σε φάκελο με διαφανές παράθυρο, τότε η διεύθυνση γράφεται μία φορά - στο γράμμα, και διπλώνεται έτσι ώστε η διεύθυνση του παραλήπτη να βρίσκεται στο παράθυρο. Η διεύθυνση γράφεται με την ακόλουθη σειρά: αριθμός σπιτιού, οδός, όνομα πόλης, περιφέρειας, δημοκρατίας (πολιτεία, νομός, καντόνι κ.λπ.), ταχυδρομικός κώδικας, χώρα.

Μετά τη διεύθυνση - τα αρχικά και το επώνυμο του παραλήπτη. Τα αρχικά προηγούνται από τις συντομογραφίες "Mr", "Ms" ή "G-dam". Εάν ο παραλήπτης έχει βαθμό ή τίτλο, είναι προτιμότερο να τον αναφέρετε αντί για "κ.". Σε όλες τις χώρες της Δυτικής Ευρώπης και τις Ηνωμένες Πολιτείες, η παράλειψη τίτλων θεωρείται αγενής. Ωστόσο, το να γράφεις και να λες «κ. + τίτλος + επώνυμο» γίνεται αποδεκτό μόνο στη Γερμανία. Στη Γαλλία και την Αγγλία, ο τίτλος ευγενείας του παραλήπτη αναγράφεται πάντα στη διεύθυνση, αλλά δεν συνηθίζεται να αναφέρεται στο σώμα της επιστολής.

Οι λέξεις «Κύριος» και «Κυρία» δεν χρησιμοποιούνται συνήθως χωρίς επίθετο και συντομεύονται σε «κύριο» ενώ συνιστάται να γράφονται πλήρως οι τίτλοι. Στην Αγγλία, η ευγενική προσφώνηση "Esquire" (Esquire - Esq.) γράφεται συχνά μετά το όνομα του παραλήπτη και δεν χρησιμοποιείται ποτέ σε συνδυασμό με τη λέξη "Mr." Εάν θέλετε να στείλετε μια επιστολή προσωπικά, τότε μετά το επώνυμο αναφέρετε: "Προσωπικά" (Ιδιωτικό - για την Αγγλία, Προσωπικά - για τις ΗΠΑ).

Εάν η επιστολή απευθύνεται σε εταιρεία και πρέπει να διαβαστεί από συγκεκριμένο άτομο, χρησιμοποιείται η έκφραση «Προσοχή...». Μπορείτε να στείλετε μια επιστολή σε μια διεύθυνση εταιρείας σε ένα άτομο του οποίου η διεύθυνση είναι άγνωστη και η εταιρεία στην οποία εργάζεται διατηρεί επιχειρηματική σχέση μαζί του, αναφέροντας «Care of» (C/O).

Διεύθυνση ανοίγματοςπαραδοσιακά αποτελείται από τις λέξεις " Αγαπητέ κ.(Κυρία) + επίθετο» ή «Αγαπητέ κύριε (κυρία) + επίθετο». Στις επίσημες επιστολές, δεν συνηθίζεται να αποκαλείτε τον εαυτό σας ως «εσείς», ακόμα κι αν είστε κοντοί στην πραγματική ζωή. Ανάλογα με τον βαθμό εγγύτητας με τον ανταποκριτή σας, η διεύθυνση μπορεί να ξεκινά με τις λέξεις "Αγαπητέ + όνομα" ή "Αγαπητέ + επώνυμο".

Δεν πρέπει να γράψετε στη διεύθυνσή σας: «Uv. Κύριε Διευθυντά! Σε αυτήν την περίπτωση, οι συντομογραφίες είναι ακατάλληλες. Οι λέξεις «αγαπητέ», «κύριος», «κυρία», «αναπληρωτής διευθυντής», «προϊστάμενος τμήματος» και τα παρόμοια θα πρέπει να γράφονται πλήρως. Διαφορετικά, ο παραλήπτης έχει το δικαίωμα να πιστεύει ότι δεν τον σέβεστε πραγματικά πολύ.

Καλή εντύπωση προκαλούν επαγγελματικές επιστολές που περιέχουν κάτι μετά τον χαιρετισμό. εισαγωγή-κομπλιμέντο. Συνήθως λένε ότι χαίρονται που καλωσορίζουν μια τόσο γνωστή εταιρεία, ότι θα είναι μεγάλη τιμή για εσάς να παρέχετε υπηρεσίες σε έναν τόσο αξιόπιστο συνεργάτη κ.λπ. Μπορούμε να εκφράσουμε την ελπίδα για μακροπρόθεσμη και αμοιβαία επωφελή συνεργασία.

Επαγγελματικές επιστολές που περιέχουν λεκτικά σκουπίδια («Είμαστε, φυσικά, βέβαιοι ότι η συνεργασία μαζί μας θα είναι σίγουρα επωφελής για εσάς", υπερβολική ευγένεια (" Παρακαλώ διαβάστε αυτήν την επιστολή"), επίθετα χωρίς νόημα ( εξαιρετικό, καταπληκτικό, υπέροχο), επιπλέον αντωνυμίες (" Είμαστε όλοι στην ευχάριστη θέση να συνεργαστούμε με εσάς και την εταιρεία σας »).

Όταν γράφετε επαγγελματικές επιστολές, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε οδηγίες. φράσεις οδηγιών (« θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί μας τηλεφωνικά..."). Με μια τέτοια φράση στρέφεις ψυχολογικά τον κόσμο εναντίον σου. Δεν πρέπει να λέτε αλαζονικά στους συνεργάτες σας πώς πρέπει να συμπεριφέρονται. Είναι καλύτερα να γράψετε: " Για να συζητήσετε τις λεπτομέρειες της προσφοράς μας, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας τηλεφωνικά..." Το νόημα είναι το ίδιο, αλλά ο τόνος του γράμματος ενθαρρύνει μια πιο φιλική στάση απέναντί ​​σας.

Όταν περιγράφετε τις δραστηριότητες της εταιρείας σας, για να δημιουργήσετε την εντύπωση συγκεκριμένων επιτευγμάτων, δώστε προσοχή επιλογή των ρημάτων. Τα τέλεια ρήματα μιλούν για πραγματικά αποτελέσματα: ολοκληρώθηκε, αναπτύχθηκε, αυξήθηκε, δημιούργησε, φτιάχτηκε κ.λπ.. Τα ατελή ρήματα δημιουργούν περισσότερα αόριστα σε σχέση με το αποτέλεσμα μιας δραστηριότητας: παράγουμε, δουλεύουμε, παίζουμε, συμμετέχουμε. Παρέχουν πληροφορίες για τις λειτουργίες που εκτελούνται και όχι για τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν. Η χρήση τέλειων ρημάτων θα δημιουργήσει την εντύπωση της συγκεκριμένης επιτυχίας, και ως εκ τούτου θα δημιουργήσει την εντύπωση της σταθερότητας και της αξιοπρέπειας της εταιρείας σας.

ΣΕ επιστολή αιτήματοςΕάν είναι δυνατόν, αναφέρετε εν συντομία τον λόγο, διατυπώστε το ίδιο το αίτημα με σαφήνεια, σας ευχαριστούμε εκ των προτέρων για την εκπλήρωσή του. Ως ένδειξη ευγνωμοσύνης για την απάντηση, ως έκφραση ετοιμότητας για συνεργασία ή ως ενημερωτικό μήνυμα, γράφουμε ειδοποιητικές επιστολές. Κάτω από μια τέτοια επιστολή αρκεί να βάλετε την υπογραφή του παραπέμποντος.

Επιστολή υπενθύμισηςαποστέλλονται σε περιπτώσεις όπου, μέσω τηλεφωνικών συνομιλιών ή προσωπική επαφήδεν μπορεί να επιτύχει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Ο σκοπός μιας τέτοιας επιστολής είναι να σας υπενθυμίσει με διακριτικότητα την ανάγκη να εκπληρώσετε τις υποχρεώσεις σας.

Επιστολή επιβεβαίωσηςαποτελεί εγγύηση υποσχέσεων που έχουν ήδη δοθεί ή ήδη συμφωνημένων όρων. Ένα τέτοιο γράμμα είναι έκφραση ευγένειας και σεβασμού προς τον σύντροφο. ΣΕ επιστολή καταγγελίαςΟ ίδιος ο ισχυρισμός, η βάση για την παρουσίασή του και οι συγκεκριμένες απαιτήσεις πρέπει να περιλαμβάνονται.

Σε απάντηση καταγγελίας γράφουν επιστολές άρνησης. Είναι καλύτερα να ξεκινήσετε και να τελειώσετε μια τέτοια επιστολή με θετικές πληροφορίες: για παράδειγμα, αναφέροντας τι συμφωνείτε και στη συνέχεια εξηγώντας τον λόγο της άρνησης. Η επιστολή θα βοηθήσει, παρά την άρνηση, να διατηρήσει μια κανονική σχέση με έναν πελάτη ή έναν συνεργάτη.

Επιστολή συγγνώμηςσυνήθως περιέχει αιτιολογία για την ξαφνική παραβίαση της προσύμφωνης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια τέτοια επιστολή αποστέλλεται μετά από τηλεφωνική ειδοποίηση. Εγγυητική επιστολή αποστέλλεται ως υποχρέωση πληρωμής για κάτι, υποδεικνύοντας το είδος της επέμβασης που πρέπει να πραγματοποιηθεί. Η επιστολή τελειώνει με τη φράση «Εγγυόμαστε την πληρωμή» και υποδεικνύοντας τη δική σας τραπεζικά στοιχείακαι έχει δύο υπογραφές - τον διευθυντή και τον αρχιλογιστή.

Συγχαρητήρια, ευγνωμοσύνη, συλλυπητήριαΕίναι καλύτερα να γράφετε με το χέρι για να τονίσετε την ειλικρινή και ατομική στάσησε έναν συνεργάτη.

Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει τελικός τύπος ευγένειας: «Με σεβασμό», «Με σεβασμό». Σε μια επίσημη επιστολή στο εξωτερικό, κατά κανόνα χρησιμοποιείται το Very truely yours («Ειλικρινά δικό σου»). Επιπλέον, στην επιστολή απάντησης είναι σκόπιμο να χρησιμοποιείτε τον ίδιο τύπο ευγένειας με αυτόν που λάβατε.

Όπως μπορείτε να δείτε, όλα είναι πολύ απλά, αν και υπάρχουν περισσότερες από αρκετές συμβάσεις. Γράψε γράμματα!